寫作最難的就是開始動手。同樣難的就是知道何時收尾。我的目標就是讓本書盡可能簡練，因此如果它超過4萬字的話，你就會覺得我根本無法告訴你如何有效地給寫作收尾。
本章會向你介紹一些寫作大綱方面的簡單技巧、有助於你呈現信息的寫作結構，以及保證草稿成形的步驟。主要涉及以下方面：
·大綱、草稿、潤色
·可讀性統計
·文檔結構
8.1 大綱、草稿、潤色
實際上，落筆於紙（或落指於鍵）僅僅是寫作過程的一部分。首先，你必須得知道寫什麼。除非你是寫作奇才，否則初稿通常都需要多輪嚴格的修改才能最終成文。在寫作前，你應將以下幾個方面都考慮進來，這對你的寫作很有幫助。
8.1.1 列出寫作大綱
開始寫作的方式有無數種。然而，多數都會從某種形式的大綱構思開始入手。這些大綱大體上可以分為可視化大綱和分析大綱，它們可能分別適用於右腦思維和左腦思維的人。
8.1.2 可視化大綱
這類大綱包括聚類圖、思維導圖以及其他形式和模式的技術。本質上講，它們的原則都一樣：用圈和/或線將思路和關鍵字連在一起。
你可以由頁面中間的一個核心話題逐漸豐富你的文檔。圍繞這一話題，你可以寫下與之相關的所有想法。然後，用線和圖形將這些話題連在一起並將其分組。可以不斷地重新繪製，這樣就能漸漸將自己的概念形成正式的結構。
可視化大綱基本上就是下圖所示的樣子：
任何可視化的大綱最終都得轉化成一串文字列表，這就最終會形成你所寫作文檔的大綱。
8.1.3 分析大綱
分析大綱只是「列清單」的一種「文藝」說法。我自己非常鍾愛在紙上列大綱，但是電子版大綱的話調整起來更容易些。在紙上列大綱真沒太多可說的。
有了這兩樣技術後，你還需要一些結構來容納你的想法。我們隨後會再談這個話題。
8.1.4 草稿
很簡單，這就是要將你頭腦中的想法落在紙面上。
打草稿的一些常用技巧如下：
·在文檔開頭寫上「草稿」二字。這樣你就不必太拘束了。
·一旦動筆就別中斷。重新開始要比一氣呵成費更大的精力。
·如果不得不中斷的話，要在文檔中留些提示信息，這樣，當你回頭繼續寫作時就知道該如何下手了。
·如果你不知道該寫些什麼樣的提示信息的話，可以留個佔位符。佔位符應該有明顯的特徵，應該提示該寫什麼內容，並且應該強調出來，例如：＞＞＞這裡是佔位符。佔位符一定要很顯眼，因為一旦你發出去的稿子裡還有佔位符的話，那會非常尷尬，特別是你插入的佔位符是些不合時宜的粗話的時候，情況會更加糟糕。
·可以考慮給擬定草稿設定時間限制，這樣你的注意力就能真正集中起來。
擬定草稿唯一的缺點就是它的加工潤色會耗很多的時間，尤其是在有字數限制的情況下，該問題會更加突出。這時，可以考慮像第5章中介紹過的七步寫作速成法那樣，用項目符號列出草稿內容。
8.1.5 潤色
這是屬於本書第5、6、7章的內容。對你的文檔草稿逐頁進行檢查，利用編輯技術更正錯誤、提煉詞句並整理好文章結構。
如果有條件的話，你可以在發稿之前至少請其他人給你通讀一遍你的作品。目前為止，我還沒聽說過有哪位寫手能檢查出自己作品中所有錯誤。多輪修改比較容易，但是想一口氣改完所有的草稿則比較困難。典型的修改順序是：
1.詞句的長度
2.動詞
3.拼寫
4.排版
5.由他人校對
潤色修改工作必須很徹底——而不能走馬觀花地略過。如果比較匆忙或注意力不集中時，暫且不要改稿。找一僻靜之處，且留出充裕的時間，然後再開始改稿。
8.1.6 可讀性統計
你可能會想到用可讀性統計來幫你改稿潤色。現在絕大多數的文字處理軟件都有這項功能，據此，你就可以瞭解到你所寫文字的「可讀性」如何。例如，Microsoft Word採用的是Flesch Reading Ease和Flesch-Kincade Grade Level這兩項指標。第一個指標是個百分數，表示文字易讀程度。第二個指標則是將文字的易讀程度轉換為了美國的年級水平。事實上，這也就表明了讀者在初次閱讀你的文字時需要具備多大年齡的閱讀水平。
為了將其轉換為更簡單的指標，可以在年級水平之上加5，這樣就得到了實際的年齡指標。例如：
我們強烈反對領軍企業在現有的市場中強行推廣違反競爭的不合理措施（而不考慮社會影響）。我們會從多方阻撓大公司對中小企業的脅迫，尤其是存在有損國家利益的社會影響和環境影響的情況。
可讀性：0%
年級水平：23.6（28.6歲）
小貓是紅色的。我喜歡小貓。我想摸摸小貓。你喜歡貓嗎？
可讀性：100%
年級水平：0（5歲）
警告!可讀性統計僅僅是一個指標，它必須和你頭腦中的用戶相結合來使用。要牢記以下內容：
·可讀性要與讀者的閱讀年齡相匹配：上面舉的第二個例子對3歲大的孩子來說是合適的，但是對於劍橋大學的學生來說就非常欠妥了。同樣，太複雜的文字也會超出年齡較小的讀者的理解能力。
·你應假設所有成年人的閱讀年齡都是18歲，除非你的確知道他們沒達到這樣的閱讀水平：如果你知道讀者的閱讀年齡較高的話，你就更傾向於使用較複雜的語言，寫作風格也會更加隨意。如果你對這些沒有把握的話，你應該假設讀者僅僅具備最低的「成人」閱讀年齡，也就是18歲（年級水平13）。
·所用的專業術語：可讀性統計中並沒有考慮所用的專業術語。即便其他配套語言完全相同，醫學報告通常都會比辦公郵件的「可讀性」差。
·語法文理不通：可讀性統計也未考慮語法文理不通的情況。例如，強調重點不當的句子有時候會比強調得當的句子「可讀性」更強。
因此，可讀性統計是一項可參考的有用指標，但不是可靠的規則。如果你所寫文字的年級水平在10到13之間，且沒有什麼語法錯誤的話，那麼它就適用於多數的商務寫作。