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麥肯錫流「3 個筆記」+α

我在麥肯錫工作時,按照解決問題的流程分別使用三種筆記。

收集信息時使用的是「橫線筆記」,為了把握問題和解決問題而整理思路時使用的是「方格筆記」,為了在實際發表成果、建立表格時使用的是原創的「麥肯錫筆記」。

原創筆記通稱為「麥肯錫筆記」

這是專門用來發表成果的麥肯錫獨創的方格筆記,也是最方便創建圖表(圖解)的筆記。筆記上的淡藍色線條在複印時不會顯示出來。

基本上來說,這也可以稱為「方格筆記」,不過在最上面是「標題」的位置,中間是用來畫圖表的長方形框,最下面必須是用來標明出處的「source」。

中間有一個長方形框是「麥肯錫筆記」的關鍵。將圖表畫在這個方框內已經成為每一名麥肯錫員工的習慣。現在回憶起來,我之所以能夠畫出簡潔的圖表,這個長方形框的存在可謂功不可沒。

將圖表畫在長方形框的內部,可以給周圍留下余白,從而產生出視覺上的平衡感。

第一次看到麥肯錫筆記的時候,可能會想「這也是筆記?」但實際上這個麥肯錫筆記正是「解決問題的筆記」的象徵。

「一個圖表,一條信息」,在麥肯錫筆記上只有需要傳達的內容,除此之外沒有任何多餘的要素。

圖畫形式的麥肯錫筆記是我在麥肯錫工作時常用的筆記類型,現在雖然有了革新和進化,但麥肯錫筆記本身的宗旨是沒變的。作為以取得成果為目標的筆記,關鍵在於將「什麼是最重要的」這一想法與第三者共享,因此在筆記的設計上必須以便於整理思路為主。

方格筆記

基本上和麥肯錫筆記相同的方格筆記,但沒有用來寫標題的橫線和畫圖表的長方形框,只是很常見的方格筆記。

主要用來把握問題、整理 Issue、對解決問題的整體情況進行分析和設計,屬於用來整理思路的筆記。如果說麥肯錫筆記是為了最終發表意見,從而在一定程度上將總結出來的思考進行圖解和確認的筆記,那麼普通的方格筆記就是更方便整理還沒有總結出來的思考的筆記。

麥肯錫筆記

·基本來說屬於「方格筆記」,但最上方有寫「標題」的地方,中央是用來畫圖表(圖解)的長方形框,最下方是用來標記出處的位置。

·利用「一個圖表,一條信息」的方式來進行具體的描述,除此之外沒有任何多餘的要素。完全是「解決問題的筆記」。

如果沒有意識到解決問題的流程,就算寫滿整個筆記,也只是「看上去做了很多思考」的筆記,但實際上卻不知道「應該做什麼」。

在以解決問題和取得成果為大前提的麥肯錫,通過使用方格筆記整理思路,可以在很短的時間內找出「真正的問題是這個」「這是 Issue」「這是解決問題的假設」。

大前研一的「特製方格筆記」

曾經在麥肯錫擔任日本分公司董事長、太平洋地區董事長的大前研一先生獨創的特製方格筆記,具有更加鮮明的特點。

首先是大小,大約有 A2 那麼大(相當於報紙的一面)。

在方格外的余白處寫著「So What」「MECE」「Zero-based Thinking」等用來發現好創意的麥肯錫名言(口頭禪)。當時,這個筆記在咨詢顧問群體中大受好評,很快就銷售一空。

大前先生在解釋使用這個巨大的特製筆記的理由時這樣說道:

筆記就像是思考的畫布一樣,既可以寫字也可以繪畫,完全按照個人的自由。我在使用這個筆記時一般是從左下到右上的順序書寫。而我使用普通的筆記時一般是按照表格線從左到右從上到下書寫。

但是,語言和理論是從左腦優先開始的作業。無法刺激負責直覺、創造和洞察的右腦活動。所以在需要創意的時候,應該用左眼開始看這個筆記,在給右腦刺激的同時向右側的空間進行書寫。

方格筆記

·方格筆記可以根據當時的思考整理方法自由選擇橫著用還是豎著用。·在製作圖表草稿時也非常方便。

·用帶有方格的筆記比用白紙更加易於整理思路和分解問題的結構,還可以提高關注相關信息的意識。

在麥肯錫,「對前提保持懷疑」是非常理所當然的事情,大前先生的筆記也是因為對「按照表格線從左到右從上到下書寫」這一前提保持懷疑,所以才找到了「更加容易發現創意的筆記使用方法」。

這種特製方格筆記常用來整理混亂的思路,以及為了把握問題的整體情況而描繪龐大的草圖(Big picture)進行思考時使用。

便於在現場使用的「橫線筆記」

這種筆記並非麥肯錫發明的,而是市面上很常見的橫線筆記。

橫線筆記主要在為了把握現狀收集信息時,以及在現場進行調查時使用。

當時在麥肯錫,橫線筆記是辦公室最常見的辦公用品,因為其封面和封底都是硬皮紙,所以很方便攜帶到現場使用。

在解決問題的過程中,為了收集信息和驗證假設,經常需要前往「現場」調查。就像刑警調查取證一樣。在這個時候,橫線筆記就派上用場了。

在橫線筆記上記錄的內容可以很隨意,這也是有原因的。儘管在「麥肯錫流筆記術」中,用筆記整理思路,對思考進行深入挖掘,找出解決問題的方法非常重要,但在此之前的階段,也就是大量收集信息「隨意記錄」的過程也同樣不能忽視。

如果在現場進行調查的階段就將重點總結出來,那麼很容易被自己頭腦中的條條框框束縛而對信息進行取捨選擇。這樣可能會導致真正重要的內容被排除掉。

這一點也和刑警進行調查取證一樣,最關鍵信息很可能就存在於「很隨意的一句話」中。為了不錯過任何有價值的線索,必須拋棄一切預先的判斷,將每一句話都寫進筆記中,之後再使用「麥肯錫筆記」或「方格筆記」,通過「筆記思考」找出 Issue 並且找出解決辦法。

有一位前輩會在現場將對方說的每一句話都一字不漏地記下來,甚至還自嘲說「我都得腱鞘炎了」,在看起來風光無限的咨詢顧問工作的背後,也有這樣不為人知的辛酸。

橫線筆記

·主要用來收集信息,在現場進行調查時使用。

·在收集信息和進行調查時,用橫線筆記將信息一字不漏地記錄下來。

·如果在現場調查階段就對重點進行總結的話,可能會遺漏真正重要的內容,必須注意這一點!