在本步當中，你將學會：
● 利用現代人的記憶特點，讓別人記住你和你所傳達 的信息
● 控制你總在忙碌的大腦，描繪一幅清晰的信息地圖
● 聰明地組織一次談話，控制談話的進度和方向
「預測未來最好的辦法就是去創造未來。」
——艾倫‧凱（Alen Kay） 軟件工程師
「預測未來最好的辦法就是去創造未來。」
——艾倫‧凱
要想通過談話得到你想要的結果，一個最重要的方式就是調整你組織話語的方式，讓你的話語不僅可以吸引對方，而且可以激勵對方採取實際行動。 好了，你已經仔細分析了你的談話對象，你很清楚自己在跟誰交談，以及該如何接近他們。現在，你該學習如何組織話語了。
同樣，無論你的談話對像規模多大，是一個人還是一群人，或是一場正式的大型發佈會，你都必須學會組織語言，這也正是我們將在本步討論的主要內容。
在組織話語過程中，一定要記住，我們如今正生活在一個24小時插電的時代，信息膨脹，每個人每時每刻都在接收大量來自各方面的信息，所謂的「工作與生活的平衡」幾乎成為一句空談，每個人都像發瘋一樣。
好消息是，如今事情正在向另外一個方向發展。正如Strategcations公司總裁唐納‧雷默（Donna Ramer）所說的那樣：「人們越來越重視截止日期的現實性。很多服務和咨詢公司都開始拒絕客戶提出的那些不符合實際的要求，尤其是對於那些總是在最後一刻丟來一個項目，並要求對方必須通宵達旦地完成工作的客戶。如今人們在確定截止日期時似乎也開始變得靈活起來，他們可以退後一步，不必立刻回復郵件，人們不再一味重視速度，轉而開始重視質量了。」
「斷電」這個概念開始進入人們的生活。什麼意思呢？正如Quinn公司執行副總裁約翰‧弗雷澤（John Frazier）所說的那樣：「我有時會在週末給自己來個徹底斷電（但前提是不會影響公司發展）。我不僅不查郵箱，還不讀報紙，不看CNN（通常來說，我每個週末都會做這些事情）。結果呢？每次這樣做之後，我在週一回到辦公室的時候都會更加清醒。」眾所周知，Google公司鼓勵自己的工程師投入20%的工作時間去做自己感興趣的事情，Gmail、Google新聞和Google通勤巴士等發明都是因此而產生的。但糟糕的是，雖然越來越多的人開始意識到「人並不是工作機器」，另一方面黑莓手機和移動電話也開始介入人們的生活。
直到今天，人們依然在「活著就是為了工作」和「保持工作和生活的平衡」兩種人生態度之間搖擺不定，相關統計數據表明：
● 25%的員工喜歡在允許彈性工作制的公司就職。
● 大約20%的員工有時會在家工作。
如果說在什麼場合必須保持思路清晰的話，那就是主持會議的時候。如今的會議已經完全處於失控狀態。大多數人都覺得要開的會實在太多了，不僅如此，這些會議基本上都是在空談——除了浪費一兩個小時，甚至是一整天之外，會議對工作根本沒有任何幫助，有時甚至會讓工作進展更慢。
其實不一定要這樣。下面我將告訴你該如何控制已經失控的會議，把它拉回到預定的軌道上來。
在本步當中，你將學會：
● 利用現代人的記憶特點，讓別人記住你和你傳達的信息；
● 控制你總在忙碌的大腦，描繪一幅清晰的信息地圖；
● 聰明地組織一次談話，控制談話的進度和方向。
嘿，請注意！
強迫自己每週末完全放鬆一下——哪怕半個小時也行。如果你想要在工作時保持思路清晰，就一定要學會給自己斷電、充電、重新聚焦。
現代人的記憶特點
我們正生活在一個嘈雜萬分的時代，人們不僅很難接收到你的信息，更是難以吸收你所傳達的內容。通常來說，你剛說完不到半個小時，他們可能就已經忘得一乾二淨。事實上，在今天這樣一個時代，如果他們能夠記得在回家的路上拿起牛奶或買份匹薩，就已經算是幸運的了。
當然，我們都曾經有過這種感覺，隨著工作和生活之間的界限變得越來越模糊，情況也變得越來越糟糕。很多人都會在走到某個地點之後突然忘記自己為什麼要來這裡 ——想想看，你有過多少次這種感覺了？
之所以會出現這種情況，其中一個主要原因就在於，人們總是追求在一份文件或一次談話中加入太多信息，同時卻根本沒有任何真正的重點或主題，但卻又希望自己的談話對像能夠記住所有這些信息。事實上，除非你能夠更加嫻熟地組織語言，讓你所傳達的信息能夠在幾個小時、幾周、甚至幾個月之後仍然迴盪在對方心中，否則你的談話可能只是白費心機。
人的短期記憶到底能有多差勁。情況可能比你想的還要糟糕。我在工作當中幾乎每天都會看到類似的情況。事實上，在我的工作室裡，我經常會用一種簡單的單詞遊戲來證明人的記憶到底有多糟糕。每次都會得到同樣的結果。
遊戲是這樣的。首先我會告訴大家，我將說出10個英語單詞，他們可以寫下來，但必須等到我全部說完之後再寫。然後我會說出這10個單詞：slumber（睡眠）、dream（夢）、insomnia（失眠）、apnea（呼吸暫停）、rest（休息）、evening（夜晚）、NyQuil（奈奎爾——一種常在電視上做廣告的藥品）、nightmare（噩夢）、wake（喚醒）、REM。
我給他們大約一分鐘時間寫下自己聽到的單詞，然後我會問他們究竟寫了什麼，很少有人能全部寫對。這個遊戲聽起來似乎非常簡單，但事實上它卻可以在如何組織話語方面給我們一些非常重要的啟示：
● 大多數人都只記住了第一個和最後一個單詞。所以幾乎每個人的紙上都會有slumber（第一個）和REM（最後一個）這兩個單詞。
● 大多數人都會記住不斷重複的單詞，比如說NyQuil（這個單詞已在廣告中重複很多次了）。
