我的第一份辦公室工作是在我20歲出頭時得到的。
上大學時，在學年之間為期四個月的時間裡，我在一家大型咨詢公司獲得了「暑期實習生」的工作機會。這個名頭聽起來很性感，是不是？
這家公司位於市中心的一幢高層寫字樓裡。凱西是我的頂頭上司，還是我所在項目組的負責人。這個項目的客戶是世界上最大的油氣公司之一。
一個週一的上午，我坐在他的辦公室裡。他的辦公室位於樓層的拐角處，冉冉升起的朝陽透過玻璃窗灑在他的辦公桌上。現在，經過了三個多月的緊張熬夜和週末加班，終於挨到了最後的關頭。
還有幾分鐘最後的陳述就要開始了。
凱西的幽默感幫助我渡過了層層難關。我不知吃了多少中餐外賣方才走到今天。但他在最後一分鐘拋出的問題卻徹底使我支持不住了。我的神經緊張起來，真的是筋疲力盡了。
「我們這兒用的為什麼是假設而不是實實在在的數字呢？」他問道。
「因為我三次給羅傑發郵件詢問確切的數字，他都沒有給我回復。而且，我們也沒有他的電話號碼。所以我就給他的助理髮了兩封郵件，可對方還是一次都沒回，似乎他已經忽視了我們的存在。這你是知道的。」
羅傑是那家油氣公司被吹得神乎其神的首席執行官。每個人都對他仰慕三分。浮誇的雜誌文節裡時常可以見到他的蹤影。
無人不知他是位知人善任的領導，他一面主張要同時兼顧工作與生活，一面若無其事地刷新著每年的業績。與此同時，公司的員工還告訴我們，他在公司餐廳吃午飯，開著一輛破舊的皮卡上班，並且每晚都和孩子共進晚餐。
他簡直就是個傳奇人物。
三個月前，開完介紹會後，我給羅傑去了一封郵件，將會議的情況以及接下來的工作給他做了詳細的總結，並沒有回復。
於是，我就天天晚上帶著筆記本電腦回家，以防他有什麼緊迫的問題或要求給我發郵件。我每半小時查一次郵件，萬一他深夜給我發郵箱讓我明早把項目的最新進度交給他呢？反正，無論他有任何需要，我都得有求必應。
可是，……我什麼也沒有等到。在為他工作的三個月裡，他一封郵件也沒有給我寫過。凱西也從未收到過他的郵件。
我們在項目進行中提出過幾個問題，但也從未得到過任何答覆。就在剛才，我還向凱西匯報了他的助理也沒有回復我的情況。一眨眼，就到了最後的關頭，而凱西還在質問我為何沒有確切的數字。
我平復了一下心情，然後我們倆一同走進了會議室。羅傑就坐在那裡，和我們的公司總裁聊天。
他笑了笑，和我們握了握手，並向我們所做的工作表達了謝意。「我真是太激動了」，他樂呵呵地說道。「我對你們一直以來的努力的感謝是無法用語言形容的。你們簡直就是天才。我相信，你們的匯報將使我受益匪淺。」
聽了這番話，我對他的怒氣瞬間就消失了，還樂得跟得了100萬美金似的。
我們立即投入到匯報工作中並展開了深入的討論。整個過程都是在極其輕鬆、熱烈、開誠佈公的氛圍中進行的。他聽了非常喜歡。我真不敢相信一切都是那麼輕鬆自如。他和我們談話時就像老朋友一樣。會議結束後，我們之間建立了充分的信任。就在我們收拾東西的時候，我突然心血來潮，決定問他最後一個問題。
我完全不能自已了。
「羅傑，首先，今天非常感謝。然而，我們在前期確定某些數字時，由於您的問題遇到了一些麻煩。在後續的一些問題中，我們也沒有收到您的回復。所以，出於一種學習的心態，我能問問您為何既不寫郵件又不回復郵件嗎？你那麼做的原因何在呢？」
他的眼睛微微睜大了一些，他顯然沒有料到這個問題，但卻並沒有顯出任何驚慌失措的樣子。
「尼爾」，他答道，「電子郵件是存在問題的。發完一條郵件後，你的責任就轉嫁到了對方的身上。這可是個燙手的山芋。說白了，郵件就是一項別人轉交給你的工作。」
