使用準確、具體的詞彙支撐所說內容。
好作品和普通作品最大的區別，在於你是否使用了準確、具體的例證。比如說，你要寫一篇關於蘋果的文章。不是所有蘋果都一樣，你要寫哪類蘋果？金冠蘋果、富士蘋果、麥金托什紅蘋果還是史密斯奶奶綠蘋果？蘋果什麼顏色？什麼形狀？味道如何？口感怎樣？產地是哪？我們再來看看商業語境下的例子。假設你聽說公司利潤下降了，那麼詳細情況是什麼？是銷量下降了，售價降低了，還是成本增加了？如果是上述情況之一，程度如何？
注意☞下列句子的區別：
一般
公司利潤下降了。
較好但仍不準確
公司利潤下降了，因為成本增加了。
準確
公司利潤下降了10%，因為總體成本增加了20%。
更優
公司利潤下降了10%，因為總體成本增加了20%。具體來說，較高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪資成本主要是管理層薪資增加造成的，因為加班時間減少，付給工廠員工的平均工資實際上下降了5%。
當人們讀完一篇文章後，能長時間記住的往往是其中的事例和細節。比較下面兩篇關於科學主流態度的文章。
版本1
在美國，對科學的主流態度混雜著迷信和敬畏。古老傳說把科學天才描繪成獨行者，且無需栽培。在大眾的想像中，這種令人愉悅的想法由當今巨型研究室的現狀維繫著。
版本2
在美國，對科學的主流態度混雜著迷信和敬畏。古老傳說把科學天
才描繪成獨行者，且無需栽培。大眾想像的畫面是懷特兄弟在他們的自行車鋪裡研究並發明第一架飛行器，以及托馬斯·愛迪生利用一些磁鐵和電線發現了電的秘密。這種令人愉悅的想法由當今巨型研究室的現狀維繫著，研究室成員們進行著高度的專業訓練，以期攻克狹小領域難題。
版本2運用了懷特兄弟和愛迪生的例子，有助於我們理解作者所說的內容。
思考下面兩篇備忘錄，你覺得哪一篇能夠說服你參加卡爾加裡（Calgary）牛仔競技大賽？
備忘錄1
牛仔節將於7月的第一個星期舉行，屆時將有無數歡樂活動和美食等著你們。帶上你的牛仔帽和牛仔靴。到時候見！
備忘錄2
牛仔節將於7月的第一個星期舉行。競技場地有24種騎行遊樂設施、無數美食攤位（試試迷你甜甜圈！）、現場鄉村音樂、土著人表演、熱鬧的沙龍和大型賭場。針對小朋友則設計了兒童愛畜動物園、魔術表演以及無數有機會贏取超大毛絨玩具的遊戲。開幕日當天有花車遊行，活動期間每天都有競技表演，包括套牛犢、騎公牛還有炊事車賽跑，每晚都有絢麗奪目的煙花。到時候見！
你可能會注意到，較優例文的篇幅更長。既然文章應該簡潔，為什麼較短的文章反而不好呢？因為簡潔和細節之間存在著權衡。充分的細節使文章更長，但這並不意味著冗長。簡潔要求句子層面詞語數量盡可能少，而充分的論證則可能需要更多句子。
下面是兩篇更詼諧的例文。思考哪一則廣告更好地說明了傳統書是一種奇妙的工具。
廣告1
傳統書是神奇的工具。它們提供資訊、供人娛樂，而且不離不棄。
廣告2
傳統書是現代科技的革命性突破。沒有電線、沒有芯片、沒有電池，不需要連接任何東西或打開任何開關。如此簡便，即使孩童也能操作，只要翻開封面就可以！它小巧便攜，在任何地方都可以使用——即使坐在爐火旁的扶手椅上。而且傳統書十分強大，它足以容納相當於一張CD的信息。
用法如下：傳統書可以隨時拿取，只要打開就能用。它永遠不會死機，也不需要重啟。書的目錄功能可以讓你迅速跳到任意章節，隨意前後翻閱。許多書附有索引功能，能讓你立即回溯到所選信息的確切位置。你還可以用自選編程工具——可攜帶、擦除的鉛筆——在書頁處做個人筆記。
這是電腦的終結嗎？傳統書（由組織有序的知識構建而成）似乎將成為未來的娛樂潮流。
模糊的語言會弱化文章主題，因為它迫使讀者猜測你要表達的含義，而無法完全專注於你的觀點。選擇準確、描述性詞彙會使文章更有力。有時，為了準確和具體，你必須使用比平常更多的詞語，這無傷大雅。砍掉多餘詞語固然重要，但是充分論證所說的內容更重要。