● 大多數人都會在記不清的地方按照自己的想法填上一些東西。比如說大多數人都會寫出sleep（睡）——事實上，我的清單中根本沒有這個單詞。為什麼？人們之所以記不住這麼多單詞，是因為這些單詞之間並沒有任何串聯。人類的大腦每分鐘可以處理800個單詞，但一旦這些單詞之間毫無關聯，或者輸入的信息不足，它就會按照自己的程序創造內容。
好了，在瞭解完這個遊戲之後，你可以開始想想看，當你在跟某個人談話的時候，他的大腦究竟在做什麼？在你所傳達的信息中，他們究竟能夠真正聽到、吸收和理解多少？答案非常恐怖。
但可能最讓人感到恐怖的，還是人類大腦的另外一個特點：當他們沒聽到或沒能完全理解你所說的事情時，他們就會在大腦中創建自己的版本，按照自己的方式來理解你所傳達的信息——這也就意味著，如果你組織話語的方式不夠科學，那麼你所傳達的信息就很可能會被扭曲，甚至跟你的原意相差十萬八千里。
根據記憶特點組織信息
不幸的是，如今科學還沒有發展到像科幻小說那樣，只要一粒藥丸就可以在人類大腦中種下所有必要的信息。但幸運的是，只要按照以下幾個簡單的規則來組織話語，你就可以大大提高你的信息在對方大腦中生根的幾率：
● 一定要確保你所說的內容跟你的談話對像切身相關。 你真正瞭解你的談話對象，知道什麼東西對他們最有說服力嗎？
● 你的話語一定要簡單 。生活已經夠複雜了，所以千萬不要再動不動就大談那麼多抽像的概念——除非你的聽眾需要而且想要聽到它們。多用名詞和動詞，少用形容詞。
● 盡量把你的每句話縮短至12到15個單詞，甚至更短。 你在每句話中使用的單詞越多，就越可能被對方遺忘。無論是對一個人還是對一個群體，你的話語都應該切中要害，簡明精要，每句話都應當傳達一條清晰的信息。越是重要的信息，越要放在最前面。尤其是在一些非正式的溝通場合（比如在電梯或大廳裡），更是如此，因為你的談話隨時可能被迫中斷。
● 開門見山。 談話開始的最初30秒決定一切，所以你需要一下子就抓住對方的注意力。要用一種誘人，甚至是幽默的方式來引出你要傳達的主題——比如用個小故事等，最好的選擇是用一些跟對方個人相關的信息開頭，千萬不要用笑話，那樣很可能會把對方的思緒引到別的地方。
● 記住「第一個和最後一個」法則 。大多數人都只會記得你告訴他的第一件和最後一件事，所以在談話的開頭和結尾上一定要多下功夫。
● 重複。 3是一個非常神奇的數字。有經驗的演講人、作家和主持人都很清楚三個單詞要比一個單詞更容易被記住。人講話就像是在唱歌一樣，3個單詞的節奏感要遠大於1個單詞，所以3個單詞的話通常也會比1個單詞更容易被人記住。如果你在演示中需要傳達很多信息，最好的辦法就是時不時地做總結。
● 描繪你的信息 。如果有可能，盡量用圖畫的方式或話語來傳達你的信息，讓對方在大腦中勾勒出一幅你所描繪的圖景，那樣他們的記憶就會更加深刻。
● 要保持跟對方互動 。你可以通過問答或其他方式激發對方思考，跟對方保持互動，互動越是強烈，對方就越容易記住你所傳達的信息。
開啟右腦的「語言天窗」
在暢銷書《一個全新的大腦：為什麼右腦人將會統治未來》（A Whole New Mind：Why Right-Brainers Will Rule the Future）當中，作者丹尼爾‧平克（Daniel Pink）寫道，在過去幾年中，整個世界都在從線性思維向所謂的「概念時代」（Conceptual Age）轉變，這也就意味著，那些「圖畫型」思考者，那些擁有右腦式思維的人（這種人往往更富有創意，更能理解別人的心思，更善於揣摩情感方面的東西）將會決定人類的未來。
你可能要問了，這跟我們要講的主題有什麼關係呢？一般來說，傳統上，人們主要是用左腦的方式來組織語言、傳達信息，他們首先會列出一個詳細的框架，然後會用各種事例和數字來證明自己的觀點。這種思維方式在列購物清單或安排活動時非常有用，但它卻很難傳達那些比較複雜的信息 ——這時我們就需要一種完全不同的思路，也就是我們所說的右腦式思維。
在繼續下面的內容之前，我們首先瞭解一下什麼是右腦思維，什麼是左腦思維。
左腦思維者往往都比較講邏輯，重細節和事實性信息，這種人比較講究次序和實用性，他們通常都是「數學和科學型」人才。
右腦思維者則比較聽從直覺，他們喜歡畫面感較強的信息，重視字眼的含義勝過字眼本身，喜歡動用想像力，往往比較衝動，這種人通常都是「哲學和宗教型」人才。
嘿，請注意！
在進行頭腦風暴時，在紙上寫下你所想到的任何東西——哪怕是那些當時看起來毫無關聯的東西。試試看吧，結果會讓你感到大吃一驚！
專家提示
帕特利西亞‧ 韋斯特
「每次開口之前，我都必定會設計一種最為簡單的話語方式。尤其是對我這種思維方式的人來說，這點尤其重要。我是什麼思維方式呢？我經常會把不同的概念、思路等相互聯繫在一起，有時候它們之間甚至根本沒有任何關係，這就是我所謂的多層次思維。我很清楚，並非所有人都會用我這種方式思考，所以我總是告誡自己，組織話語時一定要做到KISS（Keep It Short & Simple『簡短而簡單』的英文縮寫）。
「有時如果要傳達的信息很多，我通常會事先準備好一份話語腳本，在組織語言時想盡一切辦法找到最合適的字眼。腳本的作用是確保我不至於漏掉那些最重要的信息點，或者是能夠按照某個特定順序來傳達的信息。有時在寫完腳本之後，我會在每一條信息旁邊加上一些『刺激性字眼』，並在實際交談時用到這些字眼。
「我盡量不去記住任何東西。這種做法太老套了，而且通常會影響我的現場感——這點在交談過程中尤其重要。」
