無論面對多少人，你都需要在討論開始之前預測可能發生的意外。比如你正在跟上司開會，可能突然之間，上司遇到了一件很緊急的事情——比你的事情還要緊急，必須馬上結束跟你的談話；再比如你在主持一場會議，有人卻大談自己的觀點，一時之間，此人成為了會議的主角，你的所有發言都被駁倒了；或者你在參加一場很多人的會議，有些人的手機總是響個不停；或者當你講到重點內容的時候，窗外突然響起消防車駛來的聲音……
在比較正式的場合，你一定要想辦法預防可能會出現的意外，在情況出現之前採取措施加以制止。
下面，是一份教你預防意外的清單：
· 無論要去哪兒，都要跟會議的組織者事先打好招呼，告訴對方你大概會提前一個小時到達；
· 一定要確保會場附近有打印機，如果可能的話，你可以隨身攜帶一套打印設備；
· 確保你所在的酒店可以二十四小時提供打印服務；
· 就算是在本地，你也應當提前瞭解會場附近是否可以提供打印服務；
· 事先瞭解關於會場的所有信息——地址、方向、接洽人的電話號碼，把它們記在文件夾的第一頁；
· 想想看，還有什麼地方可能出問題，你如何才能避免這些意外發生。
如何克服時差影響
在今天這個全球化日益加強的時代，對許多人來說，時差已經成為家常便飯，但如果你要前往一個不同時區的城市發表演講，時差可能會成為影響你發揮的一個主要因素。怎麼辦？以下是我的建議：
· 忌酒；
· 多喝水；
· 飛行過程中，在飛機上多走動；
· 多做運動；
· 深呼吸。
除此之外，日常生活用品一定要留出備份，以免你的行李延誤或丟失。如果你時間緊急，可能無法等到航空公司幫你找到行李，這時你的備份日用品就可以派上用場。畢竟，你不希望自己灰頭土臉地出現在眾人面前。
嘿，請注意！
在回答任何問題之前都要稍微停頓一下，這樣一旦碰上比較難回答的問題，你就可以留出思考的空間，而對方也不會感覺你不知道如何回答。
個人經歷
在我的職業生涯中，我經常接到很多緊急任務，很多客戶都是在最後一分鐘才通知我立刻出發。有時我想，如果客戶能夠提前幾個星期告訴我，我就可以有更多時間準備一些更加激勵人心的材料了，可在當今這個高速競爭的商業社會，這往往只能是一個空想。
有時客戶給我的準備時間甚至不足二十四個小時。我經常會在午夜時分飛抵一座新的城市，然後第二天一大早跟客戶開會——會議資料登機之前已經發到我的郵箱。相信你也有體會，午夜時分大多數酒店的商務中心都是不營業的，所以我經常會拿著U盤，站在門前懇請商務中心的工作人員幫我打印文件。
記得有一次，由於天氣原因，我在為客戶培訓過程中碰上了一生中最為糟糕的經歷。如果是一月、二月，或者甚至是三月，你都可能因為擔心下雪而提前做好準備，但四月底的時候，你還能想到會有暴雪嗎？沒錯，就是四月。
記得那天下午我要為客戶做培訓，但由於突然天降暴雪，很多人都開始擔心無法及時趕上航班。當時參加培訓的學員一共有兩百名，他們是一家金融服務公司在全球各地分支機構的精英。我原計劃把所有學員分為十個小組，為每個小組配備一名講師來負責指導該小組的培訓，培訓時間定在午飯之後。
就在我們前往每個小組所在的小型會議室，即將開始培訓的時候，客戶公司的一位員工走上前來，告訴我大家都非常恐慌，都在紛紛改簽機票。現在人數已經只有一百左右了，培訓時間也從三個小時減少到兩個小時，小組數也從十個減少到五個。
我開始重新組織我的團隊和培訓計劃。就在這時，客戶公司又來了一位員工：「我們必須再減少一個小組。」我只好再次組織團隊。
又過了兩分鐘，又一個我從來沒見過的人走上前來，大聲說道：「我們必須馬上開始，培訓將在大會議室統一進行，你的準備時間只有十分鐘——記住，培訓時間只有十五分鐘，一分鐘也不能拖。」
我做了個深呼吸，向後退了一步，努力讓自己平靜下來。這時我看到客戶公司的主管正像熱鍋上的螞蟻一樣四處走動，要知道，他用了足足六個月時間來準備這場培訓，現在看來一切努力都要白費了！
到了這個時候，我大概只有五分鐘時間來重新組織信息。我們需要重新調整PPT，需要選一個最有煽動性的講師來進行統一培訓，而且我們的時間只有預定時間的十分之一。除此之外，我還要應付那位幾乎要抓狂的客戶公司主管，在剩下的五分鐘時間裡，他幾乎每一分鐘就會走進來嘟囔幾句，然後匆忙離開。
沒時間多想了，我們必須馬上開始。
我從商務中心借了一台筆記本電腦，從我的團隊中選了一位思維敏捷、極富創意的講師，告訴他應該怎樣排列PPT。在這個過程中，我重新分析了一下聽眾的心理，他們此刻滿腦子都在擔心是否能夠趕上航班（否則他們將不得不在這家酒店過夜），根本不可能安心接受培訓——我想任何培訓師都不會喜歡這樣一群學員。
我選了一位體型比較魁梧的同事，他嗓門很大，很有威懾力。我們複習了整個過程，並用剩下的幾分鐘做了演練。他走上講台，深呼吸，開始從當天上午發生的一件事講起。我坐在前排不停地給他打手勢，告訴他什麼時候該進行到下一話題。你猜結果怎樣？太棒了！
嘿，請注意！
目光接觸是問答環節最好的武器。你可以用目光鼓勵一個人發言，也可以用目光讓他們閉嘴。
現場診斷
症狀：作為公司老闆，我應該瞭解公司上上下下所有的事情。
診斷：什麼？！大家都知道你不可能做到這一點。也沒有人指望你會對一切都瞭如指掌。他們滿以為你的工作就是聽匯報，然後指揮瞭解情況的人去執行。
沒有什麼比不懂裝懂更讓人討厭的了。作為一位老闆，你的主要工作就是去信賴你身邊的人，你要告訴他們你希望他們能夠說出所有的問題、挑戰和機遇，但絕對不要事無鉅細地全盤插手。
事實上，你只要學會聆聽和引導就行了，這樣對方在向你匯報工作的時候才會更有成就感。或者可以在公司的BBS上進行匿名討論，這樣大家每個人都可以提出自己的觀點，同時卻不用擔心會得罪自己的上司。
專家提示
每次開會的時候，總是會有些人專門反駁你的觀點，而且是你最主要的觀點。
多年來，我總結出了一套應對這些人的辦法，你只要用最小的力氣，就可以輕鬆化解對方的反駁，並且把話題重新拉回你預定的軌道上去。
你可以認同對方的觀點：「你剛剛說的的確沒錯。」然後把話題轉回你的軌道上。要想做到這一點，你只要再加兩個字就行了：「然而」。
——切裡·馬歇爾（Cherie Marshall）心理學博士