在下次開會之前，我建議你參考以下幾條建議：
· 如果要召開由許多人參加的大型會議（規模較小的會議往往不會太正式），你可以事先發送相關的會議日程，列出會議要討論的具體議題，以及參加會議的一些基本規則（比如不能攜帶手機等）。
· 在會議之前跟一些人單獨碰面，瞭解哪些人可能支持你，哪些可能會提反對意見。比如你可以告訴對方：「我希望這次會議能有一些好的效果。」或「你覺得我們還應該討論哪些問題？」
· 開場白通常會決定整個會議的基調，所以一定要精心準備。
· 盡量讓所有人都參與其中，比如說你可以讓大家列出自己取得的進展，或者直接向某個人發問。IT解決方案公司AVI的主管史蒂夫·凱勒曾經說過：「如今人們集中注意力的時間非常短，所以一次發言盡量不要超過十分鐘，中間一定要加入一些提問或者某種形式的互動。」
· 避免「是」或「否」之類的提問，盡量提出一些能夠引起公開討論的問題。千萬不要問「這樣行得通嗎？」而是要問：「這樣會對我們的項目產生哪些影響？」
· 學會看表。沒有人喜歡會議超時——尤其是你的會議佔用下一場會議時間的時候。如果大家感覺你根本沒有注意時間，他們就會走神。
· 學會閉嘴。如果你是會議主持人，你講話的時間最多不能超過會議總時間的20%，要把至少80%的時間留給其他與會者。
· 一定要在會議一開始就提出最重要的話題，因為很可能會有人中途離席。
· 會議結束之前，抽時間問問大家感覺這次會議是否有用——記得問清原因，然後迅速總結，以備下次會議參考。
B計劃的重要性
一位銷售經理克裡斯托弗正在為公司的年度銷售大會做準備，他希望能夠事先瞭解會議過程中大家可能會提出哪些問題。毫無疑問，大家會問一些最基本的問題，比如年金、銷售區域的變化等。但讓克裡斯托弗萬萬沒有想到的是，公司CEO竟然中途走進會場，並徹底改變了整個會議的方向。
就在大家討論正酣的時候，CEO突然走進會場，宣佈公司將進行一次大的收購，所以公司的銷售策略也會隨之做一次徹底的調整。話說完之後，CEO拿起咖啡杯，離開了會議室。
克裡斯托弗當場愣住了。他用了那麼多時間規劃會議，希望能激勵大家提高明年的銷售業績，可CEO的一番話徹底打亂了他的計劃。他張大嘴巴愣在那裡，一時不知該如何是好。
半晌之後，克裡斯托弗做了一次深呼吸，宣佈休會十五分鐘，他要重新組織自己的演講。回到辦公室之後，他很快制定出了B計劃。
5分鐘應急方案
克裡斯托弗遇到的這件事也可能會發生在你身上。可能就在會議進行中，突然有人宣佈一條完全出乎你意料的消息，你之前講的話就像一塊被扔進大海的鉛塊一樣，瞬間消失得無影無蹤。如果遇到這種情況，你該怎麼辦？
第1分鐘：克裡斯托弗回到自己的辦公室，關上門，做了一次深呼吸，讓自己恢復鎮靜；
第2分鐘：他拿出自己當初為這次會議準備的信息地圖，分析其中哪些部分仍然適用當前的情況；
第3分鐘：他重新找出會議的重點，然後在一張新紙上把它寫在最中央；
第4分鐘：他圍繞新的會議重點列出了很多新的證據點，然後想辦法組織新的話題；
第5分鐘：他拿上新的信息地圖，一邊趕回會議室，一邊在腦子裡演練，想像大家都回到會議室，坐在座位上等他繼續開會的樣子……
理想情況下，我建議你一定要準備一份緊急應對方案，但如果時間的確來不及，信息地圖也可以幫你脫離險境！
回到會議室之後，克裡斯托弗給了大家三十分鐘發洩自己的怨氣。他認真記下每個人的擔心——有些人可能會下崗，工資可能會降低，銷售區域可能會有新變化，可能要更加頻繁地出差，等等。他把大家的擔心總結在一張表格上，讓大家感覺到自己的憂慮已經得到了上司的重視。顯然，他當時也不知道該怎麼回答這些問題，但總結完這些問題之後，他立刻帶領大家來了一場頭腦風暴，並進而根據新的情況制定了一份新的銷售方案——就這樣，一場災難輕鬆地變成了一場動員大會！
嘿，請注意！
如果你所在的是一個流動性非常大的群體，或者事先你已經意識到會有壞消息，不妨在會議開始之前給大家留出一些時間發牢騷。
這個故事告訴我們，一定要學會多想一步，學會聆聽謠言（雖然看似離你很遠），學會聆聽客戶的抱怨，瞭解競爭對手、代理商，甚至是合夥人的動作。
經典案例
