有時候，以可視化的方式呈現出來的信息更容易讓人理解。請記住，任何文檔的寫作目的都是要有說服力，如果表格或圖形對讀者很有用的話，那麼你就更有把握達到預期的效果。但是，需要注意一點：用圖不當比用詞不當的危害要大很多。
9.5.1 將大段文字轉換為表格
一般來說，列表和數據都能以表格的方式呈現出來。以應該避免的反覆過程來舉例：
連接在一起 恢復
悄悄潛行 合併在一起
沒落 以往經驗
再次重複 基礎
這應該以列表的形式來展現，在此卻用的是多欄形式。這實際上是個沒有邊線的表格。這不但對文字的視覺效果有所改觀，同時對空間的利用率也大大提高。數據製成表格則更加容易。例如：
北方分公司7月份上繳$23K，8月份上繳$24K，9月份上繳$28K。相比較而言，南方分公司在同期上繳數額僅為$22K、$23K和$25K。
以上內容如此展現更好：
在使用表格時要注意幾點：
·無襯線字體很適於展現數據。
·數字右對齊——這樣易於相互比較。
·標題行要明顯區分出來。
·給表格編號。大多數文字處理軟件都可以幫你給表格編號，這對後繼的編輯和交叉引用都很有幫助。
9.5.2 一圖果真勝千文
是也不是。有時候，電影絕對無法與優美的文字描寫相媲美。為什麼呢？因為讀書是靠讀者的想像才形成畫面的。這就會因人而異，它對於有些讀者來說更具吸引力。相反，電影則是某一個人對世界的成像。因此，很少會有人說「書寫得不錯，但電影拍得更好」。
也就是說，通過寫作來表達一件事情是非常困難的。老人臉上的一個表情就能花一整章的篇幅來解釋；但是圖片的話只需一張。每個公司都會在視覺品牌和企業LOGO上投入很多資金，因為這些視覺內容通常都會比任何口號傳達更多的含義。
圖形用在商務寫作中特別有用。因此要盡可能地用可視化的形式來展示數據、圖表、原型、LOGO等。流程圖和圖例說明也非常有用。
圖形可視化適用以下規則：
·為圖表增加清楚的文字說明。
·圖形周圍要有足夠的留白。
·將圖形和文字描述盡可能靠近一些，且最好別分頁顯示。
·對圖表進行簡單的介紹，然後將其展示出來，最後再對其進行討論。