我點了點頭，回想著凱西和同事們發送給我的所有郵件。
「郵件我是會看的，但那些希望獲得某些信息的郵件似乎並不像它們看似那麼緊迫。」我不回時，一般會有兩種情況發生：
1.郵件發送人自己解決了。
2.若是重要，他們會再給我發郵件。
「當然，我每天都會發一兩封郵件，但通常，我所寫的郵件要麼是『給我打電話』，要麼是『我們聊聊這事吧』。不是我妻子的郵件，我是不回復的。」
這可把我搞糊塗了。
堂堂一家市值幾十億美元、員工達數千人的公司首席執行官怎麼會不發郵件呢？
他停下來看了看我，感覺到了我還是沒有明白。
「你知道嗎？」他繼續說道，「因為我不寫那麼多郵件，所以也就收不到那麼多郵件。大概一天也就是五六封吧」。
一天五封？我在這家咨詢公司不論是上午、中午還是晚上可都是在寫郵件啊！公司裡的每個人都是如此。
「我的收件箱裡有700封郵件」，我的同事們歎氣說。「整個週日下午都在處理郵件。」
這真的是沒有辦法。畢竟，我們的老闆會在週六早上7點、週日的傍晚或者週五晚上11點的時候發送緊急郵件。我知道，這在我們公司和其他的公司都是司空見慣的。
據傳，麥肯錫公司的辦公室人員有28%的時間都在回復郵件。幾乎佔到了他們工作時間的三分之一。貝丁公司是世界上規模最大的電子郵件管理服務公司之一。據該公司統計，平均每人一天收到的郵件是147封。
我們對手機和電腦都產生了依賴，隨時隨地四處發郵件，努力應付著一切。郵件是工作的一部分。而我們都希望把工作幹得漂亮點兒。
我突然明白了羅傑為什麼每天中午在餐廳和員工一起午餐，每天晚上開車回家和家人一起晚餐的原因了。
他這是不願碰燙手的山芋。
他不回復郵件，是不願製造郵件的惡性循環。
我抬頭再次看了看羅傑。
他繼續說道：
「尼爾，人們大部分時間都是自己解決問題的。
他們意識到，他們知道問題的答案，然後繼續大步前行，為下一次培養信心。他們擁有了一個更好的自己。
今天，儘管你的假設並不那麼完美，但它們本身是具有說服力的，相信你從中也學到了不少。
你千萬不要誤會。有時候，我會走過去和別人聊天或者接電話。但郵件就不同了，回復郵件就等於是把難題丟給別人。
我想，沒人願意被首席執行官頤指氣使地幹這幹那，……根本不顧是晚上還是週末吧。
原因何在呢？因為人們會丟下一切去回復郵件。然後，他們再等著我回復。基本上，我發了一封郵件，就會沒完沒了地沒個完。既然如此，索性我就不回了。」
如何保護你最有價值的財富
人只有一個大腦，大腦一次只能專注於一件事情。
大腦是整個宇宙中最不可思議和最錯綜複雜的物體。我們還尚未見過與之類似的東西。我們對它知之甚少。我們使用大腦，卻不知道如何使用大腦。
踢腿時，我們先往後收腿，再向前擺腿。思考時，我們就只是思考。
恰如《歡樂酒店》中的克裡夫所言：「這有一篇有趣的文章說，普通人僅利用了17%的大腦。你明白這意味著什麼嗎，小子？我們沒有充分利用我們的大腦，嗯……還有64%沒有用呢。」
大腦充滿著無限的可能：創造偉大的藝術品，創立企業，撫養孩子，等等等等。沒有大腦，就沒有《星空》和中國的萬里長城，就沒有披頭士樂隊和《聖經》；沒有大腦，就沒有飛機、火車和汽車。
大腦創造了你現在的生活並將隨著你肉體的消亡而消亡。好消息是，現金、年費、月息這些你都不需要交，就免費得到了全宇宙最複雜、最強大的東西。而且是終身享有！唯一的壞消息是沒有保修，需要每天充電，即使是世界上最耐用的款式最多也只能用四萬天（普通款的使用期是2.5萬天。）
