在第 1 章中，我們介紹了使用筆記本的知識生產體系的大體情況和實際上的操作流程。
無論如何，我們都是無法通過智能手機和電腦等數碼產品實現對信息的活用的。首先，如果使用這類工具，我們是沒有機會漫無目的地瀏覽被我們記錄下來的信息的。我也曾將在網頁上看到的報道保存在雲服務中，但即使有時會檢索以做參考，隨便重讀一下的可能性仍然很低。
其次，終端可能會發生故障，檢索用關鍵詞也可能無法有效發揮機能，實際操作中麻煩的地方很多。機器的故障、更新換代和規格的變更都是必然因素，雖說是五年或十年後的事情，但都是難以預料的。
然而，紙質的筆記本則完全不會出現上述問題。我們可以踏踏實實地靈活運用保存好的信息。
那麼，為了讓使用筆記本的知識生產方法持續、高效地發揮作用，我們需要遵守哪些要求呢？無論何時，體驗到某種方法的諸多優點和便利性之時，所要付出的成本也會增加。
但本書介紹的方法並沒有那麼麻煩。只要在使用筆記本的過程中遵守以下三條規則，就能解決一直以來讓我們傷腦筋的知識生產活動中的問題。
規則 1 一元化
規則 2 時序化
規則 3 索引化
在本章中，我會以上述三條規則為主線，說明使用筆記本記錄信息的基本方法。
不分類別，盡情記錄
本書介紹的方法中，最重要的規則是一元化。換言之，也就是把你想記錄的一切信息都納入這冊筆記本中。
工作中的創意、讀過的書的摘要和感想、報紙和雜誌剪報、他人的留言貼、信件和明信片、名片、出席會議或參加培訓時的記錄、打印的郵件和文件、對電影的記錄、私人日記、用完的票據等紀念紙張……你要做的，是把所有這些可以納入筆記本的內容都放進一冊筆記本中。總之，什麼都不要考慮，儘管記下來即可。
你不需要對其進行分類。
當然，筆記本會變得雜亂無章，也會因持續不斷地填滿文字和資料而厚度不斷增加。但是不管怎麼樣，不要在意這些瑣碎之事，把平時遇到的信息都塞進筆記本吧。
使用前和使用後的比較
遵循一元化的規則使用了 3 個多月後，筆記本變得像字典一樣厚重。滿滿噹噹的筆記本成為知識生產的素材庫。
開會時帶筆記本去做記錄，培訓時也帶著筆記本，剪下資料，當成筆記的一部分粘貼進去。在咖啡館閱讀書籍之時，也可以將筆記本在餐桌上攤開，將感想和突發的奇想記下來。假日在家休息時也可以將筆記本放於一旁，粘貼自己感興趣的新聞報道，或者記錄一些在無意間想起的事。
無論在什麼情況下，都可以像這樣將信息納入一冊筆記本。無須深思熟慮，淡然地將信息納入的話，你的筆記本很快就能像照片中那樣豐富無比。
筆記本是個大玩具箱
就算你覺得筆記本上的內容太混亂、不雅觀，也請務必遵守一元化規則。這是因為只要堅持一元化，就一定可以找到你的目標信息。
我們可以把這種活動形象地比作「收拾孩子的玩具」。
假設在兒童房裡，各種尺寸和形狀的玩具散落一地，大的要用兩手拿著，小的可以置於手掌之上，還有橡子一樣小的東西、像卡片和拼圖這樣的扁平物體以及球狀物。
要怎麼做才能收拾好這些玩具呢？將它們一一分類整理好，放入架子上和抽屜中？不，還是要依次全部塞入一個大的玩具箱裡。
這就是一元化的構想。
或許有人會覺得這樣做缺乏條理。的確，將筆記按照規格和用途分類整理排列在書架上更美觀一些，心情也會更愉悅。但一元化的有些優點遠遠超過了分類整理的優勢。
其中一點就是整理需要花的時間非常短，因為你是不假思索地把信息不停地扔進箱子的。另一點是，在尋找你想要的玩具時，你能肯定它就在箱子裡。
如果進行了分類整理，一旦在你認為目標物品應該在的分類下沒有找到它，你不清楚它是否會在其他的地方。例如，蔬菜形狀的積木到底該算「過家家的道具」還是「積木」還是「兩者皆非」呢？如果不事先決定並記牢的話，你就可能陷入哪裡都找不到目標的窘境，因此常常需要在玩過玩具後將其放回原處，或是努力不將分類打亂。