大多數人都屬於其中一種思維方式者，但有些人也能同時顧及兩種思維方式。就在我創作本書的時候，網絡上正流行一種測試遊戲。遊戲對象是一個在屏幕上不停旋轉的舞者，如果你感覺她是在順時針旋轉，你就屬於「右腦思維者」，而如果你感覺她是在逆時針旋轉，則你會被認為是「左腦思維者」。很多人都既能看到她在逆時針旋轉，又能看到她在順時針旋轉。這也就是說，即便你屬於左腦思維者，你也可以通過有意識的訓練用右腦思維者的方式看問題——至於如何做到這一點，我們將在下文詳細談及。
所謂「信息地圖」，本質上是一種非常右腦式的信息組織方式。它能幫你通過頭腦風暴的方式找到最適當的字眼，還可以幫你用一種非常左腦的方式來合理組織這些字眼。
「信息地圖」又被稱為「簇式思維」（cluster thinking），它可以幫助你一眼看明白你所要傳達的信息 ——無論它們是寫在一張紙上、黑板上，還是寫在牆上的表格裡。這種思維方式可以極大地激發我們的創造性，因為它不僅包含一些字眼，還會包含許多符號、色彩和個性化的格式。
你可以把上面的圖放大，多複印一些貼在牆上，因為你將在未來反覆用到這種工具——無論是在工作還是生活中，只要你需要傳達一些比較複雜的信息，需要在開口之前列出你所要講的內容，它都可以幫助你。
如何繪製你的「信息地圖」
你希望在談話結束之後，你的聽眾處於一種怎樣的狀態？你希望他們能夠得出怎樣的結論？你希望他們對你剛剛傳達的信息作出怎樣的反應？在進行任何交流之前，一定要首先回答清楚這些問題。
首先是「核心信息」，也就是信息地圖最中間的那個圓圈。記住，一條好的核心信息通常可以被總結成十幾個單詞。它會用最簡單的字眼描繪出你希望得到的結果，而且它一定是圍繞談話對像——而不是你自己——的需求展開的。比如：「請選擇我們的產品。它不僅非常精確，而且價格便宜。」或者「這次收購將會使我們成為一家跨國公司，銷售額大大提高，成本則大大降低。」或者「請投我一票，我可以在不減少大家正常補助的情況下減少公司債務。」如果核心信息不簡潔，聽眾很可能就不會有耐心聽你接下來所說的內容。
在信息地圖中央地帶寫下你的核心信息。然後是一些支持性的證據，也就是支持你的信息的「證據點」，它們的主要功能是說服對方，並督促對方採取行動。「證據點」就是圍繞在核心信息周圍的一些衛星圓圈。問問自己：「還有什麼能夠支持我的核心信息？對方要聽到什麼才會接受我的建議？如果想要說服對方採取行動，我需要克服哪些抵制性因素？」隨著湧入大腦的信息越來越多，你漸漸就會發現這些信息之間的關聯，並最終制定出一份極具說服力的信息地圖。
比如你打算進行一場演示。通常來說，一場演示的「證據點」最多不能超過4個。但正如我們在信息地圖中所展示的那樣，每個「證據點」周圍又可以有一些小的信息點。
經典案例
艾德龍傳播公司（Eidelon Communications）聯合創始人，直銷專業人士約翰‧格雷夫斯（John Graves）和丹尼斯‧雷甘（Dennis Lonergan）曾經指出，許多會議之所以會成為一場空談，原因就在於發表意見的人太多。換句話說，廚子太多，反而可能會壞掉一鍋湯。
問題 ：艾德龍傳播公司是一家總部位於紐約曼哈頓的直接營銷公司，該公司的主要客戶是美國境內的一些非盈利公司，它的最大客戶是一家總部位於華盛頓的大公司。很長時間以來，艾德龍公司提出的很多建議都得到了該客戶的高度讚賞，但不知為什麼，雖然客戶極為推崇艾德龍公司的創意能力，但艾德龍公司的許多方案最終都沒能得到落實。這是為什麼？經過分析之後，兩位創始人發現，這家客戶的很多人都喜歡參與創意過程，但最終卻讓很多創意都胎死腹中。
解決方案 ：艾德龍決定採用一種新辦法，對整個會議進行嚴格掌控。
「按照以前的做法，我們會帶著演示文件走進會議室，向客戶——通常還會有她的上司、同事、市場合作夥伴等等，介紹我們的創意。」艾德龍公司總裁丹尼斯‧雷甘告訴我，「有時會議室裡會擠上20多個人。我們的演示大概會提供10個左右的創意，一開始大家都對我們的演示充滿熱情，興奮不已。他們會七嘴八舌地大談自己的想法，這種做法看似充滿熱情，但最終卻只會一個個扼殺我們的大多數創意。」
「在經過三四次演示之後，我們開始更加謹慎地控制整個過程。首先是大大減少我們提出的創意數量——我們只提出自己感覺最出色的創意；同時分析對方可能會提出哪些『建議』，並想好該如何應對這些『建議』；同時我們會嚴格控制演示的時間和參加演示的人數。我們建議對方不再邀請資歷尚淺的職員和市場合作夥伴，把參加演示的人限制在直接決策者範圍內。演示的時間通常不超過45分鐘 ——我們會以『接下來還有其他安排』為由提前跟對方打好招呼。結果我們的討論變得更加高效，演示的效果也大大提高。」
通過精心操縱整個演示過程，限制參與者的人數，並在會議結束之前達成結論，艾德龍公司在隨後與這家客戶的合作中變得一帆風順，他們的很多創意也都在客戶內部一路綠燈。
如果要進行一場大約20分鐘的演示，你的「證據點」最多不能超過4個。如果你是要發表一場時間較長的演講，你的「證據點」最多不能超過10個。一旦確定核心信息和主要的「證據點」，整個演示或演講的結構基本上就可以確定了。
無論是進行一場半個小時的演示，還是跟客戶做30秒的簡短交談，你都可以在15分鐘之內繪製完你的信息地圖。
麗拉的煩惱
我的一位朋友麗拉是科羅拉多的一位圖形設計師，由於孩子還小，她向公司申請在家工作。有一天麗拉給我打來電話，告訴我她很難在工作和生活之間把握好平衡，對於那些在家工作的人來說，這種情況並不罕見。問題的關鍵在於，她不僅要努力工作賺錢還按揭，而且還要照顧每個星期都在長大的小傢伙。儘管如此，她還是發自內心地熱愛自己的工作。每次將一個創意付諸執行的時候，她內心都會有一種巨大的成就感。的確如此，她在兩個世界之中掙扎不停，感覺無法捨棄任何一個。
