抱怨是一種正常的心理反應，當員工認為他受到了不公正的待遇時，就會產生不滿情緒，自然會進行抱怨。而抱怨有助於緩解心中的不快。因此，管理者大可不必對員工的抱怨產生恐慌，但一定要認真對待。抱怨並不可怕，可怕的是管理者沒有正確處理抱怨，或者對抱怨的反應遲緩，從而使不滿情緒蔓延下去，最終導致管理的更加混亂與矛盾的激化。
員工可能會對很多事情產生抱怨，從總體上講，可以分為以下四類。
一是薪酬問題。薪酬直接關係著員工的生存質量問題，所以薪酬問題肯定會是員工抱怨最多的內容。比如本公司薪酬與其他公司的差異，不同崗位、不同學歷、不同業績薪酬的差異，薪酬的晉陞幅度、加班費計算、年終獎金、差旅費報銷等，都可能成為抱怨的話題。
二是工作環境。員工對工作環境和工作條件的抱怨幾乎能包括工作的各個方面，小到公司信箋的質量，大到工作場所的地理位置等，都可以涉及。
三是同事關係。同事關係的抱怨往往集中在工作交往密切的員工之間，並且部門內部員工之間的抱怨會更顯突出。
四是部門關係。部門之間的抱怨主要因為以下兩個原因產生：部門之間的利益矛盾，部門之間工作銜接不暢。
既然抱怨是難以避免的，也是管理者必須要面對的。那麼作為管理者，該如何對待員工的抱怨？以下幾點是基本要求。
第一，給員工一個反映意見的平台。在這個平台上，員工可以暢所欲言，作為管理者，不能只是允許員工去歌頌企業，而不允許員工提出一些批評和建議。每個管理者都希望在批評員工的時候，不管對錯都先接受；同樣的，作為管理者，面對員工的抱怨或批評更應該坦然接受。給他們發言權，那是對員工的一種尊重。(有的公司做得很好，設立意見收集中心，專門收集員工的抱怨和意見。)千萬不要一棒子把員工的抱怨打死，不給他們發言的機會。要知道「防人之口甚於防川」，不要讓所有的不滿集中起來一起爆發，到時可能更難收拾。
第二，鼓勵員工合情合理地抱怨。員工的抱怨一般都是出於對管理工作的不滿。有一句話是這樣的「員工就是客戶」。其實員工的抱怨和客戶的抱怨差不多。企業要發展，管理工作要進步，如果聽到的都是正面的東西，沒有一點點負面的東西，才是真正有問題。記住一句話「山中有直樹，世間無直人」。做管理的不可能沒有一點問題，只有在出現問題時不斷地改進，才有可能不斷進步。員工對企業有抱怨，證明員工還是在乎企業的，有就讓他們說出來，最怕的是員工有抱怨也不說出來。
第三，耐心傾聽下屬的抱怨。其實員工的抱怨有時無非是為了發洩，一定要聽他說下去。只要能讓員工在你的面前抱怨，你就可以獲得他的信任。如果員工的抱怨確實是合理的，請做出承諾並盡快履行；如果抱怨是不合理的，一定要對他們進行批評教育。總之，不要讓員工的抱怨繼續氾濫下去。抱怨因為具有傳染性，所以要及時採取措施，盡量做到公正、嚴明地處理，防止負面影響進一步擴大。
第四，一定要瞭解抱怨的起因和抱怨處理之後的效果。所謂「無風不起浪」，任何抱怨都有起因，除了從抱怨者口中瞭解事件的原委以外，管理者還應該聽聽其他員工的意見。在事情沒有完全瞭解清楚之前，管理者不應該發表任何言論，過早地表態，只會使事情變得更糟。處理之後不要忘了執行效果，有的時候，處理效果可能不像意想之中那麼完美。
在處理員工抱怨的時候，具體來說，你可以採用以下方式。
一是一對一地討論。發現下屬在抱怨時，直接上司可找一個單獨的環境，與發牢騷的僱員做一對一的面談，讓他無所顧忌地進行抱怨，你所做的就是認真傾聽。只要你能讓他在你面前抱怨，你的工作就成功了一半，因為你已經獲得了他的信任。
二是真誠感謝員工提出問題。告訴員工不管怎樣，他提出的問題引起了公司的關注。承諾員工提出的這些問題會盡快得到處理，此外，一定要給出下次反饋的時間表。
三是分析員工抱怨的性質。這時可與人力資源部溝通，調出最近做的員工調查結果，以確定員工牢騷是普遍性問題還是其個人的情緒，據此判斷是否需要反饋給公司高管層。如屬於比較敏感的問題，最好匿名轉達。
如果面談發現這些牢騷是瑣碎的，或是很容易找到原因的，就在萌芽狀態時阻止。如果屬於法律或心理上的問題，必須及時尋求其他方面的協助。
如果牢騷針對其他部門的具體工作，可與人力資源經理做一個坦誠的面談。這時一定要讓人力資源經理明白，他必須瞭解和解決這些問題，你會對此深究到底，如果需要，部門會提供資源。
如果牢騷更為嚴重，員工調查也表明其的確具有一定的普遍性，就必須與管理層面談，瞭解情況是怎麼回事，最好的解決辦法是什麼。
四是在公司內部公開討論。對一些缺乏有效解決辦法的兩難問題，如怎樣改善廚房膳食，可公開徵求員工的建議，收集這些建議並分類整理。
五是將結果反饋給員工。告訴發牢騷的員工對問題的最終處理結果。提供一個有效反饋非常重要，讓員工知道自己的意見得到了上司的重視與理解，平息他們的不滿。
情景訓練：鼓勵下屬說出自己的抱怨。