沒有永遠都管用的戰術，只有永遠都能隨機應變的談判者。
談判桌上的文件，看似只是談判者為了談判所準備的文件資料，但是如果這些資料的數量看起來很多時，往往會讓談判對手感覺到心理壓力，這就是文件戰術。我們在生活中，經常會遇到這樣的狀況，當一個人在表達自己的意見時，如果他的手邊放著一疊厚厚的資料，我們會對他所說的觀點更加信服。這是人的一種慣性心理，看到講話的人手邊有資料時，就會想當然的認為對方是在參考這些資料後得出的觀點，資料越多，就說明講話的人準備越充分，聽者也就越容易被說服。這種情況放在談判桌上，當談判者帶著大批文件資料出現在談判場地時，談判對手會覺得對方為這場談判做了很充分的準備，心理上首先就會感到有壓力，在談判中對方發表觀點時，也會因為對方準備資料的充足而不敢隨意反駁，最終在談判中陷入被動。
老李是公司的董事，最近一段時間，他的工作一直都比較忙。這天，公司要召開董事會議，老李從百忙中抽身趕去參加。由於手頭的一些工作還沒有忙完，老李讓秘書準備了厚厚的一疊資料，打算在董事會議結束後再找個地方仔細瀏覽。
由於路上堵車，老李到得有些晚。他推開會議室的門，其他董事都已經入座。老李拿著厚厚一疊資料向座位走去，將資料放在面前的桌子上，坐了下來。這時，他發現所有人的目光都集中在他面前的文件資料上，讓他覺得有些奇怪，但又想不出所以然。會議開始了，針對議題，各位董事們都爭相發表自己的觀點，各抒己見，甚至發生了爭論。這期間，老李一直沒有發言。他對於此次會議討論的內容並沒有做相關的準備，因此他覺得自己還是先聽聽別人的意見為好，自己什麼情況都不瞭解，隨便發表觀點只會惹人笑話。因此，老李始終沉默著，傾聽別人的發言。
會議進行到後期，各位董事始終無法達成一致，現場氣氛一時變得有些僵持。這時，董事長微笑著向老李說：「李總，我們想聽聽您的觀點。」現場董事的目光都轉向老李。老李一時有些心虛，畢竟他一點兒準備工作都沒做，談不上有什麼自己的觀點。因此，他把剛才聽過的其他人的發言中自己認為比較好的部分，拿出來整合了一下，當作自己的觀點說了出來。他本以為自己這些臨時拼湊出的言論不會得到大家的認可，沒想到，在他發完言後，董事長還有各位董事卻一致表示認同，覺得他言之有理。最終，董事們以他的觀點為基礎，又做了一番細緻的討論後，達成了一致，結束了會議。
離開會議室，老李心底裡還是有些疑惑，自己的觀點明明很一般，為什麼大家會如此認同呢？他找到了董事長，向他傾訴了自己的想法。董事長聽了他的話，不解地說：「你的觀點很好啊。而且，你做了那麼充分的準備工作，大家當然會認為你的意見更客觀。」
「我並沒有做什麼準備工作啊。老實說，我在來到會議室以前，連討論的議題是什麼都還不清楚呢。」老李解釋道。
「那你手邊那疊厚厚的資料是什麼？」
「只是我手頭一些工作的資料，因為時間來不及，我只能先拿到會議室來了。」
老李向董事長解釋清楚了自己所謂的「意見」只是臨時拼湊他人的觀點得來，董事長在明白了事情的前因後果後，不禁覺得哭笑不得。他告訴老李，現場的董事們，正是因為他手頭的那一堆「假」資料，才如此信服於他，即使他提出的觀點實際上很一般，有了「假」資料的支持，也會讓人覺得是真知灼見。
文件戰術之所以能夠發揮力量，就在於它利用了人的心理特點。董事們在看到老李拿到會議室的資料時，即使老李沒有說明資料的用途，董事們也會想當然的把這些資料與這次的會議聯繫起來。在這個例子中，我們可以看到文件戰術所發揮的巨大力量。原本只是平凡無奇的觀點，只是因為在講話者的身邊放著一堆資料，講話者所說的意見立即價值倍增。可見，在談判中利用人們的心理特點實施文件戰術，可以達到事半功倍的效果。
在應用文件戰術時，也有一些不得不注意的地方。首先，談判者帶至現場的文件資料，應該是真實的與談判相關的資料。如果像上述例子中的老李一樣，拿了一堆與談判毫不相關的資料來到現場，雖然也能夠在最開始的時候給對方帶來心理壓力，但是一旦被發現，會讓對手對你完全喪失信任，得不償失。因此，在談判場上，絕不能為了一時的便利而用假資料來矇混過關，這樣會招致難以挽回的後果。
其次，文件戰術使用的時間是在談判一開始。也就是說，當談判者進入到談判場地時，就要將隨身攜帶的文件資料放在桌子上讓對方注意到。如果在談判中期或是後期突然把一大堆的文件資料拿出來，對方不僅不會覺得你準備充分，反而會以為你是在談判中遇到了什麼困難，急需查閱資料來解決，這樣反而會讓對方佔據了心理優勢。
最後，要清楚不是所有的談判場合都適合於利用這種戰術。當談判者是在自己的場地內與對方進行談判時，這樣的策略顯然會加大對方的心理壓力。但是，如果談判是在對方的場地內進行時，這樣的戰術就不再適合談判者使用。因為當談判者攜帶大量的資料前往時，對手會疑心談判者大費周章搬來一大堆資料的用意，甚至會識破這一行為背後的文件戰術。所以，在具體的談判場合，對文件戰術的應用一定要靈活，不能認為只要是談判這種戰術就能派上用場。要知道，在談判桌前，沒有永遠都管用的戰術，只有永遠都能隨機應變的談判者。