注重效率不是把自己變成一頭牛，永遠很忙、永遠熬夜……而是要明白何為優先事務、何為計劃，並且要捍衛自己的私人時間。
——瑪加麗塔·塔爾 塔科夫斯基
斯克魯奇的故事在文學史上算是一個里程碑，他為自己的新目標而興奮，為自己完成了優先事務而感到充滿力量，他不斷努力著。
高效的行為會改變生活。
“讓我們提高效率”這句話絕對不會出現在騎兵佔領高地的電影畫面中，也不會出現在教練、經理和將軍鼓舞士氣的話語中，更不會出現在你面對挑戰或競爭時的自言自語中。狄更斯從未讓斯克魯奇說過這樣的話，儘管他“掌控”著斯克魯奇的生活。但是，“高效”恰恰是斯克魯奇的特質，而且“高效”也是我們最想獲得的，尤其是當結果很重要的時候。
我們總是在做一些事情——工作、玩、吃東西、睡覺、站立、端坐、呼吸……如果我們活著，我們就要做事情。人生永恆的問題絕不是我們將要做什麼，而是“什麼”是我們要做的。我們做的事有時不重要，有時又很重要。那些重要的事就決定了我們的生活。我們所做的所有重要的事也決定了我們成功與否。
由此可見，高效的生活可以帶來成功。
每次和他人談到“高效”這個話題，我都會問對方：“你用什麼方法管理時間？”他們給出了各種答案：紙質日曆、電子日曆、定時器、每週計劃……然後我會問：“你如何選擇自己的時間管理方式呢？”他們又會說，根據形狀、大小、顏色、價格，還有很多想像的標準。但他們說的都是形式而非功能，即“是什麼”，而非“怎麼樣”。所以，當我問到“你們使用哪種管理系統”時，大家都無法理解。
“如果每個人都擁有同樣多的時間，那麼是否可以說我們利用時間的方式決定了收入的多少？”我問大家。每個人都同意。我接著說：“如果這是真的，那麼時間就是金錢，對時間管理系統的描述最好也用金錢。因此，你們認為自己是在用10 000美元一年的系統、20 000美元一年的系統，還是50 000美元、100 000美元、500 000美元，甚至1 000 000美元一年的系統？”
我的目標不是做得更多，而是讓自己需要的事情更少。
——弗朗辛·傑伊
大家都沉默了。
最終有人開口說：“我怎麼知道？”
我反問：“你掙多少錢呢？”
如果金錢只是產出的比喻，那麼很顯然，一個時間管理系統是否有效取決於它是否高效。
有件事我一直覺得很奇怪，就是與我合作或僱用我的人都是百萬富翁或者想成為百萬富翁的人。我並非刻意而為，但從這些經歷中，我明白了最成功的人永遠都是最高效的人。
高效的人做得更多、效率更高，收入也更多。他們能夠做到這一點是因為他們能夠長時間保持高效，集中精力做好優先事務。他們為優先事務留出時間，不容其他事情佔據自己寶貴的時間。他們將那些預留時間段與他們所追求的成果聯繫了起來。
預留時間段
我常說我來自“一群昏睡的人”。這雖是玩笑話，但也是事實，似乎我的基因與烏龜（而不是兔子）有著更多的共性。但是，另一些人（即我的合作夥伴）卻很高興自己擁有旺盛的精力，而且他們可以長時間工作且不知疲倦。我也嘗試過，但還不到一週身體就吃不消了。不論我如何努力，我都不能通過延長時間的辦法去多做一些事，因為我的體能不行。考慮到自身的局限性，我必須找到一個方法，讓我在有限的時間內高效率地工作。
圖26 與自己做個約定，並履行諾言
這個方法就是預留時間段。
大多數人認為要取得成功，時間似乎永遠不夠用，但如果你預留出時間，那麼時間就夠了。預留時間段是一種以結果為導向來看待和使用時間的觀點 。亞歷山大·格雷厄姆·貝爾說：“你應把注意力集中在手頭的工作上。陽光只有匯聚到一點，才能燃起火焰。”預留時間段能夠把我們的精力集中在最重要的工作上，它是高效生活最有力的工具。
所以，看看自己的日程，把所有的時間集中起來完成優先事務。如果優先事務是一次性的，就為它安排幾個小時或幾天：如果是重複性的，就可以每天騰出幾個小時，把它變成一個習慣。其他的事——項目、文書工作、電子郵件、電話、通信、會議……都必須等待。如果將時間這樣安排，你就是在經歷高效的一天，它或許會成為你餘生的時間管理模式。
不幸的是，當你發現自己只有越來越少的時間去做最重要的事情時，你的一天就會像下面（圖27）所展示的那樣。