壞了，就是壞了。所以，安全帶、頭盔還有訓練是不可少的。為了充電滿格，大腦需要一天6～8小時的睡眠和盡可能健康的食物。這可是一筆不小的投入呢！給大腦充滿電差不多相當於16個蘋果還多。
但別忘了，世界上最強大的超級電腦在你的顱骨裡被壓縮到了三磅（約1.4kg）重，需要這麼多的能量也是並不奇怪的。話說回來，你吃進去的幾乎三分之一的食物都被用來直接供應大腦了。
羅傑是公司裡頭腦最聰明的人，這一點是毋庸置疑的。這些年來，他可以說是平步青雲，步步高陞。而與此同時，她始終堅持每天在餐廳吃午飯，每晚和家人共進晚餐。在與他共事的這短短3個月裡，我學會了如何利用一個小小的變化使每天多出一小時。
什麼辦法呢？
堵住入口。保護大腦。保衛大腦。堵住大腦所有的入口，只留一個可以控制的。除羅傑處理郵件的方法外，後來我還瞭解到，他沒有辦公電話，沒有私人郵件地址，也沒有任何社交媒體賬戶。
通過堵住大腦的入口，給大腦補充能量並讓它肆無忌憚地轉動吧！關緊大門，鎖好窗戶固然不錯，但還得回應門鈴。
門鈴指的是什麼呢？就是首當其衝的要緊事。那羅傑的門鈴是什麼呢？董事會主席和他家人的郵件，而不是語音郵件、手機短信或任何其他的一切。
你在小鎮上的那種前台安有門鈴的便利店裡買過東西嗎？平時，店員總是在忙著往貨架上上貨，打開包裝箱或者提交訂單。但門鈴一響，他們立馬就會出現在顧客面前。
這就是「關緊大門，鎖好窗戶，但還得回應門鈴」這句話蘊含的意思。
讓大腦創造偉大的作品、體味生活的閒暇、為你最重要的想法、最狂熱的努力和最偉大的成就加油助威吧！
你和其他員工共有的最錯誤的觀念
多任務處理。就是同時處理兩件以上的事務。
你經常聽人說這個詞嗎？它的意思是什麼呢？它又是從何而來的呢？
為了追根溯源，讓我們先回顧一下1965年出自IBM的一篇文章吧。這篇文章是如何界定多任務處理的呢？就是「微處理器表面上同時處理幾項任務的能力」。
是的，這就是多任務處理本來的含義，就源自那篇文章。想再讀一讀這個定義嗎？這一次，我會在其中一個詞下面劃上下劃線，以示強調。
「微處理器表面上同時處理幾項任務的能力。」
表面上？是的，表面上！他們所說的表面上是什麼意思呢？難道說，實際上連電腦都無法同時處理多項任務？沒錯，就算是電腦也不行。下面我再引一段文字，請再次注意有下劃線的詞：
單核微處理器支持下的電腦多任務處理實則指的是處理器的分時處理；換言之，處理器一次只能處理一項任務，但不同的任務在一秒鐘之內可以輪換多次。
分時處理，我們全都對此耳熟能詳。就如同是一間湖景房，一年由六對夫婦輪著住。每個人都誤以為這間湖景房是自己的！但其實不然，不過是住的時間段不同而已。
這是對只有一個大腦的單核微處理器而言。你還知道有誰也只有一個大腦嗎？你我這樣的人亦是如此。我們可以製造雙核電腦，卻無法培育兩個大腦的嬰兒。唯有這樣的嬰兒才真正具有多任務處理的能力。
現在，我知道你可能正在想什麼。難道僅僅因為電腦無法真正同時完成多項任務，就說我們自己也不能嗎？想想看，你有沒有過一邊刷牙一邊脫襪子、一邊發短信一邊開車或者一邊回郵件一邊開電話會議的經歷呢？
沒有吧。
你根本不可能實際做過任何一件這樣的事。
你所做的不過是開會車、發下短信；刷會牙、脫掉襪子；脫掉襪子、然後繼續刷牙。你可能是一起完成了這麼多事，便獲得了多任務處理的錯覺。
這恰如我的朋友麥克有一次告訴我的：「同時搞砸兩件事算不上是多任務處理。」
讓我們最後再來看一條有關電腦多任務處理的引文吧。這段話出自美國國家儀器公司的一本白皮書：