日子一天天過去，她在工作上的麻煩越來越大，尤其是她無法讓自己的上司特麗明白自己每天都在幹什麼。麗拉感覺特麗總是以為自己每天都把時間用來照顧孩子了，根本沒有心思工作；可事實上，麗拉把大部分時間都用在了工作上，以至於她幾乎沒有時間照顧自己的家人。她認識到自己必須解決這個問題，重新掌控自己的生活，而且要盡快。
麗拉告訴我，她每天都會給特麗發去一封長長的郵件，但特麗仍然不相信她的確在盡心工作。每次回復郵件時，特麗都會告訴麗拉自己太忙，根本沒有時間讀完這麼長的郵件！麗拉每個星期都會抽出2天時間開車一個半小時趕往辦公室，做出一副忙忙碌碌的樣子，可事實上，她在辦公室的大部分時間都用來參加那些毫無意義的會議，有時她的同事剛剛過來跟她閒聊一兩句，特麗就剛好出現了！
接到電話之後，我先讓這位可憐的女士發洩了半個小時。然後我讓她做幾下深呼吸，告訴她我不僅能幫她安排好工作和生活，減輕她所面臨的壓力，而且還能幫她跟上司好好聊聊，說明她在家工作的效率要遠遠高於在辦公室。然後我聽到電話那端的人鬆了一口氣……好了，可以開始了！
首先，我讓麗拉把她寫給特麗的郵件轉發幾封給我，以便我瞭解為什麼特麗會感覺麗拉的郵件過於冗長。打開郵件之後，我發現，每一封郵件的信息都非常混亂。除了向特麗匯報自己的工作進度之外，麗拉還時不時地向特麗表示歉意，「實在抱歉，本來可以做得更多！」除此之外，麗拉的郵件裡還充斥著大量的家長裡短：「孩子病了」，「天花板出了問題」，「為了提高工作效率，丈夫重裝了我的電腦，結果我兩天都不能用電腦工作」，「保姆請假了」，「新請的保姆又得了感冒」，「媽媽太忙，根本沒時間幫著帶孩子」……麗拉列舉了一大堆理由來說明有些工作為什麼沒能按時完成，可沒有一條理由是特麗所能接受的。
麗拉告訴我，她越是試圖跟特麗說清情況，特麗就似乎離她越遠。我告訴麗拉，她要做的第一件事情就是停止找借口。她需要重新組織自己的郵件，告訴特麗自己做了什麼，而不是沒能完成什麼——除非某項工作已經到了截止日期。最重要的是，千萬不要在郵件中談論自己的生活細節。我告訴麗拉，除非特麗也曾經在家工作過，也有一位「試圖幫助她的丈夫」和一位「總是需要照顧的孩子」，否則她根本不可能體會到麗拉的生活，也根本不會產生任何共鳴。因為她們兩人生活在兩個完全不同的世界裡，所以麗拉所說的這些家庭生活細節只會讓特麗離她越來越遠。
想想看，為什麼特麗總是要在星期天的時候開會？為什麼她會在晚上給麗拉發郵件（她明知道麗拉晚上要照顧孩子）？毫無疑問，特麗在做這一切的時候，根本不會站在麗拉的角度考慮問題。
麗拉說自己越是努力，越是向特麗表示忠誠，她跟丈夫之間的關係就越是疏遠。不僅如此，她的女兒感覺媽媽似乎從來都沒有時間陪自己玩，不管自己怎麼要求，媽媽似乎總是無動於衷。
我告訴麗拉她需要在工作和生活之間劃清界限。比如她可以為自己設定一個特定的工作時間段，分清哪些時間是工作時間，哪些時間是家庭時間。雖然特麗會在晚上10點給她發郵件，但這並不意味著她一定要在10點回郵件。不能因為麗拉在家工作，丈夫就不讓她僱人來照顧孩子——我建議麗拉可以僱用兼職人員在她工作時來幫她照顧孩子。
我還告訴麗拉，要想更好地跟上司相處，她必須用一種特麗能聽得懂的語言來跟她溝通。她必須明確無誤地告訴對方，自己的底線在哪裡。要想做到這一點，我建議麗拉首先問問自己：
● 你對公司的貢獻是什麼？
● 你能為公司未來的發展做些什麼？
● 你的重要性在哪裡？
我讓她列出自己跟上司談判的籌碼，讓上司知道她的重要性。我還建議她列出一張清單，列明哪些東西是她可以放棄的，哪些東西是絕對不可以商量的。
嘿，請注意！
在進行頭腦風暴時，在紙上寫下你所想到的任何東西——哪怕是那些當時看起來毫無關聯的東西。試試看吧，結果會讓你感到大吃一驚！
接下來就是要分析特麗的情況，我建議麗拉問自己這麼幾個問題：
● 特麗的敏感點是什麼？
● 特麗在工作上有什麼弱點？
● 我在公司裡是否有可以無話不說的死黨？
● 特麗是否有自己的個人生活或家庭生活？
● 我和特麗之間有什麼共同的紐帶？
工作報告並不是年終總結，所以我告訴麗拉，首先要調整自己的報告語言。每份報告中最多只能談3到4點內容，全是事實性信息，而且要選最重要的工作來匯報，比如：
● 手頭的項目是否一切進展順利？
● 當前遇到了哪些問題？
● 你是否在著手解決這些問題？（千萬不要談太多細節，只要讓對方大概知道你在做什麼就可以了。）
我告訴麗拉一定要想清這些問題的答案，然後安排跟特麗進行一場面談。我跟麗拉解釋了信息地圖的用法，告訴她信息地圖可以幫助她，讓她最多用一張紙的篇幅就可以交代清楚自己的工作和價值。
核心信息 ：我有些辦法可以幫助公司取得進一步發展。（有哪位老闆不喜歡聽到這句話呢？）
證據點：
● 「我已經成功地幫公司把X項目發展成了多個項目。」
● 「多年來我始終與公司同甘共苦，不離不棄。」
● 「我發現一些可以幫助公司更好成長的機會，比如……」
● 「這些是我可以改進的，這些是我無法做到的」——說清你「工作和生活之間的界限」。
談話的目的是幫助麗拉說清自己的意圖：麗拉很喜歡這份工作，而且也對它充滿熱情，她也為自己的公司做出了很多貢獻，雖然她並沒有每天都到公司上班，但她工作得反而更努力。我告訴麗拉，要想達到目的，她必須客觀坦誠地告訴特麗自己的想法。對於麗拉來說，她要做的第一件事就是精心繪製一張自己的信息地圖。
現場診斷
你真的在工作和生活之間把握好平衡了嗎？可能你每天都在告誡自己要把握好平衡，但如果你的答案是否定的，如果你還無法對上司或者甚至是家人的要求說「不」，你就很可能會讓自己筋疲力盡——這最終對誰都沒有好處。