最高效的人的一天則是完全不同的（圖28所示）。
圖27 其他不重要的事主宰了你的生活！
圖28 最重要的一件事讓一天都變得有意義！
如果失敗是因為你的行為導致的，那麼你就必須給這樣的行為分配更少的時間。每天都要問自己這個問題：“今天我要做的最重要的一件事是什麼？”一旦找到了答案，你就要開始最優化你的工作。
成功就是這樣一步步實現的。
憑我的經驗，能夠這樣做的人不僅最有成就，而且在事業上也會擁有最多的機會。因此，他們在業界會因其成就而出名，變得無可替代（反之亦然）。
圖29 你的預留時間日程表
完成一天中的優先事務，就可以做其他事了。還是像前文一樣提問，來確定自己的下一件優先事務，然後預留出相應的時間。重複這個過程，直到一天結束。做完“其他事”或許有助於睡眠，但不一定有利於提升自我。
讓預留時間的方法起作用有一個前提，那就是時間安排記錄的是約定，與誰約定則不重要。因此，你找到自己的優先事務後，就要提前約定。三百六十行，行行出狀元。每天付出足夠多的努力，成功就會到來。
為了取得成功，要為以下3件事預留時間：
1. 留出空閒時間
2. 留出做優先事務的時間
3. 留出做計劃的時間
1. 留出空閒時間
特別成功的人每年都會以計劃空閒時間作為開端。為什麼呢？因為他們明白自己需要空閒時間，而且他們花得起這段時間。的確，最成功的人僅僅將自己的工作時間看成是兩段假期的間隔；而最不成功的人則認為自己不應該休息，因為他們覺得自己不值得或沒時間休息。所以，我們要提前規劃休息時間，將工作時間圍繞其管理，而不是相反的情況。我們會讓其他人知道自己離開的時間，他們也可以據此提前規劃。如果你想成功，就請用時間管理來充實、回報自己吧。
預留出較長的週末和假期用來休息，你會更好地放鬆，之後就會更高效。萬物都需要休息，以便更好地運轉，人類也一樣。
休息與工作一樣重要 。有一些成功人士不注意休息，但我們不應把他們當成榜樣。他們之所以成功不是因為他們不休息，缺乏休息會嚴重影響健康。
2. 留出做優先事務的時間
在留出空閒時間後，就要留出做優先事務的時間。是的，你沒有看錯。最重要的事只能排第二。為什麼？因為如果你忽視了自己的休息時間，那麼你就無法保持成功的狀態。一定要留出空閒時間，然後留出做優先事務的時間。
一天24個小時，大多數時間都被我們荒廢了。
——安布羅斯·比爾斯
那些最高效、最成功的人，他們每天的安排都圍繞著那一件最重要的事。他們每天最重要的約會是與他們自己相約，而且他們不會爽約。如果提前完成了任務，他們就不會認為這一天已經結束，他們還會考慮如何利用剩餘的時間。
同樣，如果他們將優先事務細分成了更詳細的目標，不論花多長時間，他們最終都會完成。在《時間地圖》這本書中，羅伯特·萊文指出，多數人按照朝九晚五的時間點工作，一些人則按任務完成的情況計時工作。例如，擠奶工要擠完奶後才能下班，這對於任何領域的任何職業而言都是一樣的。然而，最高效的人是以“事件”計時的，他們會一直努力，直到完成優先事務。
這種方法關鍵在於盡早規劃自己的時間 。每天早晨給自己短暫的洗漱時間，然後就可以從做優先事務著手，開啟新的一天的日程。
我覺得一天規劃4個小時比較好 。你沒有看錯，我重複一下，一天4小時。說實話，這已經是最小值了。當然，如果你想規劃得更久，也是可以的。
在《寫作這回事：創作生涯回憶錄》一書中，史蒂芬·金這樣形容自己的工作：“我的日程安排得很清晰——上午用來處理新事務，比如撰寫文章；下午用來打盹兒和寫信；晚上用來讀書、和家人在一起、玩遊戲、做些工作上緊急的修改。基本上，上午是我最重要的寫作時間。”一天4個小時或許比史蒂芬·金的描述更讓你感到驚訝，但無人可否定他的成就——他是我們這個時代最成功、最多產的作家之一。
每當我舉這個例子時，總有人說：“這種時間安排對於史蒂芬·金來說很容易，因為他是史蒂芬·金！”對於這種說法，我一般只是回答：“我認為你要自問，他這樣做是因為他是史蒂芬·金，還是說他的行為成就了史蒂芬·金其人。”我的回答通常都會讓他們無話可說。
