Getting Things Done 這本書2002年出版以來，「GTD」 已經成了一個專有名詞，帶動了一大批基於此書的時間管理書籍，文章和專門的博客。絕大多數人對時間管理的認識還停留在傳統簡單的日程表 （Calendar）和任務表（To Do List）上，而此書作者 David Allen 號召大家隨時使用多個帶有各種標籤的文件夾來科學管理自己的任務列表。從書裡看，作者就是專門以培訓企業高級管理人員為生的，他手把手地教這些人怎麼管理 的東西不是別的，是時間。
我最近一段時間集中學習演練了 GTD 的方法，效果很不錯。
此書出版的時候 PDA 已經被廣泛使用，但作者認為真正可靠和有用的是個人定制的一大堆紙質實體文件夾，可能因為那時候還沒有什麼「複雜的」時間管理軟件工具。而現在（截至2009年三月），專門基於此書方法的時間管理軟件竟然達到了110種！
GTD 不是什麼「要珍惜時間」之類的格言或人生感悟，而是一套特別具體的方法。我想一般人如果工作不是很忙，任務不是很多，那麼只要記住格言就可以了，越忙的 人，才越需要 GTD。我在讀此書之前也曾經看到網上一些文章，甚至是一些專門的博客教別人怎樣 GTD，但讀過此書之後，我認為絕大多數文章沒有指出其「精髓」所在。
GTD 其實就是兩點。
第一，清空你大腦的內存。把所有要做的事情分門別類，另外存放在一個邏輯性強而又可靠的系統中去。大腦是用來思考的，不是用來記事的。我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做的事情，應該把大腦從這種思維中解放出來。
第二，把任何任務和項目具體成 actions。樹立「next actions」 的觀念。不管是什麼任務項目，我們要問的問題是下一個動作是什麼？只有這樣才能把計劃具體化，才能讓我們隨時把握該做什麼。這樣一來，在一個給定時間具體採取一個給定行動（action）的時候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動選擇有信心。
如果能做到這兩點，我們就可以達到武術中的「Ready State」，「心靜如水」(mind like water) 的境界，把我們的大腦從紛擾的事件糾結中解放出來，在完全清醒的狀態下去全心全意做事件本身。就好像往水裡投石子一樣，水的變化完全和石子的力度成比例， 既不會過度反應也不會反應不足，而這二者恰恰是我們做事時最常犯的錯誤。
GTD 的具體做法其實就是三個動作：Collect, Process, 和 Review.
所謂 Collect，就是在生活中隨時隨地攜帶一個筆記本（我是用手機的便簽功能），有任何想法，任何可能要做的事情，一旦出現馬上記下來，這樣我們的大腦就可以放心地忘記這些東西了。用GTD 的術語說就是把所有有用的東西都放入 「In basket」 中去。
所謂 Process，就是把 「In basket」 中的東西快速處理，或者刪除，或者存檔留作日後參考資料，或者讓別人去做，或者自己做。自己做的這種情況最關鍵，具體說就是把想法變成 「actions」。可以是一個單獨的 action，也可以是一個 project。所謂 project，GTD 的定義就是一系列 actions 的集合。
所謂 Review，就是你必須把所有這些行動步驟（actions）系統整理，以便提醒自己，和定期（每週）審查。這種審查可以使我們獲得安全感。
有了這個系統，每當你想要做事的時候，你只需要從一系列的 actions 列表中選擇一個去做。GTD 流程的根本目的在於使得我們在任何一個給定時間，能夠做出最好的選擇：現在要採取哪個行動。這樣我們做任何選擇的時候都非常明白這個是現在最應該做的事， 而不必擔心有什麼重要的事情沒做。我們的心態就永遠平靜。
為了幫助選擇 action 去做，GTD 要求給每個 action 確定一個 context，也就是說在哪裡做，比如 @Office, @Home, @Computer，@Phone 等等。這樣GTD 系統包括一個日程表，上面全是必須在這一天完成的任務，比如跟人開會，和每個 context 一張的幾張 actions 列表。另外 GTD 建議把所有要打的電話單獨列表，集中打電話。
選擇事做的時候，原則是先看日程表，再看 actions 表，首先考慮 context，再看有沒有這麼多時間，再看有沒有這麼多精力，最後再看任務的優先級（must, should, 還是 could）.
所以這的確是一個非常簡單的系統。這個系統為什麼有用呢？GTD 認為人生最大的不安的來源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。GTD 就是要確保你所有該做的事情都做到。
所以 Collect 這一步，GTD 要求100%。把所有可能的事情都想到，目標是清空大腦。如果達不到100%，GTD 的意義就發揮不出來了。我用了幾個小時的時間整理出來了5個 projects 和幾十個 actions。而那些 CEO 之類的人物第一次使用 GTD，一般需要兩個整天的時間，整理出來300到500個小時的任務量，其中包括30到100個 projects。
我嘗試了 幾個免費的 GTD 軟件，發現完整表現所有 GTD 思想的可能是 ThinkingRock，這個軟件從 collect 到 process 到各種 context 下的 actions, 每個 actions 還要設置時間，精力和優先級，每個 project 要設置完成條件，總之幾乎是書裡有什麼這個軟件就有什麼。這個軟件可以在各個平台下使用。
但我發現一個更好的系統是 Simple GTD. 這個系統最大的好處是完全在網上，直接登錄帳號就可以。Simple GTD 沒有 Collect 和 Process 功能，因為我們本來就是用手機或者小筆記本 collect，然後直接往 Simple GTD 上 process 就是了。所有 actions 只按 projects 和 context 分類，沒有廢話，很實用。我現在把這個網站設為我的瀏覽器主頁，它也成了我最常訪問的網頁。
另外介紹一本書， Zen To Done。這本2008年出版的書實際上就是 GTD，它強調的是怎麼逐步養成 GTD的習慣，可以配合著讀讀。ZTD 另外特別強調的是兩點，第一點是從《高效能人士的七個習慣》裡面學來的「重要事情優先」原則，第二點是從禪宗裡面學來的簡單原則。這本書沒什麼技術，可以 作為 GTD 的一本「輔導書」。
對於像我這樣不用每天有五個會議要開的人來說，一個 GTD 系統可能的確不是必不可少的東西，只要做到《用任務表取代時間表》 和《一腦不能兩用》 就足夠我們把事情做好了。但是如果你每天事情極多，一個科學完備的任務列表則是必須的。GTD 並不是什麼特殊的發明，它的原則其實都是常識，它的方法也並非 David Allen 的獨創，其實這一套方法之所以有用，就是因為它簡單明瞭。
從結繩記事開始人類就已經學會把大腦「外包」，GTD 只是這個做法的延續而已。在計算機和網絡無處不在的今天，我們採納一套更科學更完備的把任務列表外包的系統，是理所當然的事情！