症狀： 我在過去10年裡一直兢兢業業，結果我得到了什麼？角落裡的辦公室？沒有。一個鐵飯碗？沒有。我的上司根本不欣賞我，同事們也總是利用我的好脾氣來佔我便宜。更加糟糕的是，我的孩子們經常會把校車的司機誤以為是自己的父母。這太不公平了！
診斷： 停止抱怨，立刻採取行動。我知道你盡力了，你的家人也知道你盡力了，相信你的大多數同事也都明白這一點，但是……我要說的是，在你衝進上司辦公室，大叫一聲「夠了」之前，在你把公司發給你的黑莓手機砸到他腦袋上之前，請做個深呼吸。
別忘了，你喜歡你的工作和你的同事，你的上司也沒有那麼糟糕。讓你發瘋的只是工作量太大。你希望能夠減少一些工作——而不是失去這份工作。
所以我們需要解決的問題是，你該如何調整自己的工作，讓自己保持在公司多年努力所得到的榮譽，同時又能給自己多一些時間。
想辦法跟你的上司好好談一次，提前做好準備，在面談之前，一定要仔細思考以下幾個問題：
● 面談的時間定在什麼時候最合適？千萬不要在公司即將發佈新產品的前夜跟他談這種事情。
● 一天當中，他什麼時候心情最好？
● 他的敏感點是什麼？
● 公司當前的人才儲備情況如何？
● 在你的部門裡，大家是如何分配工作的？
● 你是否有機會調到其他部門裡（遇到這種情況時，平級調動往往被認為是最佳的處理方式）？
● 你感覺你的工作量可以減少多少個百分比？
● 如果公司給你減少一些工作量，你是否可以再接一些其他的工作？比如你可以去做一些對別人有些難度，但對你卻輕而易舉的工作。再比如你可能非常喜歡有創意的工作，而且你也有這方面的天分，但你眼前的工作卻要耗費你大量的時間（比如說預算規劃等），你是否可以跟某位同事交換一些工作內容？
在跟上司討論這些問題的過程中，一定要保持冷靜，不妨把這看成是一場談判。想想看，如果你減少自己一些工作量的話，將會給你的公司帶來哪些好處？一定要牢記你的目的，在原則問題上不可有絲毫鬆動，否則這場談話就毫無意義，你還不如換份工作！
建立「玩家檔案」，搞定一屋子人
對於麗拉來說，她其實只要說服一個人，她的上司特麗，就可以了。在這種情況下，一份簡單的信息地圖就可以發揮奇效——不僅可以幫助她說明自己的立場，而且還可以產生很多附帶的收穫。當你需要用話語去影響一個人的時候，你只要說服對方就可以了。但如果你需要讓一群人同意你的觀點——而且每個人的出發點和觀點都不相同——情況就要複雜得多。我們將在下文討論如何掌控會議時仔細分析這個問題。
我去年曾經接觸過一位客戶——我們不妨叫她莎莉吧。可憐的莎莉剛剛被提拔擔任一個新項目的主管。公司實施該項目之後，很多人的工作狀態都會受到影響——有些人的工作量會加大，有些人會減少，還有些人將會失業。莎莉的第一項任務就是告訴全體人員這件事情，同時回答他們提出的各種疑問。此時我們可以把莎莉看成是公司發言人，或者更確切地說，她成了「眾矢之的」。
為了幫助莎莉完成這項工作，我跟莎莉一起制定了一份「玩家檔案」表格——它可以讓你一眼看清所有利益相關人的情況，理清他們各自的立場，以及他們的背景和可能提出的疑問。這跟我們前面談過的WIIFM表格不太一樣。WIIFM表格主要描述談話對象的性格和個人情況；而「玩家檔案」表格則會考慮對方在某個具體問題上的立場。
無論你提出任何建議，都會有人支持，有人反對，也有些人毫不關心。如果能事先瞭解每個人的立場，你至少可以更加準確地組織自己的語言，從而最大限度地爭取到每個人的支持。
幸運的是，制定一份「玩家檔案」表格並不複雜，我跟莎莉只用了不到1個小時就完成了這項工作。
玩家檔案
姓名
盟友/敵人/中立
對該項目的興趣水平
對該項目的瞭解程度
奈特
喬
保羅
傑恩
瑪姬
嘿，請注意！
要想讓所有人都支持你，最好的方式就是讓所有人一起來想辦法。隨著項目的不斷落實，一定要不斷承認每個人所做出的貢獻，認可每一個人所做的努力，把成功歸功於所有的參與者。
完成表格之後，莎莉一眼就可以看清所有人的情況。在此之前，她從來沒有列過類似的表格，所以她根本不清楚誰會支持自己，誰會是反對者，她只能靠運氣，現在她可以事先定好策略了。
在使用該表格之前，一定要先瞭解每個人跟你、跟公司之間的關係，這樣你就可以很清楚地判斷有哪些人是需要爭取的，哪些人是應該迴避的，哪些人是已經跟你站在同一條戰線上的。（需要提醒的是，有時候中立者也可能會是你的敵人——並不是因為他們會反對你的建議，而是因為他們根本不會投入任何力氣來幫助你。）
一旦莎莉和我摸清了每個人的立場，我們開始進入下一步：把他們全部爭取到莎莉身邊來。怎麼辦？答案並不難找，只要再花點時間列張簡單的表格就可以了。
姓名
可能出現的問題
如何應對
奈特
喬
保羅
傑恩
瑪姬
「最大的問題之一就是害怕失誤——還沒出現問題，你自己就主動停止了。要想做成一件事情，你必須放開腳步，不是一味地等到完美的時間、完美的狀態……如果你感覺自己一定會犯錯，那最好是因為做了某件事犯錯，而不是因為沒做什麼。如果還有機會，我一定還會再試一把。」
——非德裡克‧費裡尼（Federico Fellini) 導演
5分鐘應急方案
上司突然驚恐萬狀地衝進你辦公室，告訴你總部派了一位副總裁來視察工作，希望你能夠立刻改變會議計劃。原本議題是討論員工郊遊計劃，但上司認為高層可能感覺該議題不嚴肅，所以要求你立刻重定議題！
第1分鐘 ：在兩張紙上勾勒出一份信息地圖框架——或者你最好是拿兩份信息地圖。
第2分鐘 ：在每張地圖最中央的圓圈裡寫一個跟你的部門相關的主題。
第3分鐘 ：在周圍的證據點裡寫下一些與核心主題相關的證據點。