問題：你需要為一位新客戶開發一份富有創意的活動方案，但你的所有提議都被營銷總監否定了。問題是，他並沒有給你任何直接的反饋，他只是在你的方案上打了個大大的X！然後讓助理把方案打回給你。你不知道他到底是對哪些內容不滿意。你該怎麼辦？
解決方案：此時你應該召集一場會議。你的營銷總監需要當眾講明他的具體要求，清楚地告訴你他究竟想要什麼——而不是再繼續浪費你的時間。說起來容易做起來難，對吧？沒關係，你可以咨詢周圍的人。看看其他人以前是否遇到過類似情況，他們是怎麼處理的。告訴你的上司，請他幫你安排一場會議。營銷總監的這種做法持續的時間越長，就會越浪費大家的時間和金錢。尤其是當你的上司也是公司的股東或利益相關人時，你更應該徵取他的支持。
正如Parsons James Brand Architecture公司的卡波特·帕爾森（Cabot Parsons）所說的那樣：「如果在開會時沒有決策者到場，這次會議基本上不會取得任何有意義的結果。一定要堅持請能夠做決定的人到場，要讓他在一開始就加入進來，而不是等到最後。如果你的上司能夠堅持聽完整個討論過程，甚至參與做出最終決定，他就很可能會全力以赴地支持你的方案落實。」
面對面永遠是最好的溝通方式
巴斯裡奧公司總裁萊斯特·戴維斯說道：「以前人們很渴望多用科技手段——電子郵件、視頻會議等，因為我們希望能夠讓會議和溝通更加高效。但隨著接收信息越來越方便，人們開始排斥這些科技手段。如今人們越來越渴望能夠進行直接面對面的溝通，這種溝通範圍更小，更有互動性，而且大家討論問題時思路也更集中。」
嘿，請注意！
「面對面永遠是最好的溝通方式，但隨著科技的發展，視頻會議也是一個不錯的選擇。」IT解決方案公司AVI的主管史蒂夫·凱勒說道。
視頻會議的確是一個不錯的選擇，但它有一個前提：所有主要參與者都必須在項目的開始階段有過面對面溝通，已經瞭解了所有主要信息。當一個新項目還處於剛啟動階段時，或者說一位新成員剛剛加入項目團隊時，面對面溝通則是更好的選擇。
專家提示
如今會議科技方面出現了一股新潮流，即讓所有人可以在多個地方同時共享某些信息。這主要是考慮到會議參與者的多種要求，比如有人喜歡在家工作，有人則更喜歡通過虛擬方式溝通，等等。而對於公司來說，它還可以滿足公司「節約會議成本」、「讓更多人參與進來」等要求。
在開會時，不管是虛擬會議還是現實會議，人們都喜歡進行互動。每個人都很想知道同事們的想法，而且也喜歡這種形式的交流。經驗表明，他們更願意參加這種形式的溝通，因為他們不僅可以學習一些知識，而且還可以跟大家分享自己所知道的東西。
——梅麗爾·格裡（Merril B.Corry）物流革新公司副總裁
不開沒必要的會
誰沒抱怨過會議太多或太長呢？我敢保證，如果你能夠盡量少開會，你的同事們一定會把你奉為英雄。所以，在規劃下次會議之前，讓我們：
· 認真思考一下是否有必要召開這次會議，或者是否可以用其他更高效、更快捷的辦法來代替會議。說白了，如果你需要徵集更多的創意，要來一場頭腦風暴，或者是在項目進行到比較關鍵的時候，面對面開會仍然是最好的方式。但其他會議，大都可以通過視頻或電話方式來完成。
· 思考是否需要每個人都到場。想想看，其實只需要哪些人到場就可以了。一般來說，關鍵人物需要到場，但根據我的經驗，那些只是為了「取悅所有人」，卻根本不會做出任何決定的會議大都只是浪費時間。
· 如果某位關鍵人物因故不能到場，想想看能否通過電話或視頻方式讓他參加會議。視頻會議如今正變得越來越流行——當然，如果信號傳輸質量不太好的話，視頻會議也會有讓人頭疼的一面。
· 想辦法盡量給大家一些會議內容通告。準備一份詳細的會議通告，事先發送給所有相關人員，這樣做可以大大縮短會議時間，因為這份通告不僅可以確立一些具體的會議規則，而且可以讓大家比較有針對性地發言和討論，避免因為跑題而浪費時間。
· 思考一下如何開始。如今有很多會議都會花很多時間做表面功夫，比如主持人會用很長時間宣佈會議流程，用太多時間介紹到場人員等。這些細節完全可以在會前的通告裡寫明，這樣大家一坐下來就可以直奔主題。只要能在一開始就抓住大家的注意力，整場會議往往都會比較高效。