傳達信息的方式跟所要傳達的信息同樣重要——無論你是在進行一場視頻會議，還是在跟上司或下屬進行面對面的溝通，都是如此。一定要仔細分析對方的需求，首先提出讓對方感興趣的事情。
在溝通開始之前，問問自己：
（1）我準備如何抓住談話對象的注意力？
（2）我想要傳達的最重要的信息是什麼？
（3）我做完信息地圖了嗎？
（4）我的時間規劃是否符合實際？
（5）我是否確立了一些基本的會議規則？
在開會之前，一定要制定一些基本規則，否則結果可能會讓你大失所望，比如：有人可能會一邊聽其他人發言一邊看手機，還有人會在下面開小會，有人會遲到，還有人會隨意離場。一旦確定了會議規則，與會者就知道自己該怎麼做，那些會妨礙注意力（比如遲到、開小會、玩手機、亂翻文件等）的情況就會大大減少。
好了，在這一章，我們學會如何組織你的語言，從而更有針對性地傳達你想要傳達的信息。下面我們該學習如何去贏得對方的信任、尊敬和喜愛了。因為只有這樣，他們才會更想聽你說些什麼，並且會認真按照你的建議行事。所以，在下一章當中，我們將學習「說服的藝術」。