第4分鐘 ：仔細看看兩張信息地圖，哪一張上面的主題擁有的證據點更多，把它作為會議的主題。
第5分鐘 ：在另一張紙的最上方寫下核心信息，在下面寫出3到4個證據點，開始開會。記住，一定要帶著你的信息地圖，以便在開會時作為信息提示，每次遇到跑題的時候，它們也會派上大用場。
雖然你選的會議主題可能並不是最好的，但它卻是你當時所能想到的最合適的。一個會議主題擁有的證據點越多，就說明你對這個問題的思考越成熟，所以你可以很容易用信息地圖的方式把它表現出來。
給瑪麗把脈
不久之前，我剛剛對一家新客戶的一位僱員——瑪麗‧ 貝茲做了一場培訓。我當時對這家公司並不太瞭解，根本不清楚它內部的具體情況。
瑪麗‧ 貝茲當時的情況是一團糟。上司安排她給整個公司演示一下自己所制定的技術升級策略，給她的時間不到2個星期。
可問題是，她剛剛加入這家公司。而且更糟糕的是，由於瑪麗以前並非從事這一行業，不太瞭解公司或整個行業的技術狀況，所以她的同事們根本不相信她能完成這項工作。她也不太懂得公司的人際關係，所以當她發出問卷，希望能夠做場簡單的內部調查時，幾乎沒有人配合她的工作。
試問，在沒有得到任何反饋，沒有任何必要信息的情況下，她該怎樣才能完成這項工作呢？
可氣的是，她的上司並沒有表現出任何支持的跡象，恰恰相反，他似乎在盡量迴避這件事情。
事實上，並非只有瑪麗遇到過這種情況，類似的事情每天都在發生。每個人都在手忙腳亂，但他們似乎永遠也得不到決策者們的重視。
嘿，請注意！
每當一個新人進入一個正在實施的項目時，一定要先抽時間告訴他/她當前的情況，這樣他們才能明白你的意思。雖然外部視角可能也會非常有用，但新人們還是需要先瞭解一下相關情況，這樣他們才不至於提出一些過於出格的建議。
可能他們已經得到授權，可以自行做出決定，但一旦他們犯了錯誤，比如違反了上司某些沒有明說的期待等等，責任就得自己承擔。那麼在這種情況下，瑪麗‧ 貝茲該怎麼辦呢？
我給她提出的建議：一定要在會議開始之前爭取到上司的關注。但具體該怎麼辦呢？
我建議她考慮一下所有相關人的情況。作為一名新人，在剛接到公司錄取通知的那一刻起，就應該開始瞭解即將加入的這個新環境的特點，找到能夠為你打開通向上層的大門。
我給她的建議是先通過其他人瞭解一下自己上司的情況。找一些關鍵的同事、業務夥伴，或者是比較瞭解你上司情況的人作為自己的盟友。在這個過程中，我建議她思考幾個問題：
● 決策者是否有自己的底線？
● 他是喜歡關注細節，還是只關注大方向？
● 他是否需要瞭解全局之後才能做決定？當不瞭解全局的時候，他通常是否會拒絕別人的建議？
● 他是否並不熟悉你的專業——或者他根本不願意承認這一點？
● 他是否安全？是否真誠？是否很講策略？是否總是忙忙碌碌？是否特別信任某些人？
先找到這些問題的答案，你自然就會明白該如何打動你的上司了。
下面是一份「面談問卷」，它將幫助你快速分析你在爭取上司關注的過程中可能會遇到哪些問題。寫下你的分析結果，這點非常重要，因為它可以幫助你在組織話語時更客觀地分析你的思路。這份問卷一定要保密，把它大肆寫在會議室的黑板上肯定是不行的，但如果一定要把它寫在會議室的黑板上，記得完事之後一定要擦乾淨，這點非常重要……
面談問卷
在跟上司面談之前，不妨思考以下幾個問題：
個性
● 堅持原則
● 線性思維
● 思路混亂
● 缺乏耐心
特性
● 文化差異
● 語言差異
● 年齡差異
● 是否跟你在同一間辦公室工作
最喜歡的溝通方式
● 電話
● 面對面
● 電子郵件
● 其他
最喜歡的信息量
● 一次一點
● 事實性信息
● 瞭解全部信息
面見上司的機會
● 公司活動
● 行業會議/行業展覽
● 公司內部的周會、月會等
誰可以跟上司直接溝通？
● 行政助理
● 項目經理
● 其他人
如何跟對方接近？
● 交朋友
● 主動幫助對方完成某個項目
● 其他辦法
可怕的3M危機 （Meeting會議、Miscommunication溝通失誤、Mad瘋狂三個英文單詞的首字母縮寫）
「為什麼他們一開會就不說話呢？只要一進會議室，他們就坐在那裡，頭也不抬，眼睛一直盯著面前的筆記本或電腦。這到底是怎麼回事？」
「為什麼上司總是在講個不停，每次我想插話的時候，他就會打斷我？」
兩句話都是今天公司裡經常會聽到的，之所以會出現這種情況，一個最主要的原因，就在於管理者沒有直接跟下屬做好溝通，沒有在會議之前做好動員工作。當然，一般來說，下屬都很少會直接向上司徵求建議，這也是一個主要原因。
如果你所在的機構也有類似情況，我建議你至少指派一個人負責在會議之前做好溝通。一般來說，人們總是會自以為是，他們會在會議開始之前就做很多假設，所以他們在開會的時候要麼一言不發，要麼喋喋不休。上司們會假設自己的下屬完全可以暢所欲言，如果有什麼話要說，他們自然會抽時間表達自己的看法。而另一方面，員工們又假設上司根本不需要自己發言，「如果他想要我發言，他一定會事先告訴我的。」
令人吃驚的是，很多人直到走進會議室也不清楚自己為什麼要參加這次會議 ——所以在會議規劃階段，就應該清楚地告訴所有與會者參與本次會議的目的。
即便你沒有參加某個項目，或者說項目成敗跟你根本沒有任何關係——比如你只是作為旁觀者在為公司高層撰寫報告，你仍然有必要在人們討論該項目的過程中表達自己的看法，但需要提醒的是，千萬不要讓主持會議，或者是負責向執行委員會闡述報告的人感到尷尬。
如何活躍會議氣氛
每個人都希望自己被人需要。除了得到薪酬之外，我們還希望得到言語上的鼓勵。我們都希望自己的努力能夠得到別人的認可——如果上司偶爾能拍拍我們的後背，那樣就更好了。
