14歲的時候，我在親戚的店裡獲得了有生以來的第一份工作。
我的堂姐安妮塔在安大略的一座小鎮上開了一家僅有600平方英尺約55平方米的小藥房。我是那裡的藥劑師。
這家藥房也就和一個大一點的儲藏室差不多大，位於一幢醫藥大廈的前門處。醫療大廈裡人滿為患，還有一家簡易診所，整日裡都是排著長隊，全是咳嗽不止的孩子，撕心裂肺的哭鬧聲從門外都可以聽到。
儘管藥房很小，一天也能收到數百張處方，取藥的絡繹不絕。這種環境就彷彿是流水線式的，給人一種腎上腺素飆升的感覺。
有時候，接處方、數藥丸、叮囑注意事項，這一套程序下來連一分鐘都不到。嬰兒們哭鬧不止、蹣跚學步的孩子們流著鼻涕還有沒精打采的媽媽們，他們都擠在一間猶如沙丁魚罐頭般狹小的診室裡等著看喉嚨感染。
一開始，我穿著白大褂，每週五晚上值三個小時的夜班，快被累死了。
安妮塔覺得，把我安排在一周裡相對清閒的時段應該不會對我有什麼大礙。因此，我的工作就是在排隊的人相對較少的時候數藥片。
每週五下班後，我都會開著父親的旅行車到賽百味買一個白麵包夾意大利臘腸的三明治，然後回家看《X檔案》中的斯嘉麗和穆爾德如何辦案。
當面積只有600平方英尺的時候，你真的就只有600平方英尺，一英吋不多，一英吋不少。
裡面擠得簡直是摩肩接踵，只能屈身在角落裡那張骯髒的腳凳上湊合啃幾口涼掉的三明治。藥瓶放得櫃檯上下到處都是，還有一台小冰箱和微波爐嵌在一架小洗手池的上方。
要想去洗手間，必須得從會計那一大摞賬本間小心穿過去。洗手間裡也不寬敞，扔得哪兒都是衣服和皮靴，而且你還得注意別尿在便池兩邊的碼得像金字塔似的薑汁汽水的箱子上。
藥房生意不錯。於是，堂姐又和我爸搭伙在相距20分鐘路程的地方開了一家新店。
“這次”，他們說，“我們總算有了個寬敞的地方”。第二家店的面積是第一家店的三倍，足以擺得下貨架。
這樣，我們就有了放賀卡、防曬霜和創可貼的地方。另外，店員也可以自如地活動了，就像大都會歌劇院舞台上的芭蕾舞演員。這裡真的是空氣充足、貨架滿屋。
16歲的那年暑假，我開始在第二家店工作。如今的我，數藥丸的本領已然達到爐火純青的地步了，也敢鼓起勇氣和顧客聊天了。嘴唇上留著的幾根鬍子也不再使我坐在櫃檯後面看起來像個戴著可樂瓶底般眼鏡的11歲的小屁孩了。起碼，看起來怎麼也得有13歲吧。
我頓時就發現了第二家店幾乎在各個方面都比不上第一家店。
首先，沒有多餘的儲藏空間。怎麼可能有呢？每一個貨架都是滿的，大大小小的瓶瓶罐罐堆得櫃檯上下哪兒都是。貨架上的品種一多，庫存就多。所以說，現在你必須小心不要尿在放在便池兩側的拐棍或賀卡上。
溝通也是個問題。店員之間相互交流靠說話是不行了，必須得通過紙條和筆記本。現在，店裡有了兩台電腦。所以，送處方和取藥就分成了兩個地方。這不僅容易使顧客感到混亂，還會浪費更多的時間。
此外，多跑的這幾步路也會使顧客有時候感到交處方的地方沒有人服務。而且藥丸準備好後，還得叫他們或者在過道裡四處找他們。這樣一來，就會增加藥劑師分發處方、按處方配藥的時間。儘管所有人都和往常一樣在奮力工作，顧客仍難免感到等候時間太久。
這是怎麼回事呢？
原來，工作空間的擴展最終會導致質量的低下。
儘管這個故事貌似和空間有關，但本質上卻是時間的問題。櫃檯長了，取送的時間加倍了，顧客跑的路多了，新店給處方配藥的時間自然就長了。所以說，還是時間上增加了。你有沒有在一間碩大的倉庫裡給處方配過藥呢？那可是需要點兒時間的，是不是？
決定辦事時間長短的法則
1955年11月，《經濟學人》雜誌上刊登了一篇奇怪的文章。該文章署名為西裡爾·諾斯古德·帕金森，是個以前從未聽說過的名字。
讀者在閱讀這篇題為《帕金森法則》時發現，整篇文章充滿了辛辣嘲諷的意味，不僅將政府的官僚作風鞭撻得體無完膚，還將不斷擴張的公司結構冷嘲熱諷了一番。
這篇文章看似是一條信息，實則暗含著嚴厲的批評。在開篇中，作者故作天真地寫道：
據一般觀察，工作的擴展是為了在完成任務的前提下將可支配的時間用完。