與此相對，如果使用這種大玩具箱，所有的玩具都在裡面，清楚明瞭。即便是像一個橡子、一塊拼圖這樣小而不起眼的東西也必定在箱子裡，所以一個個找過去就一定能找到。
日常生活中想記下來備用的信息有長有短、種類繁多，不管形式如何，要先記在筆記本裡。
外表看似整齊，但是整理要花不少時間。屬性模糊的東西在歸類後也很難尋找。
一元化整理法的優點
可以隨意投入，整理時間短。只放在一個箱子裡的話絕不會找不到。
能確保信息不遺失的一元化
筆記本和這個玩具箱如出一轍。只要遵循一元化的規則，納入筆記本的信息也能夠保持「儘管亂七八糟，但都在這裡了」的安全感。帶著這樣的感受尋找筆記本，跟不知道記在什麼樣的紙上，甚至不知道有沒有記過的心境完全不同，這一點任何人都能明白。
如果恪守一元化，你是絕不會找不到筆記的。無論你在找什麼，都只需在一個地方尋找，這會讓你非常輕鬆。
當然，在雜亂無章的筆記本中找尋目標信息也需要一定時間，分類整理的方式有時能讓你更快地找到。不過，只有當目標需要像圖書館和博物館的專家管理收藏品那樣以完整的形式進行半永久性保存時，這種分類整理的方法才能突顯其優勢。分類整理方法並不太適合個人使用。
就算是不太細緻的分類和整理，一元化方法相較之下也更適合個人使用，其長處如下。
·記錄很輕鬆
·找起來安心
·堅持做也不費力
我們在討論分類整理的信息處理方式時，很多人都表示「起初很好用，然而想繼續用下去就會發現很多妨礙使用的漏洞」。那麼，為了扭轉這種情況，我們該怎麼辦呢？
我的回答是：「一開始就讓它漏洞百出。」
一元化是一種絕不會有漏洞的方法，原因是，它從一開始就渾身漏洞。
先記下來，稍後再粘貼
作為補充，我想先講一下無法堅持一元化時的對策。
「任何事物都可以記到本子上」是一種理想境界，但事實上，你無法拿出筆記本的時候還是比你想像中多。例如，我的筆記本是 A5 大小，並不能放進衣袋隨身攜帶，因此當我空手去便利店的時候，即便想起什麼也不能立刻寫進去。如果在地鐵上，在十分擁擠或者筆記本被放在背包裡、置於行李架上的時候，我也不會特意取出筆記本來記錄。
這時我們怎麼做才好呢？可以暫時把要記的東西寫在觸手可及的紙張上，稍後粘貼在筆記本上。
我將可以放入皮革名片夾裡的名片大小的信息卡片作為可以稍後粘貼的筆記，常放入口袋隨身攜帶。
倘若僅僅是用於記錄，市面上的活頁筆記本並沒有什麼不方便，但因為是以粘貼到筆記本上為前提的，所以零散的卡片使用起來更為隨意。
皮革名片夾裡附有回形針和鋼筆，在取出後可以立刻用於記錄。
將名片夾變成記錄工具
別上回形針固定卡片。無論何時何地，拿出來就能馬上記錄，在外出時格外方便。
或許不寫在記事用紙上，而是輸入智能手機裡也可以。但是很多時候，在解鎖手機的過程中就會忘記自己打算記錄什麼了，因此目前來說，卡片是最好的。
我在做新聞記者的時候，一直使用可以放入上衣胸部口袋的卡片式活頁記事用紙。這種記事紙比名片稍微大一圈，一張紙上可以寫很多內容，因此在沒來得及拿出筆記本就開始採訪的時候非常方便。
這樣的筆記與作為「資料」的報紙和雜誌剪報以及其他紙張擁有相同的待遇。我的習慣是，盡量在當天就將它貼在使用中的筆記本上，當從口袋裡拿出 3 天前的記錄的時候，我會把它當作今天收穫的資料，貼在今天的一頁上。按照以記錄日為準的時間順序來考慮的話，就不會造成太大的混亂。
添加日期標籤，按時間順序記錄
三條規則中第二條是時序化。換言之，就是從頭開始按順序使用筆記本。在橫向書寫的情況下從左到右記錄，在使用活頁筆記本這種縱開記事本的情況下，從上往下書寫。
頁面上如果出現空白會有些浪費，因此我在筆記本上記錄時，會如下圖所示，加入分隔線，從而使書寫緊湊一些。
不介意留白的人每次書寫或者粘貼時都可以換頁，只要所謂從左到右、從上到下的時間順序不被打亂，留多少空白都是各人自由。
