雖然本書所講的內容適用於任何類型的文檔，但是不同類型的文檔還是會有更多不同的注意事項。有很多圖書和網站都會教你如何寫好簡歷、摘要和研究提案等應用文檔，我在此並無意重複這類內容，也不會談些顯而易見的內容。也就是說，本章內容是我自己在這些常見文檔上的寫作心得。雖然有的內容在其他地方也有談及，但我還是希望本章的有些內容對你來說是在別處沒有看到的。
本章會談及以下內容：
·電子郵件
·Web的寫作
·個人簡歷
·摘要
·撥款申請
10.1 更有效的Email寫作
你寫過最多的文檔一定是電子郵件。但是，大多數人寫電子郵件並不像寫其他文檔那樣用心。結果就是：僅有50%的電子郵件內容（傳達的含義和語氣）能被讀者正確理解。
只要你能意識到這一問題，問題就已經解決了一多半了。為了進一步提升你的Email寫作水平，我在此給出11[1]條建議：
1.郵件標題要言之有物。收郵件較多的人，通常都會區分閱讀電子郵件的先後順序。你只有告訴讀者電子郵件所講的內容，他們才會進一步閱讀。如果每個人都認為他們的郵件緊急的話，你在郵件標題中寫【緊急】二字也於事無補。你應該讓讀者來決定他們看郵件的先後順序。也就是說，電子郵件通常都會隔幾天才收到回復。切題的郵件標題真的會幫你很大的忙。
2.每封郵件只表達一個主題。也就是說，郵件中要求讀者採取的行動不能多於一項。讀者常常會瀏覽略讀Email全文，他最多只能吸收一個要點。如果這個要點能清楚地表達出來，且附加一個行動要求的話，你所期望的行動就非常有可能實現。這與上面的第1點內容緊密相關——如果你在郵件標題中只列了一個要點，而在郵件正文中提及三個要點的話，其他兩個要點就會在郵件關閉的那一刻消失。
3.要交代背景信息。不要指望讀者會記住你所發郵件的細節。如果必要的話，可以在郵件中引用他們之前的郵件內容。至少，也應該用一句話來說明你為什麼會回郵件。
4.一封Email就是一個文檔。本書中所有適用於其他更正式的文檔的規則也同時適用於Email。要用「讀者的反應=最終的結果」以及其他格式相關的規則對Email進行至少一次修改。
5.不要用口頭語來寫Email。鑒於前面的章節，這可能看起來很奇怪。但是，Email表達中的多數誤會都是由於像口語那樣寫作才引起的。具體來說是由於缺乏語氣導致的。在面對面和電話溝通時，很多信息都是通過語氣來傳遞的。而這種語氣在Email中是會缺失的，因此也就容易引起誤解。看看這個句子：
「我會選Dave,也可能會選Steve。最後選的會是Chris。」
我的意思是要選3個人，還是選擇兩個而絕不選擇Chris？在交談時，通過語調可以非常清楚地表達出來（試試）。一定要時刻提醒自己，需要讀者瞭解的信息已經全部包含在文字之內了。你一定要隨時提醒自己。
6.假設你的語氣會被誤解。在非正式的電子郵件、短信和文字聊天中，人們會用表情符號[2]來表達情緒。在商務郵件中，我們無法使用表情符號，那麼就一定要注意確保讀者能理解我們的意思。當你校對Email時，一定要看看所寫內容有無雙重含義，並要假設讀者會理解為最糟的那層含義。將此類句子重新改寫一下，確保它能準確表達你的本意。上面的那個例子可以改寫成這樣：
「我的選擇順序依次為Dave、Steve和Chris。」
7.要有禮貌。避免語氣問題最好的辦法就是要有禮貌。如果讀者不認識你的話，他們會根據你所寫的郵件形成對你的第一印象。如果你在開頭時比較客氣，那麼他們就會覺得你很有禮貌並會讀完郵件的其餘內容，並且會加倍報答你。如果你魯莽無禮的話，讀者就會隨時產生負面情緒。
8.簡練但要健談。Email是種奇怪的動物，它既不是純粹的信件，也有別於口頭交談。簡練是好事，但太簡練的話就會顯得很魯莽。相反，健談一點有助於表達出說話語氣，但健談過頭的話就會掩蓋重要信息。看看這三個例子：
「Dave你好，希望你工作得不錯，嗯……我剛剛在想，你能不能將本周的報表發給我，因為我週二開經理會了，我今天真的非常需要拿到整理好的數據。你最好能在4:00前就發給我，不過晚點也沒事，我走得會晚點。」
這應該比較適用於打電話。要是寫下來的話，這就顯得太長了，囉嗦而低效。簡練點的話可能會是這樣的：
「Dave，請在4:00前將本週報表發給我。」
這對有的聯繫人來說可能比較合適，但也很有可能會讓人覺得冷漠、不友好。許多事情還是折中點比較好：
「Dave你好，你能將本周的報表發給我嗎？如果你能在4:00之前將它發給我的話，就再好不過了。」
9.假定其他人會看Email。在有些公司，管理層可以查看所有的電子郵件。即便不是這樣，Email也是永久保留的，在法律上可以被採信的，並且傳播起來也很容易。在郵件中不要寫些被另外的他人看到後會令你自己不爽的內容。也就是說，你隨時有可能會將郵件錯發給別人。在發送Email之前，一定要停下來檢查一下收件人。更好的做法是，給你的Email設置延遲幾分鐘發送郵件的規則。這一做法幫我挽回了好幾次面子！
10.你為什麼要發Email？只有Email能達到效果時你才會發它。打電話會更親切，這有助於強化兩人的關係且不容易產生誤解。給別人回復的郵件一定是人家需要的內容，不要發送對讀者沒有價值的信息。例如，如果你收到群發郵件詢問誰知道訂書機放哪了，請勿回復「我不知道」。請記住，這是份文檔也是個對話，因此一定要有目的。
11.情緒激動時不要發Email。與紙質信件不同，Email瞬間就可發出去。一旦發出去，你就要面對其後果。如果你正在生氣或情緒低落，那麼寫完Email後第二天再來處理它。早上起來後，重新讀一遍Email內容。如果你覺得沒有問題，就可以發出去。如果你覺得不妥當的話，就刪掉它，重新寫一封。