正如很多成功的作家一樣，史蒂芬·金在事業的早期也嚴格安排自己的時間段，甚至包括午餐時間，因為他的工作與他的志向並不兼容。當他取得了一點兒成功並且能夠把寫作作為一個謀生手段時，他便把預留時間調整成為更加連貫的狀態。
我們團隊中的一位行政助理最近將大量的時間都用在一個項目上。首先，這樣做壓力很大。她不斷地被打斷——電子郵件中的抱怨、同事的求助、團隊成員不斷地佔用她的時間，這些都是她的工作。最後，她不得不借了一台筆記本電腦、佔用了一個會議室來躲開那些不緊迫的請求。還不到一周，每個人都習慣了她忙碌的時間段，也都調整了自己的時間安排。這個過程僅僅花了一周，而不是一個月或一年。會議時間被重新安排，工作繼續進行，這位助理的效率也發生了一個巨大的飛躍。
不論是誰，採用時間預留的方法都是可行的。
保羅·格雷厄姆在2009年發表的文章《執行者的時間表，經理的時間表》中低估了人們對大量時間預留的需要。他作為創業投資公司YCombinator的創始人之一，認為員工時間安排的方式與公司文化相關，正是它們阻礙了工作效率的提高。
格雷厄姆把所有的工作職責分成兩類：執行者（執行或創造）和經理（監督或指導）。“執行者”需要佔用大量的預留時間，用來寫編碼、推敲某個觀點、產生領導效應、招聘新員工、生產產品或者執行項目和計劃。“經理”時間則被分成了幾部分。這段時間被分配給了接連不斷的會議，因為監督者或指導者有權讓“其他人跟隨自己的步驟”。如果將執行者時間也算入會議時間，就可能產生很大的衝突，他們將沒有時間推動自己和公司前進。格雷厄姆看到了這一點，於是把YCombinator的公司文化設計成以執行者時間表為準，所有會議都集中在一天的末尾。
成功意味著你要在上午做一個執行者，在下午做一個管理者 。你的目標就是完成優先事務，如果你不為優先事務預留時間，你就肯定完不成。
3. 留出做計劃的時間
留出做計劃的時間，這是反思自己目前所在位置和目標的機會。對於年度目標，時間表要在一年的晚些時候做，這樣你可以看到大致方向，但也不能太晚，不能影響了下一步計劃。想想自己的長期目標和5年目標，再衡量一下自己未來一年必須有多少進步。我們可能會加一些新目標進去，修改一些目標，或者去掉一些不重要的目標。
每週留出一小時反思自己的年度目標和月目標 。首先，問問自己當月要做什麼才能保證年度目標的實現。其次，問自己這個星期要怎樣做才能保證當月目標的實現。實際上，我們應該問：“根據我現在的情況，我本周有什麼樣的優先事務才能保證實現我的當月目標和年度目標？”我們就是在擺多米諾骨牌。考慮一下自己需要多少時間，並在日程安排上留出來。實際上，當我們為計劃留出時間時，我們也是在規劃自己的時間。
2007年7月，軟件開發者布拉德·艾薩克分享了一個高效率的秘密，這個秘密是他從喜劇演員傑瑞·宋飛那裡學到的。宋飛在成名前經常在各地巡演，有一次艾薩克在一個免費的喜劇俱樂部裡碰到了他。艾薩克問他，怎樣才能成為一個更棒的喜劇演員。宋飛回答說，關鍵是每天寫出笑點（提示：這是宋飛的優先事務）。他的方法就是在牆上掛一幅巨大的日曆，哪天寫了劇本，就在日曆上打一個大紅叉。“幾天後，就可以看到一列紅叉，”宋飛說，“這列紅叉會越來越長，你會很希望看到它，你唯一要做的事情就是不要讓紅叉斷開。千萬不要讓紅叉斷開！”
我喜愛宋飛的方法，是因為我們認為的正確的事情十分一致。他的方法很簡單，僅僅是基於優先事務罷了，但它為自己創造了前進的動力。你看到日曆時可能會感慨：“我這一年竟然都做到了！”整個系統設計的初衷是讓你的長期目標細分成現在就可實施的小目標，即日曆上的紅叉。正如沃爾特·艾略特所說：“堅持不是長跑，它是由很多個短跑串聯在一起的。”隨著你完成一個又一個短跑，它會變得越來越輕鬆，你也會感到越來越有動力。
圖30 增加的大紅叉能讓你獲得非凡的結果
把最重要的多米諾骨牌推倒是一件很神奇的事情 。你所要做的全部工作就是避免破壞這個鏈條，每天積累，直到養成習慣——預留時間的習慣。
聽上去很簡單吧？如果你懂得去維護它，它就不複雜。
維護時間段