練習
重寫下列句子，用準確、具體的語言替換模糊語言。參考答案見第128頁。
1.瓊尼有一隻狗和一隻貓。
2.度假很貴。
3.彩虹五彩斑斕。
4.塞拉很高很漂亮。
5.許多經濟學家認為，聯邦儲蓄銀行受到當前經濟下行的影響。
6.企業應該進行宣傳，因為宣傳一定會增加銷量。
7.蒂姆是個粗心大意的人。
8.這位選手在第一輪競賽中被淘汰了，因為她答錯了一道簡單的地理題。
9.這家商店堆滿了商品。
10.瓊斯夫十分可愛。
引用精準事例
大部分寫作存在內容過於淺薄的問題——太泛。在學術和專業領域中，這種例子不勝枚舉。例如，寫求職信或大學申請書時，申請者常常會寫這種句子：「我具有良好的人際交往能力」「我具有較強的溝通技巧」或者是「我具有良好的分析能力」。
辯論人士有句格言：「沒有論證的陳述應當受到無理由的反駁。」如果一個人說「紫色波點比基尼真是難看極了」，但不給出任何證據來支撐這一陳述，另一個人完全可以說「你錯了」，而且也不需給出理由。在打草稿時有一項十分有價值的技巧，就是在寫完之後立刻加上「例如」來強調你想表達的觀點，以支撐自己的陳述。
注意☞在實踐中，作者要決定文章中「例如」二字的去留，尤其是當你想讓觀點和分論點順暢連接時。
下面的例句直接節選於大學或研究院申請人的文章。
例1
申請人陳述：
「我是一名積極、忠誠、有創造力、勤奮、誠實、嚴格、幽默、有責任心、靈活並有抱負的人。」
評審的評價可能是：
「你是否願意展開論述，用一些具體的例子說明其中的部分品質呢？」
在描述自我（如寫一篇個人隨筆）或他人的寫作（如寫學術、專業推薦信或工作推薦信）中，業餘人士確實會犯這種「品質購物清單」的錯誤。十多項品質要給予充分的說明在實踐中也不太可能，較好的方法是選擇兩到三個品質逐一進行較為詳細的闡述。
例2
申請人陳述：
「因為同時在東方和西方成長，我對東方和西方的觀念都有所體悟。」
評審可能的評價是：
「這些東方和西方的觀念指的是什麼？」
例3
申請人陳述：
「儘管ABC公司沒有發展壯大，但是我仍然認為我的努力是一種成功，因為我能夠辨別我總體業務能力的優勢和不足。」
評審可能的評價是：
「你發現了什麼優勢和不足？」
例4
申請人陳述：
「我不僅發展了開展業務工作的重要操作技能，還經歷和見證了企業日常面臨的挑戰。」
評審可能的評價是：
「這些挑戰是什麼？」
下面的例子展示了增加具體細節如何完善未經支持的陳述。
原文
我成長在缺乏文化背景的環境裡，是一個生活在英國殖民地的英格蘭小女孩。我上了13年的國際學校，而我所在的小學裡有28個民族的學生。
較好
我成長在缺乏文化背景的環境裡，是一個生活在英國殖民地的英格蘭小女孩。我上了13年的國際學校，而我所在的小學裡有28個民族的學生。我記得四年級時，老師決定舉辦一次國際紀念日活動，要求每個人穿著傳統民族服裝，帶來一份傳統菜餚。但是英格蘭沒有真正意義的民族服裝，所以我打扮成了英倫玫瑰，並帶了一份約克郡布丁（一種甜姜味蛋糕）作為菜餚。
原文
我成長在一個緬因農場家庭，蘇格蘭族，但實際上是人們常說的「新英格蘭家庭」。我很慶幸自己擁有安穩快樂的童年。我的父母盡其所能給了我最好的教育和成長環境。他們教我關心、尊重他人及環境，同時教我誠實、友善和謙虛。
較好
我成長在一個緬因農場家庭，蘇格蘭族，但實際上是人們常說的「新英格蘭家庭」。我很慶幸自己擁有安穩快樂的童年。我的父母盡其所能給了我最好的教育和成長環境。他們常帶我去博物館、圖書館，還讓我去上芭蕾課。他們常利用實例教我關心、尊重他人及環境：在我四五歲時，我和哥哥們不小心把一塊田地點著了。風捲著火苗，火勢很快吞沒了整塊田地，逼近我家房子和穀倉，十分危險。火撲滅以後，父母察覺到了我們的內疚和自責，於是再未提起過此事。我們明白了颳風天氣在乾燥的地裡玩火柴有多愚蠢，還懂得了寬容和諒解的慈悲。我的母親還用另一種不同的方式教育我誠實：我和兄弟們偷了氣球，她逼著我們把氣球還回去，讓每個人分別認錯、道歉，還提出用我們生日得到的錢付賬（我們沒有零用錢）。我面對那位店主時的恥辱感——他平易近人，堅持讓我們留著氣球，這讓我更加羞愧——至今仍令我記憶猶新。