跟員工一對一的交談是一種非常好的鼓勵方式。當你需要讓大家加班，而且又沒有加班費的時候，你可以想辦法讓他們感覺到你的認可。比如你可以告訴大家：「你們是我見過的最棒的團隊！」然後你可以具體地表揚每一個團隊成員。你的鼓勵之詞可以大大改變整個會議的基調，帶領整個會議向積極的方向發展。
還有一種方式，就是帶一些特別的東西。小糖果或甜品之類的東西總是會讓人感到愉快，鮮花也不錯。如果會議要持續幾個小時，不妨帶些葡萄酒和奶酪，這樣大家就不會因為要在辦公室熬夜而感到沮喪。
如果你想要防止開會過程中出現某些問題，不妨帶一些有趣的東西。想想看，在當今這個動盪不安的時代，人們會用什麼方式來減輕壓力？如果會議是在晚上7點才開始，我建議你帶些甜圈，這會讓你的下屬感到開心。根據我多年的經驗，這招通常會奏效。
比如你是一家工廠的監工，上司要求你在星期五下午開個會，大家都很討厭這樣——尤其是在夏天的時候。所以我建議你不妨在大家的椅子下面放些小禮物，哪怕每個月一次也行，花費不多，但又能讓大家開心。
有時如果你能抽點時間來點花樣，不僅可以大大激勵員工士氣，而且還可以避免他們中途打斷會議。
我認識的一位女士喜歡在開會的時候帶條橡皮蛇，以此來引起大家的注意。比如可能你在跟大家討論一個非常令人討厭的項目，或者你遇到另一個總是在折磨你的客戶，希望徵求大家的意見，這時你需要想些辦法來活躍一下氣氛。你可以告訴大家，你很清楚他們的感受——這時你可以帶一個繪有魔鬼臉型的蛋糕！這樣做不僅可以緩解壓力，而且還可以更好地爭取到大家的支持。它讓我們有機會大笑，而大笑是我所知道的緩解壓力的最好方式。
怎麼開會最有效
在下次開會之前，我建議你參考以下幾條建議：
● 如果要召開由許多人參加的大型會議（規模較小的會議往往不會太正式），你可以事先發送與會者相關的會議日程，列出會議要討論的具體議題，以及參加會議的一些基本規則（比如不能攜帶黑莓手機等）。
● 在會議之前跟一些人單獨碰面，瞭解哪些人可能支持你，哪些可能會提反對意見。 比如你可以告訴對方：「我希望這次會議能有一些好的效果。」或「你覺得我們還應該討論哪些問題？」
● 開場白通常能決定整個會議的基調，所以一定要精心準備。
● 盡量讓所有人參與其中，比如說你可以讓大家列出自己取得的進展，或者直接向某個人發問。 IT解決方案公司AVI主管史蒂夫‧ 凱勒曾經說過：「如今人們集中注意力的時間非常短，所以一次發言盡量不要超過10分鐘，中間一定要加入一些提問或者某種形式的互動。」
● 避免「是」或「否」之類的提問，盡量提出一些能夠引起公開討論的問題。 千萬不要問「這樣行得通嗎？」而是要問：「這樣會對我們的項目產生哪些影響？」
● 學會看表。 沒有人喜歡會議超時——尤其是你的會議會佔用下一場會議時間的時候。如果大家感覺你根本沒有注意時間，他們就會走神。
● 學會閉嘴。 如果你是會議主持人，你講話的時間最多不能超過會議總時間的20%，要把至少80%的時間留給其他與會者。
● 一定要在會議一開始就提出最重要的話題，因為很可能會有人中途離席。
● 會議結束之前，抽時間問問大家感覺這次會議是否有用 ——記得問清原因，然後迅速總結，以備下次會議參考。
克裡斯托弗的危機
一位銷售經理克裡斯托弗正在為公司的年度銷售大會做準備，他希望能夠事先瞭解會議過程中大家可能會提出哪些問題。毫無疑問，大家會問一些最基本的問題，比如年金、銷售區域的變化等。但讓克裡斯托弗萬萬沒有想到的是，公司CEO竟然中途走進會場，並徹底改變了整個會議的方向。
就在大家討論正酣的時候，CEO突然走進會場，宣佈公司將進行一次大的收購，所以公司的銷售策略也會隨之有一次徹底的調整。話說完之後，CEO拿起咖啡杯，離開了會議室。
克裡斯托弗當場愣住了。他用了那麼多時間規劃會議，希望能激勵大家提高明年的銷售業績，可CEO的一番話徹底打亂了他的計劃。他張大嘴巴愣在那裡，一時不知該如何是好。
半晌之後，克裡斯托弗做了一次深呼吸，宣佈休會15分鐘，他要重新組織自己的演講。回到辦公室之後，他很快制定出了B計劃。
5分鐘應急方案
克裡斯托弗遇到的這件事也可能會發生在你身上。可能就在會議進行中，突然有人宣佈一條完全出乎你意料的消息，你之前講的話就像一塊被扔進大海的鉛塊一樣，瞬間消失得無影無蹤。如果遇到這種情況，你該怎麼辦？
第1分鐘 ：克裡斯托弗回到自己的辦公室，關上門，做了一次深呼吸，讓自己恢復鎮靜；
第2分鐘 ：他拿出自己當初為這次會議準備的信息地圖，分析其中哪些部分仍然適用當前的情況；
第3分鐘 ：他重新找出會議的重點，然後在一張新紙上把它寫在最中央；
第4分鐘 ：他圍繞新的會議重點列出了很多新的證據點，然後想辦法組織新的話題；
第5分鐘 ：他拿上新的信息地圖，一邊趕回會議室，一邊在腦子裡演練，想像大家都回到會議室，坐在座位上等他繼續會議的樣子……
理想情況下，我建議你一定要準備一份緊急應對方案，但如果時間的確來不及，信息地圖也可以幫你脫離險境！
回到會議室之後，克裡斯托弗給了大家30分鐘發洩自己的怨氣。他認真記下每個人的擔心——比如有些人可能會下崗，工資可能會降低，銷售區域可能會有新變化，可能要更加頻繁地出差等等。他把大家的擔心總結在一張表格上，讓大家感覺到自己的憂慮已經得到了上司的重視。顯然，他當時也不知道該怎麼回答這些問題，但總結完這些問題之後，他立刻帶領大家來了一場頭腦風暴，並進而根據新的情況制定了一份新的銷售方案——就這樣，一場災難輕鬆地變成了一場動員大會！
嘿，請注意！