因為預留出來的是時間段，所以我們要保護這些時間段。儘管預留時間段並不困難，但保護預留的時間段卻並不容易。你的工作就是保護自己的時間段不受他人干擾，同時也要防止自己的干擾，因為有時你自己也會忽略這一點。
維護時間段最好的方法是擁有堅定的意志。有人想約你出去的時候，你只要說“不好意思，我剛好有事”，然後提出替代方案。如果那個人覺得有些失落，你只能表示同情但不能改變自己的決定。那些最擅長管理自己的時間的人每天都在這樣做，他們總是在維護自己最重要的約定。
比較麻煩的是處理來自重要人物的要求，你怎麼拒絕他們（包括你的老闆、重要客戶、家人，還有那些很緊急的請求）呢？你可以表示同意，但答應後，要問一句：“我在……（某個時間）前做完可以嗎？”通常情況下，他們的請求更多是讓你立刻去做某項任務的請求，但不需要立刻完成，所以提出要求的人需要的答案大多是“這件事情我會完成的”。有時，一件事確實需要你馬上完成，那麼你就要立刻放下手頭上的工作去完成它。在這種情況下，你就要堅守一條原則——“如果你不完成，你就會被換掉”，同時重新規劃你的時間。
如果你已經太忙並且超負荷工作了，那麼完成計劃就真的很難了。如果你將很多時間用在了優先事務上，就無法完成其他事情。這裡的關鍵是，記住優先事務完成後，多米諾骨牌將會倒下，其他事情也就變得更容易或者沒有必要了。我剛剛開始規劃時間時，做過的最有效的事情就是告訴自己：“除非我把優先事務做完了，否則其他一切事務都會分散我的注意力。”寫下這句話，放在你和別人都能看到的地方，時常把它記在心上。用不了多久，其他人就會理解並支持你的這種做法了。你不妨試試看。
最後一個阻礙你按時間表行事的因素，就是不要放鬆自己的思想。日子一天天過去，對其他事情的需求而非對優先事務的需求或許是我們要面對的最大挑戰 。你的生活中並非只有優先事務需要處理，還是有很多瑣事要去完成。所以，一旦想到什麼瑣事，就要在工作日程上寫下來，再回頭做你該做的事。也就是說，你要將腦袋清空，按計劃去完成你該做的事即可。
事實上，有很多狀況都會破壞你的時間安排，下面列出了4種有效的方法可以防止你走神。
1. 建立堡壘。 找到一個抗干擾的工作地點。如果你有辦公室，就在門上掛一個“請勿打擾”的牌子；如果辦公室裡有玻璃牆，那就安上百葉窗。如果你在小隔間工作，那麼可以放一個屏風，或者去其他安靜的地方工作。海明威每天早上7點在臥室裡準時開始寫作。天才商業作家丹·希西“買了一個舊筆記本電腦，刪除了所有瀏覽器和無線網卡”，還帶著這個“落伍的傢伙”去咖啡館，以避免自己走神。以上是兩個極端的例子，你要做的只是找到一個空房間，然後關上門即可。
2. 儲存一些食物。 在工作的地方儲存一些零食、飲料，放在手邊，避免離開你的工作環境。如果你不幸遇到正在找你聊天的人，那麼就算是去喝一杯咖啡，也有可能毀掉高效的一天。
3. 關掉隱形的“地雷”。 關掉你的手機、電子郵箱和瀏覽器，你的優先事務需要你百分之百集中注意力。
4. 贏得支持。 告訴那些很可能要找你的人自己正在做的事情，以及你什麼時候有時間。其他人一旦知道了你的計劃以及你方便的時間，就會主動配合了。
最後，如果你的預留時間是一場拉鋸戰，就問問自己：為了保護我的預留時間，我每天要做的最重要的一件事是什麼？如果我完成了這件事，其他事情會不會變得更簡單或沒必要了？
建議
1. 把點連成線。 只有將目標與當下的現實聯繫在一起，才有可能成功。挖掘自己的目標，讓它變得明確，以確定自己的優先事務。一旦確定了優先事務，下一步就是去實施。
2. 為優先事務預留時間。 完成優先事務的最好方式就是和自己約定，把一天中較早、較充分的時間留給它，不要低於4個小時。你可以這樣想：如果在試行中預留時間，你的計劃能否使自己信服？
3. 不惜任何代價維護預留時間。 只有當自己下決心說“我要專注於最重要的那件事，其他任何事、任何人都不能讓我分心”這句話時，預留時間才能起作用。不幸的是，他人不會明白我們的決心，所以你必須想盡辦法應對這種情況。你的預留時間是自己每天最重要的約會，因此無論如何都要不惜代價維護它。
成大事者不是在拉長工作時間，而是在有限的時間內做得更多。
你必須明白，預留時間很重要，有效地預留時間也很重要。