但需要記住的一點是要添加日期。例如，在筆記本中書寫或者粘貼什麼的時候，請務必添加表明年月日的 6 位標籤。
添加日期，分隔使用
在筆記本上記錄時，事先畫上分隔線，想再寫點什麼的時候接著後面寫，再添加分隔線。這樣就不會為在哪寫傷腦筋了。
6 位日期記錄法
時間記錄為年份後兩位+月份兩位+日期兩位，合計 6 位數字。
公歷年份寫為 4 位數字或許比較簡單易懂，但在自己有生之年，你一般不可能煩惱「13」這兩個數字究竟是表示 2013 年、1913 年還是 2113 年，所以後兩位就足夠了。
月份和日期的話，1 月到 9 月、1 號到 9 號等只有 1 位的也寫作「01」和「09」。6 位標籤不含斜線「/」，所以寫為 5 位和 4 位容易招致混亂。也就是說，標籤應始終為 6 位，寫為以下形式：
000101=2000 年 1 月 1 日
130831=2013 年 8 月 31 日
日期全部寫為 6 位數字
我已經堅持這種方式近 10 年了，從未發生不清楚記錄時間的情況。
如果同一天多次在筆記本上記錄信息，即使不添加 6 位標籤，有時候也可以通過內容的前後關係得知。但在筆記本上記錄的時候，為了讓添加日期成為習慣，還是要堅持寫。
不僅是手寫的筆記，即使是有趣的報道和想反覆仔細閱讀的資料的「貼紙」，也可以添加日期標籤。於是，筆記本上會有以下附有日期的資料。
[130708]餐館的宣傳卡
[130709]書評《第一次普選和選舉海報》
[130710]《朝日新聞》報道《對參議院選舉中各黨派獲得議席的預測》
[130711]某次聚會的流程和收到的名片
[130712]讀過的關於法國大革命的論文集錦的打印件
我們可能記不清當初為什麼要剪下這些支離破碎的資料了。但是，通過將資料按時間順序排列並加入日期標籤的做法，我們可以弄清資料之間的關係。
以上面這個例子來說的話，我會想起「2013 年 7 月參議院選舉迫近的時候，我對關於選舉和政治思想史的書籍產生了興趣並大量閱讀，和家人一起去意大利餐館吃過飯，還參加了聚會」這些事，能真正想起當時的「實況」。
箱子一滿，就要更新換代
像這樣一邊添加日期標籤一邊按照時間順序從頭使用，用到最後一頁的時候，就要對筆記本更新換代了。
我現在使用的筆記本是第 189 冊了，可見，到目前為止的 10 年間，我已經更換了 188 次筆記本。
一旦冊數增加，就可能造成混亂，因此在開始使用筆記本的時候，為了能夠分清冊數，可以像下面一樣事先標注序號和使用的時間段。
[188] 130513～130610
如果趁著還沒用完的時候在筆記本封面寫上序號，序號有時會因磨損而消失或者被貼上的標籤蓋住，所以給封面加標注最好在用完筆記本後進行。
攜帶筆記本使用的過程中，筆記本會漸漸變髒，也會變得破爛不堪。而且粘貼資料的部分變厚了，重量會增加，攜帶本身也會變得不再輕鬆。更新換代後，我們就能以全新的心情，從頭開始使用一本新的筆記本。
買來新筆記本使用會帶來興奮感。如果把筆記都記在一冊筆記本上，你在一年裡就會體驗很多次新鮮感了。
滿滿噹噹的筆記本序號和使用時間
除了在封面寫上使用時間之外，在切口處也要寫上連續的號碼。在切口處用記號筆或油性筆書寫，既不會因摩擦而消失不見，也更簡單易懂。
而且持續使用相同的東西，人們不免會感到厭倦。多體驗幾次新鮮感，會給你帶來意外的收穫。
容量無限，便可以自由表達
憑借這種更新換代的習慣，筆記本中的信息量會無限擴大。你可以根據自己的情況選擇是 3 年用 1 冊還是 1 年用 10 冊。
此外，新筆記本每個家庭和辦公室裡都有，也能就近在商店裡買到，因此絕不會擔心無法銜接。即便是在外出時用完了筆記本，也可以立刻買到。普通的大學課堂用筆記本很便宜，在使用時完全不必擔心成本，想寫多少就能寫多少。