換言之，一位悠閒的老太太可以花一整天的時間給她在博格諾裡吉斯寫明信片、寄明信片。
她可以花1個小時找明信片，花1個小時找眼鏡，花半個小時找地址，花1小時零15分鐘寫明信片，花20分鐘決定要不要去下一條街的郵筒寄明信片時拿把雨傘。
這麼說吧，一個工作繁忙的人3分鐘所付出的努力，換一個人就有可能在一天的懷疑、焦慮和苦幹之後整個垮掉。
這篇文章的核心就在這第一句上：“據一般觀察，工作的擴展是為了在完成任務的前提下將可支配的時間用完。”
這句話是否似曾相識呢？比如說，“最後期限是最大的靈感”。“待到最後一分鐘時，就只有一分鐘的時間了。”抑或“錢包裡的錢將把錢包撐滿”。
我堂姐開的第二家藥店可供支配的時間明顯增加了。顧客不再目不轉睛地盯著你，隔壁也沒有了簡易診所和源源不斷的處方。
於是，就有了多餘的時間，查查相關的研究資料、解答解答關於止咳糖漿的問題。相對於以前嘈雜的環境，現在一切都是安靜的。
工作的擴展就是為了將時間耗盡、用完。
回想一下週末將家庭作業帶回家的情景吧！還有什麼比週末更加完美呢？但是，答一頁數學題或是寫一份讀書報告就像一片陰雲般籠罩著週五的夜晚、週六的全天還有週日的上午，想想這些就教人鬱悶。
我記得小時候總是在週日的晚上突擊家庭作業。偶爾，假如週末要出行或是週末兩天都排得很滿，我就會在週五晚上寫作業。
這時，最後期限實際上是被人為地往前提了。那麼，這又會如何呢？感覺簡直是棒極了，彷彿週末又多出了許多時間。由此可見，虛假的截至期限創造了更多的空間。
如何將會議的時間減半
在幾年前的一份工作中，我突然接手了負責公司全體員工每週例會的任務。
例會在每週五上午召開，既沒有明確的議程，又沒有任何的規則或時間表，說句不好聽的，根本就是老太太的裹腳布，又臭又長。
首席執行官想到哪兒說到哪兒，想說多久就說多久，然後將麥克風傳給下一位坐在主席台上的領導時亦是如此。
反正這麼說吧，所有的領導講話時都是這一套。所以，一切都是不可預知的：上午9點鐘開始，常常是10點才結束，有時候還會拖延到10點半，11點的時候也偶有發生。
領導的講話都是左一鎯頭西一棒槌，根本做不到言簡意賅。開了兩個小時的會，人人仍是一頭霧水，怎麼也想不起來會議開始時要商討的重點是什麼。
隨之，我和首席執行官一起重新佈置會議。我們將會議分為5部分，每部分是5分鐘，而且還預先制定了議程和發言順序。
這5部分分別為“銷售數據”“市場分析”“會議主旨”“營銷策略”以及“現場答疑”。在最後一部分中，首席執行官將現場解答聽眾以書信形式提出的問題。
新的會議只需要25分鐘！
而且一次也沒有超時過。
這是怎麼做到的呢？
我下載了一個響音提示器。距離講話結束時間還有1分鐘的時候會發出“咚”的一聲，還有13秒的時候則會發出時鐘的“滴答”聲，時間一到，音/視頻控制人員立馬就會切斷麥克風的電源。還想講，就得到台上去，但沒人會聽你說。逼得你不得不下來。
大家反應如何呢？
起初是怨聲載道。“我需要7分鐘的講話時間。”“我需要10分鐘。”“這時間也太短了，我還有很重要的事要說呢。”
對此，我們一概予以回絕，並且和大家分享了通用電氣公司前首席執行官傑克·韋爾奇在接受《哈佛商業評論》採訪時說過的一段話：
一個大型的組織要想有效率，就必須一切從簡。
一個大型的組織要想一切從簡，就要求其內部人員必須具有自信、相信自己的聰明才智。
缺乏自信的經理人往往會把簡單的事情弄複雜；缺乏勇氣的經理人常常死守著厚重、費解的計劃書，手腳不停地翻看著幻燈片，殊不知那裡面有的都是我們從小就已經明白的常識。
真正的領導者是不需要這些亂七八糟的東西的。人，必須要有自信才能做到至簡至清，才能相信上上下下每一個人都明白了企業的目標所在。
但要想真正做到這一點卻並不簡單。你根本無法相信簡單之於人有多難，對簡單的畏懼又是多麼強烈。
他們擔心一旦一起從簡了，別人就會認為他們頭腦簡單。然而，事實上卻恰恰相反。最簡單的人往往是頭腦清晰、意志堅決的人。