如果你所共事的是一個流動性非常大的群體，或者事先你已經意識到會有壞消息，不妨在會議開始之前給大家留出一些時間發牢騷。
這個故事告訴我們，一定要學會多想一步，學會聆聽謠言（雖然看似離你很遠），學會聆聽客戶的抱怨，瞭解競爭對手、代理商，甚至是合夥人的動作。
經典案例
問題 ：你需要為一位新客戶開發一份富有創意的活動方案，但你的所有提議都被營銷總監否定了。問題是，他並沒有給你任何直接的反饋，他只是在你的方案上打了個大大的X！，然後讓助理把方案打回給你。你不知道他到底是對哪些內容不滿意。你該怎麼辦？
解決方案 ：此時你應該召集一場會議。你的營銷總監需要當眾講明他的具體要求，清楚地告訴你他究竟想要什麼——而不是再繼續浪費你的時間。說起來容易做起來難，對吧？沒關係，你可以咨詢周圍的人。看看其他人以前是否遇到過類似情況，他們是怎麼處理的。告訴你的上司，請他幫你安排一場會議。這位總監的這種做法持續的時間越長，就會越浪費大家的時間和金錢。尤其是當你的上司也是公司的股東或利益相關人時，你更應該徵求他的支持。
正如Parsons James Brand Architecture公司的卡波特‧帕爾森（Cabot Parsons）所說的那樣:「如果在開會時沒有決策者到場，這次會議基本上不會達成任何有意義的結果。一定要堅持請能夠做決定的人到場，要讓他在一開始就加入進來，而不是等到最後。如果你的上司能夠堅持聽完整個討論過程，甚至參與做出最終決定，他就很可能會全力以赴地支持你的方案落實。」
面對面，還是通過其他方式？
巴斯裡奧公司總裁雷斯特‧戴維斯說道:「以前人們很渴望多用科技手段 ——電子郵件、虛擬會議、網絡會議等等 , 因為我們希望能夠讓會議和溝通更加高效。但隨著接收信息越來越方便，人們開始排斥這些科技手段。如今越來越渴望能夠進行直接面對面的溝通，這種溝通範圍更小，更有互動性，而且大家討論問題時思路也更集中。」
嘿，請注意！
「面對面永遠是最好的溝通方式，但隨著科技的發展，視頻會議也是一個不錯的選擇。」AVI公司IT解決方案主管史蒂夫‧凱勒說道。
視頻會議的確是一個不錯的選擇，但它有一個前提：所有主要參與者都必須事先在項目的開始階段有過當面溝通，已經瞭解了所有主要信息。當一個新項目還處於剛啟動階段時，或者說一位新成員剛剛加入項目團隊時，面對面溝通則是更好的選擇。
專家提示
梅麗爾‧ 格裡（Merril B. Corry） 物流革新公司副總裁
如今會議科技方面出現了一股新的潮流，即讓所有人可以在多個地方同時共享某些信息。這主要考慮到會議參與者的多種要求，比如有人喜歡在家工作，有人則更喜歡通過虛擬方式溝通等等。而對於公司來說，它還可以滿足公司「節約會議成本」，「讓更多人參與進來」等要求。
在開會時，不管是虛擬會議還是現實會議，人們都喜歡進行互動。每個人都很想知道同事們的想法，而且也喜歡這種形式的交流和學習。經驗表明，他們更願意參加這種形式的溝通，因為他們不僅可以學習一些知識，而且還可以跟大家分享自己所知道的東西。
不開沒必要的會
誰沒抱怨過會議太多或太長呢？我敢保證，如果你能夠盡量少開會，你的同事們一定會把你奉為英雄。所以，在規劃下次會議之前，讓我們……
● 認真思考一下是否有必要召開這次會議，或者是否可以有其他更高效、更快捷的辦法來代替會議。 說白了，如果你需要徵集更多的創意，要來一場頭腦風暴，或者是在項目進行到比較關鍵的時候，面對面的開會仍然是最好的方式。但其他會議,大都可以通過視頻方式或電話方式來完成。
● 思考是否需要每個人都到場。 想想看，其實只需要哪些人到場就可以了。一般來說，關鍵人物需要到場，但根據我的經驗，那些只是為了「取悅所有人」，卻根本不會做出任何決定的會議大都只是浪費時間。
● 如果某位關鍵人物因故不能到場，想想看能否通過電話或視頻方式讓他參加會議。 視頻會議如今正變得越來越流行 ——當然，如果信號傳輸質量不太好的話，視頻會議也會有讓人頭疼的一面。
● 想辦法盡量給大家一些會議內容通告。 準備一份詳細的會議通告，事先發送給所有相關的人，這樣做可以大大縮短會議時間，因為這份通告不僅可以確立一些具體的會議規則，而且還可以讓大家比較有針對性地發言和討論，避免因為跑題而浪費時間。
● 思考一下如何開始。 如今有很多會議都會花很多時間做表面功夫，比如主持人會用很長時間宣佈會議流程，用太多時間介紹到場人員等。這些細節完全可以在會前的通告裡寫明，這樣大家一坐下來就可以直奔主題。只要能在一開始就抓住大家的注意力，整場會議往往都會比較高效。
總結
你傳達信息的方式跟你所要傳達的信息同樣重要 ——無論你是在進行一場視頻會議，還是在跟你的上司或下屬進行面對面的溝通，都是如此。一定要仔細分析對方的需求，首先提出讓對方感興趣的事情。
在溝通開始之前，問問自己：
1. 我準備如何抓住談話對象的注意力？
2. 我想要傳達的最重要的信息是什麼？
3. 我做完信息地圖了嗎？
4. 我的時間規劃是否符合實際？
5. 我是否確立了一些基本的規則？
在開會之前，一定要制定一些基本規則，否則結果可能會讓你大失所望，比如：有人可能會一邊聽講一邊看手機，還有人會在下面開小會，有人會遲到，還有人會隨意離場。一旦確定了會議規則，與會者就知道自己該怎麼做，那些會妨礙注意力（比如遲到、開小會、發短信、亂翻文件等）的情況就會大大減少。
好了，在這一部分，我們學會如何組織你的話語，從而更有針對性地傳達你想要傳達的信息，下面我們該學習如何去贏得對方的信任、尊敬和喜愛了，因為只有這樣，他們才會更想聽你說些什麼，並且會認真按照你的建議行事。所以在下一步當中，我們將學習「說服的藝術」。