用積極、個人化的語氣寫作。
語氣是件難以描述的事情，有些人將它定義為作者的態度。語氣體現在兩個方面：積極的或消極的，正式的或非正式的。在大多數寫作中運用積極和個人化的語氣比較適合。控制寫作語氣的一個方法是選擇積極詞語，避開消極詞語。盡可能在任何情況下使用積極詞語，因為讀者本能性地更願意接受，而且消極形式也能轉化為積極表達。
積極語氣與消極語氣
消極 商店晚上7點關門。
（The store will close at 7 p. m.）
注意☞這裡用了消極動詞「關門」。
積極 商店一直到晚上7點都開著。
（The store will remain open until 7 p. m.）
注意☞這裡用了積極形容詞「開著」。
消極 這個計劃不完善。
（The plan is not sound.）
注意☞這裡用了消極詞語——它告訴了我們「XX不是XX」，而不是「XX是XX」。
積極 這個計劃有缺陷。
（The plan has drawbacks.）
注意☞這裡用積極的方式陳述了不足。
正式語氣與非正式語氣
寫作中有正式語氣和非正式語氣之分，影響文章正式性的兩個方面是縮略形式和人稱代詞的使用。
添加人稱代詞使文章更加非正式化和個人化。
無代詞 任何後續問題請發送到客戶服務部。
（Please send any follow-up questions to the customer service department.）
有代詞 如果你有任何後續問題，請聯繫我們的客戶服務部。
（If you have any follow-up questions, please contact our customer service department.）
無代詞 首席執行官意識到提高產品質量是改善公司業績的關鍵。
（The Chief Executive Officer is aware that strengthening product quality is the key to turning around the company.）
有代詞 我們的首席執行官認為，我們需要提高產品質量以便改善公司業績。
（Our Chief Executive Officer believes that we need to strengthen product quality in order to turn the company around.）
人稱代詞的完整列表（包括英文人稱代詞的主格和賓格）：
第一人稱 我（I, me），我的（my, mine），我們（we, us），我們的（our, ours）
第二人稱 你/你們（you），你的/你們的（your, yours）
第三人稱 他（he, him），她（she, her），它（it），他/她/它們（they, them），他的（his），她的（hers），它的（its），他/她/
它們的（their, theirs）
以及 誰（who, whom），誰的（whose）
如果你想讓文章給人非正式的印象，可添加縮略形式（例如，can』t, isn』t, shouldn』t, won』t）。
無縮略形式 股東還沒有對新的首席執行官進行投票。
（The stockholders have not voted on a new Chief Executive Officer.）
縮略形式 股東還沒有對新的首席執行官進行投票。
（The stockholders haven』t voted on a new Chief Executive Officer.）11
其他因素也會影響文件的正式性（見下文）。個人信件或電子郵件通常是非正式的，而商業報告則是正式的。商務函件是半正式文檔的範例：它常包含非正式文件的特點（例如使用縮略形式、第一人稱、口語表達、簡單或非專業詞彙），也包含正式寫作的特點（例如正式的致意和簽名）。
正式和非正式語調圖表
下面的兩個「金字塔」突出了正式和非正式語氣的特點。
注意☞雖然現在縮略形式的使用十分普遍，但是關於它的使用效果有兩種理論。一種理論或多數派觀點是可以在任何情況下使用縮略形式，因為它強化了個人化語氣。另一種理論或少數派觀點認為，儘管在電子郵件或個人信件中使用縮略形式沒有關係，但在論文或報告等正式文件中最好避免使用。
練習
使用更加積極和個人化的語氣使這封信更「溫暖」。這是一份半正式文件，而且不推薦使用縮略形式。參考版本見第144頁。
親愛的瓊斯先生：
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真誠的，
能幹先生
客戶代表
Compronics有限公司
語氣是態度。正式語氣就像正裝，使作者和讀者保持距離。大多數寫作更傾向非正式語氣。