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|會議|

頓悟之道適用於日常商業中的各種會議。你需要做的是:

● 使用頓悟之道和獲取新的想法,來考慮如何籌辦會議,並且將其融入到籌劃工作中;

● 在會議中自然地使用頓悟的方法,可以全程使用或穿插使用。

員工會議

以下是一段經理的描述,描述的內容是關於企業使用頓悟之道後,每月的員工例會所發生的變化:

這次會議從中午開始,一共持續了5個小時。其中5人坐在會議室裡,另外5人通過網絡在線。以往,我們會嚴格按照會議管理制度慣例來推進議程,認真地逐個討論問題。會議最後,所有員工都精疲力竭。然而,令人驚訝的是,我們已經習慣這樣浪費大量時間。

而這次會議的效率非常高。當我一旦意識到會議可能跑題,或大家累了、無精打采時,我就馬上讓大家休息一會兒或轉移話題,之後再回到棘手的話題上。實際上,這樣不經意間調整會議議程,能確保一些疲憊的員工打起精神來。這就要求我們在精力充沛時認真工作,而在狀態不佳時停下來休息。通過這次調整,我們的會議效率得到大幅提升。當知道自己在某件特定的事上無法專心致志後,能適當做出調整,然後再繼續做下去,這是一種非常寶貴的能力。

我們有許多類似的成功案例。一位以強勢著稱的研發機構領導再次成功主持了一次為期兩天的會議,這次會議不僅時間長,而且參會人員中有20多位與他一樣權威的全球高層領導。剛開始,會議毫無成效,持續到下午2點30分,這位領導出乎所有人意料叫停了會議,並強調會議仍在進行,大家需聽從他的一切指令。當天下午,參會人員應當休息(而不是回到辦公桌處理電子郵件),並盡情享受這次聚會。他們可以隨意交流各自的業務和技術問題,以及由此出現的新觀點和頓悟,並在第二天的會議上與大家分享。

你肯定能想到事情發展的結果。第二天早上,他們分享了自己的想法。這是一個巨大的成功,不少參會者都表示,這是自己職業生涯中參加過的最棒的會議。

異地規劃會議

這是一次完全由頓悟衍生而來的年度會議。我的同事喬·亞諾威茨(Joel Yanowitz)應邀策劃一個小型企業的年度休假計劃。如往常一樣,他與執行團隊召開了一些預備會議,約見了18位參會人員代表。基於這些會議,在徵得董事長同意後,他就一個簡單的問題展開了3天的異地會議:

你們都知道如何處理這類事,對吧?每人提出一些認為企業需要解決的問題。以前,我們會用幾張海報來公示這些問題,然後將問題依次排序,確定時限,逐一解決,仔細記錄後續的任務和職責,最後三天總結。如果能順利解決所有的事,就會得到大家的一致好評。人們會認為會議有很大成效,我們在此期間付出了很多努力。是這樣吧?

眾人點頭稱是,然而喬亞·諾威茨問了另外一個問題:「你們都很開心並且真的期待這樣的會議嗎?」

所有人都否認了。在這一系列大大小小的問題上耗費三天時間,這樣還說開心就是假話,我們知道,所謂成功的會議就是完成擺在眾人面前的一串長長的任務清單,更何況每個人都已經被工作壓得喘不過氣來。

這時,喬·亞諾威茨建議:「讓我們嘗試一些不同的辦法吧。」他說了一些關於新的想法和頓悟之道的話題,完成了這個會議:

會議進程如下:花幾分鐘時間,看看清單上是否有遺漏的問題。憑直覺挑一個你認為最重要的問題,大家一起討論它直至滿意為止。接著,我們再選一個其次重要的問題,以此類推。你肯定會在這個過程中努力尋求頓悟和新的想法,並讓自己心情愉悅。我會在房間裡監督,如果感到事態變得嚴重或你們不在狀態,我就會叫停會議休息一會兒。讓我們先嘗試這樣做一兩個小時,說不定你們會喜歡這種方式,不妨試試?

這是一個敢於嘗試的群體,大家馬上就同意了。他們開始著手解決第一個問題,一個小時後,他們感覺非常愉快。他們在第一個問題上收穫了很多頓悟。中途休息一會兒後,他們按照同樣的步驟又開始了下一個感興趣的問題。直至上午結束前,他們還停留在第三個問題上(共有20個問題),但在此期間,他們獲得的頓悟帶來了新的效果。於是,他們決定在午餐後繼續進行。直到下午結束,他們只討論了5個話題,每個話題都是直接、臨時決定的。儘管會議進度有些慢,但效果卻很好。大家4點半就暫時結束了會議,他們吃飯喝酒,整晚都在交際,準備第二天繼續接下來的議程。

第二天早上,大家交流了昨晚收穫的頓悟,經過一個小時的討論,他們獲得了大量新的想法。接著,他們按照這個模式開始下一個問題的討論,直到下午,他們還獲得了驚喜的結果。當時他們正在進行第10個問題的討論,在獲得了滿意的結果後,他們返回來看是否遺漏了什麼需要解決的問題。這時他們才發現,在討論前10個問題的過程中,剩下的所有問題要麼已經解決,要麼已經無關緊要了。原計劃3天的會議卻在第二天下午2點30分基本結束,太棒了!他們宣佈會議圓滿成功,提前散會。整個下午,參會者們都在享受大量的社交時間。第三天早上,他們再次相聚(畢竟他們已經付了房費),然後花些時間收拾整理了一番,最後興高采烈地早早回家了。

當然,並不是每次會議都有這麼美好的結局,但這個案例會讓你感到,自主運用頓悟之道以及擁有一個聰明的團隊有多麼重要。