接著又發生了什麼呢？
有了明確的時間限制，發言的人都開始在下面提前練習了。他們給自己計時，講話時注意重點突出、詳略得當，還利用著重號和摘要幻燈片突出要點。
我們引入的理念是“5分鐘之內表達不清的，根本就沒必要再說下去了。到時候，人們不是昏昏欲睡，就是開始查收郵件了”。
你有沒有聽過別人一刻不停地連續講20分鐘呢？除非是條理清晰、言簡意賅、引人入勝，不然的話，那簡直就是夢魘一般。
人人都擔心自己講話時麥克風被切斷電源。所以，25分鐘會議就準時結束了。
那效率如何呢？
一千個人每週節約1小時，就這麼一個小小的變化就給全公司節約了2.5%的時間。
如何一天完成一項三個月的任務
山姆·雷納是技術行業的領導者。在他的監管下，一家大型網站得以成立並發展壯大，一天的點擊量高達數百萬次。
他的手下有60多名員工，是一個很大的團隊。此外，還有一些機動人員，比如設計師、編碼員和文字編輯。
那麼，他是如何激勵他的團隊將這個網站從無到有一點一點設計出來並展現出全新的頁面的呢？
他遵循了帕金森法則，削減了時間。
他事先通知團隊要開一整天的秘密會議，然後在早上的時候給他們佈置任務，告訴他們必須今天完成。
換言之，創建網站的時間只有一天！設計、規劃、測試，一切的一切都必須在一天之內完成。
這逼得每個人都有些抓狂。於是，人人都動了起來，一起精誠合作。
“時間越短，專注力和效率就越高。我們必須一起團結合作，除此之外別無選擇！不然，我們無論如何都不可能在最後期限來臨時完成任務。我們總能夠想辦法實現我們的預期目標。”山姆如是說。
幾個月的任務一天就完成了，這樣就節約了每個人的思考時間、事務時間和工作時間，就不用等到下班後還在床上、在洗澡時或在公交車上為網站的事繼續犯愁。
利用這些時間，他們可以想想其他的事！工作期間，沒有關於網站的郵件要查，沒有外界信息干擾，沒有反覆的會議論證，也不可能理解錯同事的觀點。
所有人都是面對面地交換意見，一起幹活，直到任務完成為止！
那麼，這條產生錯覺、贏得時間的秘訣是什麼呢？
就是壓縮完成任務的時間。
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看看這幅曲線圖的左邊。時間越少，付出的努力就越大。面對最後期限，誰都別無選擇。
想想看你在考試中的專注力有多少？規定兩個小時？你就會在兩小時之內完成！
最後期限創造的緊迫性迫使大腦不得不分清主次、聚精會神。
再來看看圖的最右邊。時間越多，付出的努力就越小。今天想一點，明天開始干，下周再回過頭再干。我們就這麼著犯上了拖延症。
原因何在呢？因為我們縱容了自己，而且還沒有任何的懲罰措施。所以說，晚的最後期限是效率的墳墓。
西裡爾·諾斯古德·帕金森對拖延症是如何評價的呢？
“拖延是最致命的摧殘形式。”他說道。
你有沒有遇到過這種情況呢？那就是你按時完成了任務，老師卻向全班宣佈最後期限推遲了。這簡直是太煩人了！
你按照原計劃完成了任務，精神上卻還得備受反覆檢查有無紕漏的痛苦與折磨，直到最後上交為止。這種狀況可以改善嗎？該如何改善呢？
凱文說得最妙：
老虎：你的故事有頭緒了嗎？
凱文：還沒有。我在等靈感出現呢。
凱文：創造力可不是自來水管，想來就來的。那得取決於心情。
老虎：什麼心情？
凱文：最後一分鐘時的恐慌啊。
請記住：工作的擴展是為了將可支配的時間用完。在我堂姐開的第二家藥店上，在公司原來的全體會議上，在創建網站的常規週期上，你發現了什麼樣的隱形障礙呢？那就是時間。太多的時間。結果，工作的擴展佔用了所有的時間。
該如何解決這個問題呢？
製造最後一分鐘的恐慌！
為自己改一個合適的期限。要記住，任務完成後，你就是在創造空間。還要記住：晚的最後期限不僅是痛苦的，還是一無所獲的。
難道只有書獃子才會在週五晚上做作業嗎？
也許是吧。
但別忘了，他們整個週末都可以盡情享樂。