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在談判開始前的準備工作中，除了要選擇合適的談判場地，合理地安排談判座次也是至關重要的。
首先，談判時的座位安排，會給談判提前製造出一種氛圍。比如談判時使用長方形桌子，把談判雙方安排在桌子兩邊，當雙方人員就座的時候，便會產生火藥味很濃的對峙感，因為這種座位安排會製造出一種很強的針鋒相對的氛圍。而如果換做圓形的談判桌，那種對峙感就會降低很多，營造出一種和緩、積極的談判氛圍，像是一種和談。所以在安排談判座位時，一定要弄清己方想要在一種什麼樣的氛圍下進行談判，不同的氛圍會對談判結果產生很大影響。在這一點上，中東和會上的「T」字形談判桌就做出了很好的示範。
20世紀90年代初期，由美國總統布什和蘇聯總統戈爾巴喬夫主持的中東和會在西班牙首都馬德里王宮舉行。這是一次為解決中東地區諸多問題而進行的國際性談判，所以一定要讓談判在一種和平的氣氛中進行。為了避免再次出現在日內瓦會議中除了美國代表外沒有其他國家代表願意與以色列代表坐在一起的尷尬一幕，談判組織者特意設計了一種「T」字形談判桌，以促成談判的成功。由於使用了這種「T」字形談判桌，以色列與其阿拉伯鄰國，在歷經多年的紛爭狀態後，得以首次坐在一張桌子上面對面地直接進行談判，成了和會上一個不小的突破。談判組織者以符合中東和談目的為原則匠心獨運地安排了談判座次，使得談判始終都處於一個比較良好的氛圍內。最終，中東和談取得了一個不錯的結果。
其次，談判時坐在什麼位置上，會對談判者的心理產生很大影響。比如一個人坐在主位和坐在末位時，心理便會截然不同。在談判中，我們可以利用座次安排來佔據心理優勢，獲取更多的利益。但是有時如果談判座次安排不當，也將不利於談判的成功。
「陳先生，王先生，這是我們公司的會客室，請進。」小林正在熱情地招呼著對方公司的談判代表。談判還沒有正式開始，小林被上級委派來接待這兩位代表，小林熱情地將兩人請進會客室中。
「這裡景色真好。」一進會客室，陳先生便發出感歎，踱步到窗前觀望風景。
「是啊，從這裡看出去，窗外的風景確實很不錯呢。」王先生附和道。
看到兩位代表如此心儀於窗外的風景，小林覺得讓他們兩人坐在靠門的位置應該會比較好。那裡正對著窗口，一抬頭就能欣賞到窗外的風景，也不用一直站在窗前那麼麻煩。
「陳先生，王先生，請坐到這裡吧。」小林為二位代表泡了茶，端到茶几旁。二位代表走了過來，看到小林為他們選的座位，彼此交換了一下視線。陳先生和王先生落座後，小林在他們對面的座位坐下來，他開始熱情地與二位代表寒暄，可是很奇怪，兩人的態度似乎沒有剛才一進公司時那樣友好了，對小林的問題也愛答不理，小林懷疑自己是不是怠慢了對方，但是自己一直表現得很熱情，他想不出來究竟是哪裡做錯了。
談判開始了，陳先生和王先生的態度始終沒有和緩過來，談判最終取得的結果也不盡如人意。上級將責任歸咎到小林身上，認為他的接待工作沒有做好，才使得二位代表對公司產生了牴觸的情緒，最終導致談判的失敗。
小林覺得很委屈，他私下裡把這件事講給自己的同事，希望他們能幫自己分析分析。在聽過小林的一番描述後，同事說道：「這次接待工作，你錯就錯在不該讓對方坐在靠門的位置。」「我讓他們坐在那裡是為了方便他們欣賞風景啊。再說了，坐在靠門的位置又有什麼不對呢？」同事回應道：「房間裡的座位就像飯桌上的座席，有上座和下座，你是一個接待人員，理應坐在下座。二位代表是客人，也是上賓，理應坐在上座。你卻將這種座次顛倒過來，自己坐在上座，讓對方坐在下座，這是一種很失禮的行為，也會讓對方覺得你有失尊重。」聽了這些話，小林才恍然大悟，原來座位的安排，也是如此重要！
在會見客人時，許多人不太關心主人與客人坐的位置。殊不知，座位的安排能夠體現主人的禮節，也彰顯著客人的身份和地位。一般來說，在房間裡距離出入口較遠的座位為上座，反之則為下座。在年長者來拜訪時，我們尤其要注意這種座次安排上的禮節，應該讓年長者坐在上座，主人坐在下座。而在上述的故事情節中，陳先生和王先生是對方公司的談判代表，對於小林的公司來說是十分重要的客人，小林卻將其安排在下座，對方自然會感到不愉快，最終影響了談判的結果。
在安排談判座次之前，一定要綜合考慮一下己方想要一種什麼樣的談判氛圍，想要在談判心理上佔據多大的優勢。在具體的安排中，可以參照以下幾點：
1.若想增強彼此的對抗意識，可以讓談判雙方相對而坐。這種安排方式使雙方面對面直接對視，容易形成劍拔弩張的氛圍。如果你需要這場談判中的雙方能夠針鋒相對最終一較輸贏，那麼在談判桌兩側佈置椅子，讓雙方相對而坐就是一個不錯的辦法。
2.若想緩解緊張的氣氛，使雙方情緒壓力得到緩解，可以使用圓形談判桌。這種安排方式適合於營造友好、合作的談判氛圍。在圓形的談判桌上，雙方代表座位將不分主次，彼此處於一個平等的地位上。而且，圓形談判桌的弧度使得雙方代表避免了直接面對面而坐，氣氛不會過於緊張。雙方談判人員圍成一個圓圈坐定，彼此之間也能夠及時交換意見和溝通感情。所以，如果你希望促成與談判對手的合作，或是要進行一場和解性的談判，可以選擇圓形談判桌。
3.若想使東道主一方在心理上處於優勢地位，可以讓東道主位於主位。這種安排方式可以增強談判中東道主的實力，所以，如果談判場地是由你選定，在你所熟悉的環境內，不妨讓談判小組坐在主位的位置上，這樣可以增強談判小組的整體氣勢，在心理上佔據優勢。如果談判是在你的辦公室中展開，那麼你可以選擇坐在辦公桌後面，這也是一個主位，可以彰顯你東道主的優勢。