在某些崗位和行業中，寫作僅僅就是指產出文字。但是，如果你可以完全把控最終文檔的話，那麼應該考慮文檔的格式。這就又回到了那個最初提到的公式：讀者的反饋等於最終的結果。如果你可以讓讀者更容易地找到他們所需的信息，那麼他們就更有可能給予你所期望的反饋。
本章主要包含以下內容：
·字體的選擇
·排版
·標題
·項目符號
·圖表
9.1 字體的選擇
顯然,字體統一就比字體不統一更易閱讀。如果你所選的字體裝飾性很強或者排布密集的話，讀者就需要絞盡腦汁來理解你文字中的含義，他們很快就會失去閱讀的興趣。
關於字體可讀性的爭論一向都很激烈，有的說有襯線的字體更易讀，也有的說無襯線的字體更易讀。其差異就是：有襯線的字體在字母筆畫的末端有延伸出來的部分（有襯線），而無襯線的字體筆畫末端則更加整齊。有無襯線的差別，在下例中的字母「T」顯示得非常明顯：
The cat sat on the mat.（有襯線）
The cat sat on the mat.（無襯線）
實際上，這在可讀性上好像並無明顯差別，因此有無襯線字體的易讀性就見仁見智了。有些研究表明，從文字密度（印刷文字的墨水濃度）上來說，有襯線字體會稍微易讀一些，但是這也會因人而異。
一般來說，大多數人都習慣在屏幕上看無襯線文字，在印刷品上看有襯線文字。對於年輕人（以及特定職業，如工程師）來說，他們更加熟悉無襯線字體。因此，更多時候是要你根據讀者的情況來選擇具體的字體。
在一片無襯線字體區域內使用有襯線字體會凸顯其影響。配以裝飾性的突起後，這些字體就更加顯眼，尤其適用於標題（正如本書的排版）和強調文本。
9.1.1 有襯線字體（均為10磅[1]）
Times New Roman：最常用的有襯線字體。
Palatino Linotype：比Times New Roman字體的密度要小。
Bookman Old Style：比Palatino字體還要寬。
9.1.2 無襯線字體（均為10磅）
Arial：最著名的無襯線字體。
Verdana：通常用在互聯網中，很寬的一種字體。
Microsoft Sans Serif：另一種非常流行的字體，雖然文字密度很高。
9.1.3 我應選擇哪種字體
簡單來說，這完全取決於你。但是，也應考慮一下文檔和讀者的具體概況。字體太大的話，就好像是寫給小孩看的。字體太小的話呢，又會讀起來困難。還有，裝飾性強的字體適用於慶祝場合，但並不適用於正式的報告。
對於A4大小的文檔來說，選擇12磅的Times New Roman字體就非常安全。本書這樣的幅面大小就選擇了10磅的字體，但採用的是比Times New Roman稍寬的字體（英文原版），這樣能讓頁面上顯得不那麼凌亂。
如果字數或頁數有限的話，一定不要採用小字體。的確，Arial Narrow字體可以比Palatino字體節省出很多行，但是閱讀起來則會很困難。相反，你應該通過精簡用詞來達到限制字數或頁數的效果。
總之，字體的選擇是非常主觀的（因人而異），且可供選擇的字體也有很多。只要保證讀者的閱讀效果即可。