在記錄靈感、訪談內容和會議事項的情況下，不用在意書寫空間大小，可以用大字胡亂塗抹甚至繪製大幅圖畫。這些都屬於正確的記錄方式。
再者，因為筆記本的容量無限大，也就無須判斷某些內容是否有寫下來的價值了。不管是完全沒有實現可能的創意還是繁雜的資料，只要是扣動心弦的內容，輕鬆記下即可。
也就是說，筆記本更新換代的方式在容量、採購難易度和成本等方面都不會給人任何壓力。
我想每個人都有這樣的經歷吧：在浴缸裡泡澡時全身放鬆，默默發呆，就在這時，腦中突然閃現出一個靈感。從這個例子中可以看出，在心事和壓力盡可能少的時候，思緒才能盡情馳騁。
最好的情況是連最輕微的顧慮都不要有。如果靈感能因此定期湧現，那麼這種零壓力下的筆記本更替制度便會加速創意的生成。
筆記本是一幅長卷軸
我們按照時間順序更換筆記本使用下去，那麼我們記在筆記本上的所有信息將呈現這樣的時間順序：
開始使用筆記本的日子→今天。
換言之，從我現在正在使用的第 189 冊筆記本開始，到昨天的記錄、前天的記錄或者更早之前的記錄這樣追溯下去，最終會回到第一冊筆記本第一頁的第一行。在這期間，也可以瀏覽至今為止納入筆記本的所有信息。而且在參考信息的時候，可以通過追溯這條時間線而找到目前為止納入的所有信息。
這個時候，每個信息在這條時間線上都有各自的固有位置。那麼這個位置指的是什麼呢？
以我之前看過的一部電影《賽車總動員》（Cars）為例，它的觀後感在「第 48 冊的 7 月 2 日」這一頁，電影《老爺車》（Gran Torino）的觀後感在「第 159 冊的 1 月 5 日」這一頁。這些就是信息的位置。說某些信息的位置幾乎相同，指的只是它們是在同一天被記入筆記本的。
用更具體的語言來描述，所謂的筆記本就好比被分成一小冊一小冊的長卷軸。按照時間順序在使用中更換新本，就像在卷軸中的一段按順序書寫一樣。即使總量長得出人意料，只要在卷軸中按順序搜索，就一定會找到想找的信息。而且卷軸上不存在位置相同的點，這個特徵在日後參考筆記時是非常有用的。
筆記本上的信息以時間順序連通
將收錄的信息索引化後提取
在「一元化」和「時序化」之後，第三條規則是將筆記本的內容索引化，然後記錄下來。
譬如，在關於日本歷史的某部百科全書中有這樣一條記錄：「織田信長（1534—1582），戰國安土桃山時代的武將。為結束戰國動亂、實現全國統一奠定了基礎。」這條信息相對的索引是百科全書卷末所寫的「織田信長 P123」這行文字。
所謂「索引」，並不是信息本身，而是尋找信息的線索。正如「想知道怎麼泡出好喝的咖啡，問一下××就知道了」一樣，我們只需把握信息的參照方法和所在位置即可。
我們尋找被納入筆記本中的信息時，下面這樣的信息就可以成為找出目標頁碼的線索。
「××筆記在第 185 冊的 6 位數字標籤『130227』這一頁。」
「關於企劃案的點子全部用紅色字母『K』標出來了。」
「去△△出差的記錄好像是在那個黑色封面的筆記本的中間部分。」
「從□□那裡寄來的信件好像是初夏時收到的，所以應該在去年或者前年的那一部分。」
根據這樣的線索，就能快速查閱納入筆記本的信息。
看過我筆記本的一位朋友問我：「這個筆記本亂七八糟的，該如何從這裡面尋找自己想看的內容？」但我卻能一邊翻看過去的筆記本，一邊流利地答出關於與他會面談話的內容和數年前的事件的問題，他親眼看到這個情景，感到吃驚，對我讚歎不已。
我並不是記憶力特別好的人，當然也並非完整記住了筆記本裡的內容，只是擁有各種形式的「元信息」，即與筆記內容相關的線索而已。
將筆記本中的信息索引化的方法有很多，有的使用紙筆，有的使用電腦，我將在第 6 章詳細介紹。在本章，你只需理解「只要抓住線索，就能找到絕大多數被納入筆記本的信息」這一點。
通過索引化定位目標