對配置單核中央處理器的電腦而言，在一個時間點上僅能運行一項任務，這就是說，是中央處理器向該任務發出的指令。
多任務處理是通過安排哪個時間點運行哪項任務以及下一項任務何時運行的方式解決問題的。
這種為中央處理器重新分配任務的行為被稱為任務切換。當任務切換的頻率達到一定程度時，就會出現一種並行的錯覺。
當任務切換的頻率達到一定程度時，就會出現一種並行的錯覺。
所有員工所具有的最錯誤的觀念就是可以多任務處理，大腦可以同時處理兩項事務。但實際上並非如此，這就是並行的錯覺造成的。
假如不同事情安排得天衣無縫的話，別人會真以為你同時做了兩件事。但其實並不然。你不過是安排地妥當而已。
你見沒見過有人一面查收郵件，一面將電話會議按成「靜音」呢？他們並沒有在用心開會，而是開始的時候打聲招呼，當有人喊他們的名字時趕緊「任務切換」。
例如，當有人問「琳達，你認為這個提議如何？」時，她就會立馬停止發郵件，給出個人的意見。
這樣，就給了別人一種並行的錯覺。
這就和漫畫《呆伯特》裡的故事如出一轍。
《呆伯特》
作者：史考特·亞當斯（Scott Adams）
1.你是認真的嗎？你要在我匯報工作進度的時候處理郵件？
2.別擔心。我可以做到多任務處理。
3.多任務處理？一件事你還辦不好呢。
4.你的所作所為只會增加你失敗的概率。
5.恭喜你成為全宇宙最一無是處的碳疙瘩。
6.你說什麼？對不起，我剛才沒聽見。
7.我說我的項目正在如期進行。
8.好的，太棒了！這完全符合我的預期。
還記得以前只有醫生才有尋呼機的時代嗎？有時候，他們需要隨時待命，總是隨身帶著傳呼機；若非如此，是根本無法聯繫到他們的。
假如有急診，醫院就會給醫生發傳呼信息，這時，醫生就會立即驅車趕回醫院給孕婦接生或者進行闌尾炎手術。特殊情況就需要特殊對待。
後來，一夜之間人人都有了傳呼機；接著，人人又都有了手機。到了今天，隨時隨地都可以聯繫到任何人。
還記得商店逢週日就要關門的日子嗎？那一天是家庭團聚的日子，是去教堂做禮拜的日子，還是寧靜祥和的日子。
沒有商店開門，所有人只是靜靜地待著，什麼事都幹不了。後來，一些商店破了這條規矩。為了競爭，其他店舖都紛紛效仿，地方法律也隨之改變。如今，網上店舖一天24小時都營業。
如何憑借一個小小的變化使一天多出一小時呢？
你需要堵住大腦的入口。
關緊大門，鎖好窗戶，回應門鈴。
如何利用大腦僅有的兩種模式
約翰·克裡斯是巨蟒組的創立者之一。他對如何堵住大腦的入口、如何解放備受「繁忙」蹂躪的大腦頗有一套。
在其一生當中，他深諳排除干擾、創造空間之道，並因此遠近聞名。那麼，其效果如何呢？還算湊合吧。也就是獲得了金球獎和奧斯卡獎的提名，演藝生涯一直延續到70多歲，出演過100多部影片吧。
誠如他在對影像藝術的一次致辭中所言，我們「工作時的大部分時間裡」都是處於關閉模式的。
「因為我們緊迫地感覺到有許多事情要做。若想如期完成，就必須潛心苦幹。這是一種積極但略顯焦慮的模式，儘管這種焦慮並不完全是負面的，有時還可能帶著點刺激和愉悅……在這種模式下，我們做事的目的性是很明確的，故此，會倍感壓力和些許狂躁。」
那與之相對的是什麼呢？約翰稱其為開放的模式。在這種狀態下，大腦是自由自在的、是活潑快樂的，這時的大腦具有創造偉大的潛能。聽起來是不是有些違反常理呢？也許吧。然而，堵住了大腦的入口……也就開闊了你的思維。
「比較而言」，約翰說，「開放的模式比較輕鬆、豁達，也沒有那麼明確的目的性。這時候，更宜於沉思，更宜於幽默……故此，也就更加地富於遊戲性。與此同時，在沒有任何具體任務的壓力下，我們的好奇心得到了最大化的激發。而且，這種遊戲的心態也使我們與生俱來的創造力有了重見天日的機會」。