提升論證技巧
下面兩篇例文分別為申請研究院的推薦信（也稱為讚美信）和工作推薦信，其後是針對兩封信的評論。簡而言之，像許多學術和商務文件一樣，這些信如果以舉例、引用或秩事形式加以佐證會更好。在寫作用語上，不要只說「是什麼」，還要說「為什麼」。提及「為什麼」既為寫作提供了支撐，又暗示了作者的寫作原由。
學術推薦信
招生辦主管：
我很榮幸擔任理查德·泰勒申請貴研究院的推薦人。我認識理查德已經有14年了，最初是因為與他的父親相識（我們於2000至2006年間在美國一家大型集團公司共事）。後來，他在施樂公司成為我的下屬，擔任會計師和財務分析師。
理查德在工作中展現出了高水平的智商、強大的專業能力和高效積極的人際交往能力，很快就贏得了同事和上司的尊重與支持。在施樂公司任職期間，他為公司做出了卓越貢獻，特別值得提出的是他想發明新系統和程序的原創性和強烈慾望。理查德另一個值得一提的突出品質是他廣泛的興趣愛好——從精準嚴苛的會計和定量分析專業，到引領他赴日求學和尋求跨國工作經歷的廣泛興趣。
基於我在高科技公司財務管理領域32年的職業生涯，和近些年來對眾多申請人和青年畢業生的瞭解，我認為理查德在同輩申請人中的能力應當列入前10%。
真誠的，
弗蘭克B.小摩爾
美國施樂系統財務副總裁及首席財務官
工作推薦信
敬啟者：
作為新成立的雅芳化妝品香港分公司的銷售代表，朱迪最初負責電話接待和入店客戶咨詢。在雅芳國際的新中心，對中國香港和內地顧客而言，女性附屬用品是一個全新的產品領域。朱迪不僅超額完成銷售任務，還成為了我們改造、完善和包裝本地產品的地區專家。
除了具備出眾的組織能力外，朱迪與同事、顧客也相處得非常融洽。同事們常常聽取她的建議，顧客們也持續從她那裡購買產品。我們共同見證了朱迪不斷提升的營銷和銷售技巧。如果她不打算遠赴海外，我們計劃提供給她雅芳北京辦公室主管職位，不僅負責管理，還負責培訓新員工，打開中國市場。
作為雅芳香港辦公室的創始人和朱迪的聘用人，我非常高興能幫助公司招進她。她雖然完全沒有經過正式商業培訓，卻才華出眾、勤奮、創新。我們極不願意失去她，她是我見過的最具有成為真正偉大市場營銷員潛力的人。因此，我毫無保留地、熱切地寫下這封工作推薦信。你們公司將會為擁有這樣的員工而無比驕傲。
真誠的，
伊麗莎白·李
雅芳化妝品（香港）有限公司總監
學術推薦信評論
這封推薦信遵循了研究生院推薦信的傳統模式。它用最小篇幅傳達出了推薦人與申請人認識的訊息，還將申請人和該研究院的其他申請人做了量化對比。這封推薦信構成了強有力的背書，唯一不足之處在於它錯失了幾處引證細節支撐所述內容的機會。例如，評審針對推薦人陳述的「特別值得提出的是他想要發明新系統和程序的原創性和強烈慾望」所做的反應，很可能是詢問這些新系統和程序的細節。另外，好的學術推薦信也可能提到申請人的職業抱負以及仍需發展的領域，有時推薦人也會引用秩事或他人對申請人的評價作為補充論證。
工作推薦信評論
這是一封正面的工作推薦信，措詞輕快通俗，給人舒服、端正的印象。這封信的不足之處在於缺乏具體細節支撐推薦人的陳述。例如，評審可能想知道朱迪超額完成銷售配額的量是多少（1%還是200%），香港辦公室的銷量增長以及朱迪對此所做的貢獻。推薦人應該給出一個朱迪如何為本土市場改造、完善和包裝新產品的例子，因為評審無疑會對此感興趣。最後，這封信還應提及朱迪不足的領域，以平衡推薦內容。