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分清信息的「主幹」和「分支」

讓我們再次以前文小A的子彈筆記為例。

小A通過分開使用不及物動詞和及物動詞,已經將內容劃分成兩個小組了。但是,他只是將內容分成兩個小組,並沒有對每一個小組想要表達的內容進行總結,這樣的子彈筆記在讀者看來是很難理解的。

因此,我們必須用一句簡短的話來總結每一個小組想要表達的內容,並把這句話放在每段的開頭,將原來的內容移動到下一行,進行內容重組。

要注意的是,第一段的第一句話必須與後面的內容銜接好,否則就不能夠讓對方立刻瞭解你想要表達的內容。在小A的子彈筆記這一案例中,最初的第一個分組是講「現在」的經營狀況,第二個分組是講「將來」的經營狀況。在這兩個分組之間存在時間差,因此我們可以考慮用串聯型的結構來寫這兩部分內容。那麼應該怎樣寫這種串聯型結構呢?

第一個分組是在對「現在」存在的問題進行闡述,第二個分組是在對「對策」(解決方案)進行闡述。也就是說,在小A寫給上司的郵件裡沒有表達出來的,是對於經營狀況存在問題的解決經過。所以,我們只要在每一個分組的開頭加上「問題」和「對策」(解決方案)這類詞語,就能夠將我們想要傳達給信息接收者的問題的解決經過表達出來。具體寫法如下文所示。

利用串聯型結構來改善內容

● 營業部門人員不足。

● 市場上存在競爭力很強的同類型產品,競爭十分激烈。

● 客戶服務中心的詢問應答訓練跟不上。

● 在一定時期內,從市場部調動人員來協助營業部。

● 除此之外的事情將由營業部在經營會議上向大家報並徵求解決方案。

面對這樣的子彈筆記,上司只要讀一下每一組開頭的第一句話就能夠立刻明白這封郵件想要表達的重點,「啊,小A想向我匯報的是這個問題及其對策(解決方案)」。並且他可能會進一步想「小A的報告書簡單易懂,能讓人瞬間抓住重點。要是下次再有什麼重要會議還讓他去吧」,對小A的評價也會因此提高。

對子彈筆記的內容進行條理化整理,能讓人立刻明白你想要表達的內容的主幹和分支。尤其是串聯型和並聯型的結構重組,即梳理子彈筆記時間軸,能夠給人一種信息被整理分類過的良好印象。

反之,無法判斷是否存在時間流動的文字羅列則會給信息接收者造成閱讀壓力,讓人失去閱讀的興趣。就算強行讀下去,也只會一頭霧水。

所謂的按時間排列,既像將混亂的照片按順序放進相冊,又像按未來、現在、過去的場景順序放映的電影。讀者就是靠著照片或者場景中的時間軸來判斷其中的聯繫,進行信息處理的。

無論是哪一種形式,串聯也好並聯也罷,通過對其中的關聯進行整理和表達,我們能夠減少信息接收者處理信息的負擔。

利用串聯型和並聯型來梳理時間軸,讓單純的子彈筆記向著能夠簡短且富有魅力地表達的「超級筆記術·子彈筆記」又近了一步。