該如何進入開放模式，又該如何堵住大腦的入口呢？
「這就要學會勞逸結合。」他如是說。
「遊戲性和創造力在通常的壓力下是無法產生的，因為應對壓力是需要切換到關閉模式的。所以，必須要學會忙裡抽閒。這就意味著要閉門修煉，營造一片安靜的空間，達到泰然自若的境界。」
記住，一定要營造一片安靜的空間，達到泰然自若的境界。
工作中必經的難關
如何清除外界的干擾呢？如何閉門……修煉呢？而且還不能在森林裡修建小屋？
這並不是輕而易舉就可以做到的。
在擔任沃爾瑪的領導力發展部主任期間，我發現了人們和我溝通時的六種方式：電子郵件、語音郵件、即時信息、手機短信、字條、當面交談。不管是哪種方式，都會佔用我的時間，因為我必須為此做三件事：
1.整理信息
2.分清主次
3.任務切換
「人在工作環境中」，密歇根大學心理學家大衛·梅耶爾說，「除文字處理外，還要接電話、和同事溝通、向上司匯報，一刻不停地切換著任務。專注力一次連幾十分鐘都堅持不到，那就意味著公司會為此喪失20%～40%的潛在效率。用研究人員的話講，這就是任務切換的『時間成本』。事實上，在任務切換時，人人都會有短暫的腦閉塞產生。首先是產生切換任務的想法；其次是實現任務的切換；最後是適應當前的任務」。
范德堡大學心理學家雷內·馬魯瓦做過一項研究。該研究顯示，大腦具有一種「反應選擇瓶頸」。
我簡直愛死它了！當有人給我打電話的同時，既有新郵件又有人到我辦公室找我時，會出現什麼情況呢？反應選擇瓶頸。
想像一下這時有個機器人的聲音一頓一頓地警告說：「錯誤、反應、選擇、瓶頸。」換言之，就是說我的大腦死機了。
哈佛商學院有一項名為《呼風喚雨：為何壞天氣意味著高效率？》的研究。在朱婭·茱莉亞·李、弗朗西斯卡·基諾和布萊德利·R.斯塔茨的共同主持下，該研究顯示，壞天氣可以減少工作的可選擇性，並以此提高工作效率。減少了外出的機會？室內的工作效率自然而然就上去了。
有一天上班的時候，我決定盡可能地排除一切干擾。關緊大門，鎖好窗戶固然不錯，但還得回應門鈴。（對我而言，門鈴就是老闆發來的電子郵件。）
首先，我登錄了語音信箱，將其永久設置成了無法接收語音郵件的「假日模式」。這樣，就沒有了煩人的「嗶嗶」聲，電腦上的紅燈也不亮了。
我留了一條信息給大家，告訴他們有事改給我發郵件，然後不慌不忙地拼下了我的郵箱地址，如是反覆了好多次。
接著，我刪除了辦公用的即時信息軟件，又從辦公電話裡退出了所有員工都使用的短信應用軟件。
同事們之所以使用這兩個軟件發送信息，是因為它們可以營造一種並行的錯覺。
但這一切都是表象。其背後還是整理信息、分清主次、任務切換。不行，「離開模式」已經不能滿足我的要求了，我要把它們刪得一乾二淨。
最後，我關閉了郵件的所有通知。這樣，就聽不到「叮」的提示音了，也沒有自動彈出的消息了，也不會有新郵件的提示通知了。
沒有了語音郵件、沒有了手機短信、沒有了即時信息、沒有了郵件提示，我獲得了前所未有的專注力。若是想從辦公室躲會兒清靜，我就會到餐廳工作會兒。
完全排除了外界的干擾，我就可以自由選擇專注的問題、思考的任務並一舉將其拿下。
如何利用一個小小的變化使每天多出一小時呢？
堵住大腦的入口。關緊大門，鎖好窗戶，接聽需要回應的門鈴並保持全神貫注。換言之，就是排除一切干擾，做到心無旁騖。
一定要注意，當你的效率激增時，工作效率就會隨之提高，這樣你就可以更加愜意地享受閒暇的時光。